Frequently Asked Questions

Pertanyaan yang sering ditanyakan seputar Farmacare. 
Apabila kamu masih memiliki pertanyaan, hubungi
support@farmacare.id.


Tentang Farmacare

Apa itu Farmacare?

Farmacare adalah perusahaan yang mengembangkan sistem online untuk kasir dan inventori, dirancang khusus untuk Apotek dan Toko Obat. Aplikasi kami memudahkan pemilik Apotek untuk memantau bisnisnya dari mana saja dan kapan saja, dengan mudah dari HP.  

Tipe apotek apa yang cocok menggunakan Farmacare?

Aplikasi Farmacare sangat cocok untuk digunakan oleh Apotek / Toko Obat independen maupun jejaring dengan skala kecil dan sedang, yang melayani penjualan umum. Aplikasi kami kurang cocok untuk apotek skala besar yang membutuhkan integrasi dengan klinik / asuransi.

Mengapa saya harus memilih Farmacare dari sistem POS tradisional?

Pencatatan penjualan, pembelian, dan stok di Farmacare dilakukan secara online, sehingga data selalu terupdate secara real time. Anda bisa memantau performa bisnis Anda setiap saat dari mana saja, tanpa harus selalu standby di apotek.  

Saya tertarik, tapi belum yakin. Apakah saya bisa mencoba dulu?

Anda bisa mencoba Farmacare secara gratis selama 14 hari dengan memencet Coba Gratis yang ada pada website Farmacare.id. Setelah itu, Anda bisa membuat akun dan tim kami akan menghubungi Anda untuk verifikasi dan melakukan demo.

Berapa biaya untuk berlangganan? Apakah bisa beli putus?

Biaya berlangganan adalah Rp149.000/bulan. Biaya ini termasuk maintenance dan support. Kami tidak menyediakan opsi untuk beli putus, karena aplikasi kami terus menambahkan fitur pengembangan ke depannya yang Anda bisa nikmati tanpa tambahan biaya.

Berapa jumlah user yang bisa menggunakan dari 1 apotek?

Tidak ada batasan jumlah user yang bisa menggunakan dari 1 apotek. Biaya berlangganan adalah per apotek, bukan per user. Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir menambahkan user. Pastikan setiap pemilik dan karyawan memiliki akun masing-masing sehingga Anda bisa menelusuri semua aktivitas yang terjadi di apotek dengan lebih mudah.


Operating Sistem & Device

Operating Sistem apa yang disupport?

Anda bisa mengakses farmacare menggunakan:

  • Windows: Windows 10 versi 1706 (Creators Update) atau lebih baru.
  • Mac: OS X Yosemite atau lebih baru.
  • Android: Android 8.0 Oreo atau lebih baru 
  • iPhone: iOS 11 atau lebih baru

Apakah Farmacare bisa didownload dari Playstore?

Tidak. Sistem Farmacare menggunakan teknologi web app, yang bisa diakses melalui browser, dan kemudian bisa diinstall langsung ke HP / ditambahkan ke layar utama agar bisa diakses lebih cepat layaknya aplikasi. Lihat cara install.

Browser apa yang disarankan?

  • Desktop: Google Chrome versi 70 atau lebih baru.
  • Android: Google Chrome Android versi 70 atau lebih baru.
  • iPhone: menggunakan Safari versi 14.1 atau lebih baru.

Printer struk apa yang disarankan?

Semua printer struk tipe thermal dan Ecpos yang sudah terinstall drivernya, seperti printer dengan merk Panda, EPPOS, Epson.

Apakah bisa konek dengan cash drawer? Tipe apa?

Ya. Tipe Cash Drawer yang kompatibel menyesuaikan spesifikasi printer struk yang digunakan. Apabila Anda ingin menggunakan Cash Drawer, pilih printer struk yang memiliki spesifikasi dapat dihubungkan dengan Cash Drawer memakai colokan RJ11.

Apakah bisa print dari HP?

Ya, apabila printer struk memiliki fitur Bluetooth. Untuk print dari HP, lakukan pairing antara HP dan printer menggunakan Bluetooth. Biasanya pairing hanya bisa dilakukan dari 1 printer ke 1 HP. Apabila ingin menggunakan HP berbeda, disconnect dulu pairing dengan HP sebelumnya.


