Blog
Manajemen Operasional
Ini dia kunci sukses agar pengadaan obat di apotek jadi lebih simpel dan efektif, yang bisa kamu temukan di sini. Simak, yuk!
Kepuasan pelanggan di apotek harus dijaga agar apotek selalu ramai. Nah, berikut cara efektif yang bisa coba kamu praktikkan!
Ada banyak urusan administrasi di apotek yang harus diurus pegawai. Yuk, permudah kerja mereka dengan tips berikut!
Bisa dibilang software apotek terbaik, pasti karena punya kelebihan seperti kurangi risiko kecurangan pegawai. Kok bisa? Ini dia jawabannya!
Bagaimana sebaiknya cara kerja di apotek agar minat masyarakat terhadap obat sirup kembali tumbuh? Ini dia jawabannya!
Selamat Hari Kesehatan Nasional. Sebagai praktisi kesehatan, apa aksi nyata yang bisa kamu tunjukkan? Yuk, cari tahu di sini!
Eits, nyimpan obat di apotek, nggak boleh asal-asalan. Biar mutunya tetap terjamin. Simak, yuk, caranya berikut!
Apotek menjual barang-barang farmasi yang punya regulasi untuk urusan pemesanan, peredaran, dan juga retur barang. Apotek tidak boleh menjual produk obat yang sudah kadaluarsa/rusak/palsu kepada konsumen. Karena itu, pegawai apotek benar-benar harus mengecek dulu semua barang yang datang – memeriksa jumlah yang diterima apakah sudah sesuai dengan yang dipesan, tidak ada barang yang rusak/kadaluarsa, sampai nomor batch obat dicocokkan dengan faktur penerimaan. Setelah semuanya sesuai, baru diletakkan di rak penyimpanan. Lalu, bagaimana bila ada ditemukan obat yang kemasan/segelnya rusak dan kadaluarsa? Jelas, Anda bisa melakukan retur barang ke distributor/PBF (Pedagang Besar Farmasi). Retur barang biasanya juga bisa dilakukan untuk produk yang mendekati waktu kadaluarsa, sesuai ketentuan dari masing-masing PBF. Terus, bila distributor/PBF mengirim barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan, apotek juga bisa melakukan retur. Nah, bagaimana alur retur barang ke PBF? Berikut Farmacare punya ulasannya. Simak, yuk! Retur barang untuk produk yang tidak sesuai pesanan Disebut juga dengan retur barang kriteria good, artinya produk yang diretur masih dalam kualitas baik dan bisa dijual kembali. Ini alur retur untuk barang kriteria good: Apotek memberi tahu sales distributor/PBF untuk melakukan retur barang Sales akan mengecek fisik barang yang diretur, memastikan barang yang diretur sesuai dengan kriteria (produk masih utuh, tidak ada kemasan yang rusak) Jika telah sesuai, sales akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang) dengan ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab. Barang dikembalikan ke PBF, dan dokumen TTRB tadi juga ditandatangani oleh petugas gudang/petugas retur bila semua barang retur sudah sesuai setelah diperiksa. Admin gudang akan memproses retur barang sesuai dokumen retur. Untuk proses retur barang dengan kriteria good tidak membutuhkan waktu lama, sekitar 1 hari/di hari yang sama bila stok barang ready. Bila stok barang kosong – apotek akan mendapat faktur baru. Alur penanganan retur barang kategori good oleh PBF Barang yang diretur akan masuk ke gudang untuk dikarantina dan dikelompokkan berdasarkan kriteria good. Dokumen TTRB akan diproses untuk membuat dokumen RMA (Return Material Authorization) disertai keterangan kriteria good di dalamnya. Distributor/PBF juga akan membuat dokumen LBB (Laporan Barang Baik) untuk pemberitahuan ke principal. Setelah semua proses selesai, barang tersebut bisa kembali menjadi stok untuk dijual. Retur barang untuk produk yang hampir kadaluarsa Untuk barang yang hampir kadaluarsa, masing-masing PBF punya ketentuan masing-masing. Ada yang memperbolehkan barang untuk diretur di bulan ED dengan satuan strip, dan dikembalikan melalui sales distributor/PBF dengan menyertakan copy faktur. Ada juga yang memberlakukan aturan minimal 3 - 6 bulan sebelum ED, harus dikembalikan dalam satu box utuh, serta nomor batch obat dan tanggal kadaluarsa harus sesuai dengan faktur. Ada juga yang menetapkan produk dengan diskon maksimal, produk prekursor, produk OTC, dan produk generik, tidak bisa diretur. Meski ketentuannya bisa berbeda, namun proses retur untuk barang kriteria bad punya alur yang sama, yaitu: Apotek memberi tahu sales distributor/PBF untuk melakukan retur barang Sales akan mengecek fisik barang yang diretur, memastikan barang yang diretur sesuai dengan kriteria/ketentuan yang berlaku di PBF. Jika telah sesuai, sales akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang) dengan ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab. Jika jumlah barang yang diretur banyak, sales akan meminta bantuan tim transportasi untuk mengambil barang retur di apotek. Dokumen TTRB tadi diserahkan ke petugas pengiriman, lalu barang retur dan dokumen TTRB diserahkan ke petugas gudang/petugas retur, sekaligus dilakukan pengecekan barang. Jika semua barang retur telah sesuai dengan ketentuan PBF, maka admin gudang akan memproses retur barang sesuai dokumen retur. Pihak sales akan memberi kabar kepada pihak apotek sekitar 1 - 2 minggu setelah pengambilan barang retur. Barang retur akan ditukar dengan barang baru yang punya tanggal ED lebih panjang dan dikirim kembali ke apotek. Alur penanganan retur barang kategori bad oleh PBF Barang retur akan dikarantina dan dikelompokkan berdasarkan kriteria bad. Dokumen TTRB akan diproses untuk membuat dokumen RMA (Return Material Authorization) disertai keterangan kriteria bad di dalamnya. Barang retur dengan kriteria bad akan diinformasikan ke principal/pabrik produk tersebut terkait keputusan tindak selanjutnya. PBF akan mengirimkan LBR (Laporan Barang Rusak) kepada principal. Principal akan memberi SJP (Surat Jawaban Prinsipal). Jika SJP menyatakan produk retur akan dimusnahkan, maka perlu dibuat BAPB (Berita Acara Pemusnahan Barang). Laporan produk retur yang akan dimusnahkan, dilaporkan bersamaan dengan permohonan saksi pelaksanaan pemusnahan kepada BPOM/Dinas Kesehatan setempat. Jika SJP menyatakan produk akan diambil kembali oleh principal, maka dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST). Tantangan retur barang di apotek Selain langsung meretur barang ke distributor/PBF, Anda juga bisa melakukan retur melalui sub distributor. Hanya saja proses retur butuh waktu lebih lama. Kenapa? Karena sub distributor juga butuh waktu untuk meneruskannya ke distributor utama/PBF. Sehingga seringkali produk sudah terlanjur ED saat diterima PBF dan proses retur jadi tidak bisa dilakukan. Untuk menghindari hal ini, Anda bisa menambah jarak waktu pengajuan dari tanggal kadaluarsanya. Misal, ketentuan dari PBF boleh retur barang 3 bulan sebelum ED, jika harus melalui sub distributor sebaiknya sudah mulai mengajukan retur 6 bulan sebelum barang ED. Butuh waktu sekitar 3 - 4 bulan untuk sub distributor memprosesnya ke distributor utama/PBF sampai barang yang baru dikirim balik ke sub distributor. Tantangan lainnya adalah produk obat punya waktu kadaluarsa yang panjang, rata-rata 2 - 5 tahun. Sehingga butuh effort lebih untuk mencari faktur barang yang akan diretur. Jika tidak ada faktur, barang jadi tidak bisa diretur. Apalagi kadang petugas apotek juga tidak