Setup Awal

Bagaimana cara mengakses aplikasi Farmacare?

Anda bisa menekan tombol Login di menu atas website ini, atau ketik app.farmacare.id di browser.
Login menggunakan email dan password yang dibuat saat mendaftar di Farmacare.

Bagaimana cara melakukan set up pertama kali?

Anda bisa mengikuti step by step cara setup awal untuk mulai menggunakan Farmacare yang tersedia di halaman Tutorial.

Saya sudah menambahkan Apotek, lalu bagaimana?

Setelah menambahkan Apotek, tim kami akan melakukan verifikasi terhadap apotek Anda dalam waktu maksimal 2 hari kerja, dan setelah itu apotek Anda akan diaktivasi untuk bisa mulai digunakan. Apabila tidak menerima verifikasi, hubungi support@farmacare.id.

Bagaimana cara mengganti password akun saya?

Di halaman Login, pencet "Lupa password?". Masukkan email terdaftar, dan setelah itu Anda akan menerima email dari Farmacare untuk membuat password baru.

Saya sudah mengundang anggota tim, tapi tim tidak menerima email?

Terkadang email undangan masuk ke dalam menu Promotion / Promosi / Spam. Minta anggota tim untuk mengecek folder tersebut. Buka email, dan terima undangan dalam waktu 24 jam.

Anggota tim lupa menerima undangan dalam 24 jam, lalu bagaimana?

Anda bisa masuk ke menu Pengaturan > Anggota tim. Pilih nama anggota tim tersebut dan hapus aksesnya. Lalu, undang kembali dengan memasukkan emailnya. Anggota tim akan menerima email undangan baru yang berlaku 24 jam.

Apa itu file CSV yang digunakan untuk upload barang?

File CSV adalah format lain dari file Excel. Untuk menambahkan data barang, download template file CSV dan isi menggunakan MS Excel atau Google Sheet. Setelah itu, simpan kembali file dengan menggunakan format CSV (comma delimited) untuk diupload lagi.

Apakah ada master data barang di Farmacare yang bisa saya pakai?

Ya. Kami memiliki lebih dari 3,000 data obat yang tersedia di apotek pada umumnya, yang bisa Anda gunakan langsung. Sehingga Anda tidak perlu repot mengisi ribuan data barang secara manual. Hubungi support@farmacare.id dan tim kami akan menambahkan data ini ke apotek Anda.


Penjualan

Bagaimana cara mengecek total penjualan di shift saya?

Di menu Beranda, lalu pilih periode shift (Hari ini atau rentang waktu lainnya) dan pilih nama pegawai di shift tersebut. Total penjualan yang muncul akan terfilter sesuai pilihan di atas.

Bagaimana cara Buka / Tutup Kasir saat pergantian shift?

Saat pergantian shift, pegawai bisa logout dari sistem dan pegawai shift selanjutnya bisa login menggunakan akunnya masing-masing.

Ada pelanggan datang, tapi saya sedang input faktur. Bagaimana buka kasir dengan cepat?

Buka tab baru dan masuk ke menu Kasir. Dengan demikian, Anda bisa melayani beberapa transaksi kasir pada saat bersamaan, walaupun sambil input faktur.

Apakah di Farmacare bisa melakukan penjualan dengan margin tertentu dari harga pokok?

Ya, Anda bisa memilih untuk melakukan penjualan dengan harga jual normal kepada pelanggan umum, ataupun dengan patokan harga beli + margin ke customer kerja sama.

Metode pembayaran apa saja yang tersedia?

Anda bisa mencatat penjualan dengan metode pembayaran tunai dan transfer. Untuk menambahkan metode pembayaran, masuk ke menu Pengaturan > Metode Pembayaran.
Untuk melihat rekapan penjualan berdasarkan metode pembayaran, masuk ke menu Laporan > Metode Pembayaran.
Metode pembayaran lainnya akan segera ditambahkan ke dalam aplikasi.

Sampai kapan saya bisa melihat riwayat transaksi penjualan?

Tidak ada batas waktu untuk melihat riwayat transaksi penjualan. Di menu Riwayat Penjualan, Anda bisa cari transaksi dengan memasukkan nomor transaksi atau nama barang. Atau, Anda bisa memasukkan tanggal periode tertentu untuk melihat transaksi penjualan pada waktu tersebut.