memeriksa kesesuaian nomor batch obat dengan yang ada di faktur saat pertama kali menerima barang. Yang diperiksa hanya nama obat, jumlah, dan tanggal kadaluarsa. Padahal, bila nomor batch tidak cocok dengan yang ada di faktur, barang jadi tidak bisa diretur. Apotek terpaksa harus mengelola sendiri produk yang kadaluarsa tersebut. Nah, agar kejadian di atas tidak menimpa Anda – mulai sekarang lakukan pengelolaan stok dengan baik mulai dari pencatatan stok yang akurat, penerimaan barang yang sistematis, dan rekap faktur yang mudah dilacak. Semua bisa Anda lakukan dengan mudah dan cepat dengan bantuan software apotek seperti Farmacare. Ingin mencobanya? Daftar di sini untuk dapat kesempatan Uji Coba Gratis sekarang! Referensi: Dhea Rizky. 1 Oktober 2020. Standar Operasional Prosedur (SOP) Retur Produk Obat Berdasarkan Prinsipal di PBF. Youtube.com: https://bit.ly/3Cj6e7F Stefanny Agnes Salim. 6 November 2020. Mengenal Alur Pengembalian Produk "Retur" ke Pedagang Besar Farmasi. Farmasetika.com: https://bit.ly/3LSlVWD Belajar Farmasi Klinis. 27 November 2021. Pengembalian Obat/Retur Obat. Youtube.com: https://bit.ly/3RBmwxb
Manajemen stok bisa menjadi lebih rumit karena ada saja kendala yang menjadi hambatan. Menilik dari realita di lapangan, Farmacare temukan ada setidaknya tiga kendala yang sering terjadi saat melakukan manajemen stok. Nah, selain kendala, bagaimana solusi untuk mengatasinya? Simak ulasan di bawah ini! Kendala saat pencatatan stok Pencatatan stok yang dilakukan secara manual membutuhkan effort lebih. Kenapa? Produk obat/stok di apotek punya variasi yang sangat beragam. Misal, untuk satu merek tetes mata saja seperti Insto, punya beberapa varian (instro dry eye, regular, insto cool). Belum lagi ukurannya ada yang 7,5 ml atau 15 ml. Nah, saat pencatatan stok sering kali pegawai tidak menulis stok secara detail, hanya menulis Insto – stok 15 buah, tanpa menyertakan varian dan ukuran apa yang masih tersedia. Sehingga harus kerja dua kali, mengecek lagi detail stok yang sebenarnya saat akan melakukan pengadaan barang. Kendala saat pengadaan barang Pencatatan defekta secara manual menyulitkan pegawai setiap kali harus menentukan stok minimal/buffer stock karena tidak terdata secara otomatis dari histori penjualan, serta kurangnya informasi lead time pemesanan barang. Ditambah, saat sales dari PBF datang menawarkan produk tertentu, pegawai cenderung terpengaruh melakukan order karena pencatatan stok di defekta juga tidak akurat. Padahal barang tersebut belum tentu benar-benar dibutuhkan. Hal ini membuat modal yang tertanam jadi tidak efisien. Tak hanya itu, saat melakukan order barang – PBF terkadang tidak menginformasikan stok barang yang kosong. Alih-alih mendapat seluruh barang yang dipesan, hanya sebagian barang yang datang karena stok di PBF kosong. Nah, seringkali pegawai juga tidak aware dengan hal ini, serta tidak ada sistem yang memudahkan tracking faktur penerimaan. Baru sadar saat ada pelanggan mencari barang yang tidak datang tadi. Akibatnya, pelanggan tidak mendapat barang yang dicarinya, dan Anda terpaksa harus buru-buru memesan lagi ke PBF lain agar stok tidak kosong. Kendala saat melakukan evaluasi berkala Stock opname yang dilakukan secara manual, juga sulit untuk membuat data stok balance antara yang ada di kartu stok dengan stok fisik di apotek. Sudah waktu pengerjaannya lebih lama, bahkan sampai harus tutup apotek – data stok kembali tidak balance hanya dalam waktu 1 - 2 hari. Kenapa? Setelah stock opname selesai, butuh waktu lagi untuk menginput