Pembelian

Saya belum selesai / salah input faktur, tapi tidak sengaja tersimpan, lalu bagaimana?

Anda bisa melakukan edit faktur dengan masuk ke menu Pembelian > Faktur Pembelian. Cari faktur yang mau diedit. Di dalam halaman faktur, pencet tombol Edit Faktur, dan setelah diedit, jangan lupa disimpan.

Mengapa saya tidak bisa menyimpan faktur?

Kemungkinan ada informasi yang belum terisi, misal Nama PBF, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal terima atau data barang. Cek untuk memastikan data-data ini terisi, agar bisa menyimpan faktur.

Tidak bisa simpan faktur karena ada barang dengan batch sama tapi ED berbeda di faktur sebelumnya. Lalu bagaimana?

Seharusnya barang dengan batch yang sama memiliki ED yang sama. Apabila Anda mendapatkan notifikasi ini, berarti barang dengan batch yang sama sudah pernah tercatat pada faktur sebelumnya namun informasi ED nya berbeda.
Untuk mengatasi hal ini, cek bahwa batch dan ED sudah benar. Apabila kesalahan terjadi pada faktur sebelumnya, lakukan Edit Faktur pada barang tersebut dan catat ED yang benar. Lalu kembali ke faktur ini dan lanjutkan Simpan.

Mengapa ada barang yang terkunci yang tidak bisa diedit di faktur?

Apabila ada barang yang sudah dilakukan Stok Opnam atau Update Stok, maka barang yang ada di dalam faktur dengan tanggal sebelum SO / Update Stok akan dikunci dan tidak bisa diedit di dalam faktur.
Sistem kami menganggap data SO / Update Stok sebagai data stok terkini, sehingga apabila barang ini diedit lagi di faktur, maka bisa mengacaukan data stok yang ada.

Apakah saya bisa melihat faktur yang akan jatuh tempo?

Ya. Buka menu Pembelian > Faktur Pembelian. Pencet tombol urutkan dan pilih urutkan berdasarkan Pembayaran Terdekat untuk melihat faktur-faktur yang akan jatuh tempo.
Selain itu, Anda juga bisa melihat jumlah faktur akan jatuh tempo dalam 7 hari ke depan dari Laporan Pembelian.

Bagaimana cara membedakan faktur yang sudah lunas?

Untuk faktur yang sudah lunas, Anda bisa menambahkan [LUNAS] pada nomor fakturnya, misal [LUNAS] FRJ123, untuk menandai faktur yang sudah dilunasi pembayarannya.


Stok

Apakah bisa melihat rekap keluar masuk barang seperti kartu stok?

Ya. Buka menu Barang > Stok, lalu cari barang yang ingin dilihat. Di dalam halaman barang tersebut, di paling bawah ada Riwayat Stok, dimana tercatat semua informasi stok keluar, masuk, dan penyesuaian dari stok opnam.

Apakah bisa melihat barang yang mendekati ED?

Ya, apabila Anda mencatat informasi ED saat mencatat faktur pembelian.
Buka menu Barang > Stok, lalu pilih Sort ED terdekat untuk mengurutkan barang-barang yang mendekati ED.
Selain itu, Anda juga bisa melihat rekapan barang mendekati ED 3 bulan, 6 bulan, dan 1 tahun di Laporan.

Apakah ada informasi berapa total nilai stok yang saya miliki?

Ya. Buka menu Barang > Stok. Di bagian atas akan muncul nilai perkiraan stok yang Anda miliki. Nilai ini dihitung dari harga pokok barang dikali jumlah stok, dan dijumlahkan untuk semua barang.

Seberapa akurat perkiraan nilai stok ini?

Nilai perkiraan akurat selama data yang yang dicatat juga akurat. Perkiraan nilai stok mungkin tidak akurat apabila:

  • Jumlah stok belum sesuai karena belum melakukan Stok Opnam, atau ada kelalaian saat pencatatan penjualan / pembelian
  • Harga pokok belum terisi karena belum pernah input faktur untuk barang-barang tertentu

Bagaimana cara melakukan transfer stok / penjualan dari apotek pusat ke cabang?

Anda bisa melakukan ini dengan menggunakan fitur Penjualan Margin. Buka menu Kasir. Ganti harga jual menjadi Margin Spesifik, yaitu % margin dari harga pokok (tergantung kebijakan apotek).
Dengan demikian, stok barang ini berkurang dan apotek cabang bisa melakukan pembayaran ke apotek pusat berdasarkan harga pokok.