data stok terbaru sesuai hasil stock opname, dan terkadang apotek sudah beroperasi lagi yang membuat stok kembali tidak balance saat ada transaksi penjualan. Karena alasan merepotkan ini, stock opname jadi jarang dilakukan (hanya 1 - 2 tahun sekali). Seluruh kendala di atas bisa diatasi dengan pemanfaatan teknologi, seperti software apotek. Adanya integrasi data, penyimpanan data oleh cloud yang bisa diakses secara online, serta fitur yang mengakomodasi penginputan data secara detail disertai analisis, membuat kerja manajemen stok jauh lebih mudah, akurat, dan efisien. Pengembangan bisnis apotek pun jadi lebih fokus. Manfaatkan teknologi untuk atasi kendala manajemen stok Apotek memiliki ribuan produk obat yang harus dikelola dengan baik agar bisnis berjalan lancar. Pengelolaan produk tersebut akan jadi lebih mudah dengan bantuan teknologi, seperti software apotek, ketimbang melakukannya secara manual. Seperti untuk kebutuhan pencatatan data stok menggunakan software apotek jadi lebih mudah dan cepat, serta minim kekeliruan. Selain itu, software apotek juga bantu memberi analisa yang akurat, serta mampu mengukur performa apotek melalui histori penjualan, laporan laba rugi, dan hasil stock opname. 1. Segi pencatatan stok Dalam software apotek terdapat fitur kartu stok digital. Anda bisa menginput data barang meliputi nama/merek obat, jumlah stok, bahkan sampai tanggal kadaluarsa dan nomor batch . Setiap ada transaksi penjualan, jumlah stok akan ter- update secara otomatis. Selain itu, Anda dapat melihat status obat-obat yang hampir kadaluarsa dalam jangka waktu 3-12 bulan ke depan sehingga bisa dijual lebih dulu. Terlebih akan memudahkan Anda melakukan proses retur untuk barang yang mendekati ED, ditambah ada pencatatan nomor batch yang memudahkan Anda mengetahui PBF asal barang. Lalu, ketika Anda melakukan perubahan harga pokok produk di kartu stok, akan ada notifikasi untuk merubah harga jual agar margin yang diperoleh tetap sesuai. Ada juga informasi stok minimal yang harus dimiliki apotek. Jadi, Anda bisa tahu kapan waktu yang tepat untuk kembali melakukan pengadaan barang. 2. Segi pengadaan barang Terdapat fitur defekta yang bisa Anda manfaatkan untuk melakukan pengadaan barang yang efektif. Pencatatan defekta dilakukan secara otomatis berdasarkan histori penjualan apotek. Terdapat juga informasi pareto yang menunjukkan daftar produk dengan kontribusi paling besar terhadap omzet untuk dapat diprioritaskan saat pengadaan barang. Ditambah, software apotek bisa merekomendasikan minimum stok berdasarkan riwayat laju penjualan barang (rata-rata penjualan per minggu per produk), serta informasi sisa stok. Untuk menjadi bahan pertimbangan saat akan melakukan pengadaan barang. 3. Segi analisis dan evaluasi Proses evaluasi berkala dengan stock count dan stock opname, bisa lebih mudah dilakukan dan dalam waktu yang lebih singkat, sehingga tidak perlu sampai menutup apotek. Seluruh pegawai bisa melakukannya, bahkan ketika ada pegawai baru pun, tidak akan sulit mengajarinya. Semakin sering melakukan evaluasi, semakin akurat data stok yang dimiliki – meminimalisir terjadinya selisih stok yang ada di sistem dengan stok fisik di apotek. Selain laporan laba rugi, software apotek juga dapat menyajikan data margin tertinggi/terendah sebagai bahan analisis yang bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan apotek. Ini memudahkan Anda untuk fokus mencapai target profit yang diinginkan. Ingin mencobanya sekarang? Yuk, manfaatkan kesempatan Uji Coba Gratis dengan mendaftar di sini!