Apakah saya masih bisa melakukan penjualan saat Stok Opname?

Ya. Sistem kami tetap mencatat semua transaksi yang terjadi selama berlangsungnya SO, jadi Anda tidak perlu tutup apotek untuk melakukan SO.
Pada saat SO selesai, semua transaksi penjualan akan dimasukkan sebagai penyesuaian terhadap stok, dan tersimpan secara otomatis saat pemilik melakukan konfirmasi Sesuaikan Stok.

Apakah saya masih bisa melakukan penerimaan barang saat Stok Opname?

Ya. Semua penerimaan barang harus dicatat terlebih dahulu sebelum barang-barang ini dimasukkan ke rak.
Ini penting untuk menghindari adanya perhitungan ganda dari input faktur dan SO.

Apakah saya bisa melakukan Update Stok saat SO sedang berjalan?

Tidak, karena akan menimbulkan kerancuan pada data stok.
Semua yang ikut Stok Opnams harus pencet Selesai, dan setelah melihat laporan SO, pemilik harus memencet tombol Sesuaikan.
Setelah stok yang baru disesuaikan, baru Anda bisa melakukan Update Stok di luar Stok Opnam.

Saya tadi jualan tablet, tapi sekarang juga mau jual strip / box. Bagaimana cara menggantinya?

Anda bisa menambahkan satuan jual yang lebih besar, dengan cara:

  • Buka menu Barang > Katalog, lalu cari nama barangnya.
  • Di halaman barang, bagian Kemasan, pencet + Kemasan baru. Lalu masukkan nama kemasan yang lebih besar, misal Strip, isi 10 tablet, lalu Simpan.
  • Untuk menambahkan kemasan lebih besar lagi, pencet + Kemasan baru. Lalu masukkan nama kemasan yang lebih besar, misal Box, isi 10 strip, lalu Simpan.
  • Simpan seting barang yang baru ini.
  • Satuan-satuan yang baru disimpan ini akan muncul saat pencarian dan dipilih saat melakukan penjualan di Kasir.

Saya tadi jualan box, tapi sekarang mau jualan eceran / pcs. Bagaimana cara menggantinya?

Apabila Anda mau menambahkan satuan yang lebih kecil:

  • Buka menu Barang > Katalog - cari barang ini dengan satuan box. Hapus barang ini.
  • Buka menu Barang > Katalog, lalu pencet + Barang untuk menambahkan barang baru.
  • Masukkan nama barang, dan satuan ecer baru sebagai satuan terkecil, misal pcs.
  • Untuk menambahkan kemasan lebih besar, pencet + Kemasan baru. Lalu masukkan nama kemasan yang lebih besar, misal Box, isi 50 pcs, lalu Simpan. Pencet Tambahkan.
  • Buka menu Barang > Stok - cari nama barang ini. Di halaman barang, pencet Update Stok dan masukkan stok terakhir untuk barang ini.
  • Pencet Update Harga untuk mencatat harga barang dengan satuan terkecil yang baru.

Harga

Siapa yang bisa melakukan perubahan harga jual dan beli?

Secara default, hanya pemilik yang bisa melakukan perubahan terhadap harga, kecuali:

  • Pemilik memberikan hak akses kepada pegawai melalui menu Pengaturan > Harga beli dan jual - dan mengaktifkan fitur ini.
  • Setelah input faktur, saat ada notifikasi bahwa ada perubahan harga naik / turun, maka pegawai bisa melakukan update terhadap harga jual.

Bagaimana cara mengganti harga jual?

Buka menu Barang > Stok, dan cari nama barang yang harganya mau diganti. Di dalam halaman barang, di sebelah kanan atas, tekan tombol Update Harga. Di sini, Anda bisa melakukan update harga jual dengan memasukan nilai nominal rupiah maupun margin % dari harga pokok.

Bagaimana cara mengganti harga beli / harga pokok?

Harga pokok dihitung secara otomatis dari harga beli yang tercatat saat input faktur pembelian. Kami tidak menyarankan Anda untuk melakukan perubahan harga beli sembarangan. Namun, apabila sangat diperlukan, Anda bisa buka menu Barang > Stok, dan cari nama barang yang harganya mau diganti. Di dalam halaman barang, di sebelah kanan atas, tekan tombol Update Harga. Matikan setting "Otomatis hitung harga pokok" dan Anda bisa memasukkan harga beli yang diinginkan.

Bagaimana harga pokok dihitung otomatis oleh sistem?

Sistem menghitung harga pokok dengan menggunakan harga pokok riil dari stok yang ada, dan informasi ini dipakai sebagai data Harga Pokok Penjualan (HPP atau COGS) di dalam perhitungan laba rugi.
Sebagai simulasi:

  • Hari Senin ada penerimaan barang A 10 pcs dengan harga Rp100/pcs. Maka harga pokok adalah (10xRp100) / 10 = Rp100.
  • Hari Kamis ada penerimaan barang A 10 pcs dengan harga Rp120/pcs. Maka harga pokok menjadi (10XRp100 + 10xRp120) / 20 = Rp110.

Apakah harga pokok sudah termasuk diskon dan PPN?

Ya. Harga pokok sudah menghitung diskon yang didapat dari PBF dan juga PPN, sesuai data yang dicatat pada saat input faktur pembelian.

Ada banyak barang di apotek, bagaimana saya bisa tau apabila ada perubahan harga pokok?

Setiap kali ada perubahan harga pokok (di atas Rp100), akan ada notifikasi di Beranda agar Anda bisa mengecek perubahan tersebut, dan melakukan perubahan harga jual apabila diperlukan.

Bagaimana saya tau apabila ada kesalahan mengatur harga jual?

Anda bisa melihat barang-barang dengan margin <10% (kemungkinan harga jual kemurahan) ataupun margin >35% (kemungkinan harga jual ketinggian) melalui Laporan yang kami siapkan. Dengan demikian, Anda bisa fokus untuk melakukan review terhadap barang-barang ini saja, daripada harus melihat ribuan barang satu-persatu.

Apakah bisa mengatur harga jual berbeda untuk satuan berbeda?

Untuk saat ini, kami menghitung harga jual satuan yang lebih besar berdasarkan harga jual satuan terkecil. Misal Barang A harga jual Rp1.000 /strip, maka Barang A dengan satuan box (isi 10 strip), menjadi Rp 10.000/box. Anda juga bisa menambahkan diskon apabila mau menjual barang dengan satuan besar lebih murah.


Laporan

Apa yang saya bisa lihat dari Laporan Penjualan?

Di Laporan Penjualan, Anda bisa melihat:

  • Nilai total penjualan dalam rentang waktu tertentu
  • % pencapaian dari target yang diset
  • Jumlah transaksi
  • Rata-rata Rp per transaksi
  • Grafik dan detail penjualan harian (cash dan transfer)

Apa yang saya bisa lihat dari Laporan Laba & Margin?

Di Laporan Laba & Margin, Anda bisa melihat:

  • Nilai laba kotor dalam rentang waktu tertentu
  • 50 barang dengan profit tertinggi
  • 50 barang dengan profit terrendah
  • Barang dengan margin <10%
  • Barang dengan margin >35%

Apa yang saya bisa lihat dari Laporan Pembelian?

Di Laporan Pembelian, Anda bisa melihat:

  • Nilai total pembelian dalam rentang waktu tertentu
  • % pembelian dari pendapatan bulan yang sama
  • Grafik pembelian harian
  • Jumlah faktur yang akan jatuh tempo dalam 7 hari mendatang

Apa yang saya bisa lihat dari Laporan Inventori?

Di Laporan Laba & Margin, Anda bisa melihat:

  • Barang akan ED dalam 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun
  • Total nilai inventori
  • Inventory turnover
  • 50 barang terlaris
  • 50 barang dengan nilai inventori tertinggi
  • Barang yang tidak pernah terjual dalam 3 bulan terakhir (dead stock)

Seberapa sering laporan-laporan ini diupdate?

Laporan-laporan ini diupdate secara otomatis setiap tengah malam. Data yang dilihat di laporan termasuk data sampai hari sebelumnya, tapi tidak termasuk data hari ini.

Bagaimana saya membandingkan laporan bulan ini dan sebelumnya?

Di bagian atas laporan, Anda bisa memilih periode bulan yang ingin dilihat, untuk bisa membandingkan performance antar bulan.