Pengadaan obat di apotek menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan bisnis apotek. Kenapa? Ya, bila pengadaan kurang efektif, risiko kerugian karena pemesanan obat yang tidak sesuai kebutuhan apotek, jadi semakin besar. 

Baca juga: Agar Sesuai Kebutuhan, Ini Metode Perencanaan Pengadaan Stok Obat

Itu mengapa, ada proses yang harus dilalui agar pengadaan obat di apotek jadi efektif dan bisa disesuaikan dengan anggaran bisnis. Berikut lima kunci pengadaan obat di apotek yang cerdas dan efektif! 

Manfaat pengadaan barang yang efektif

Ketika kamu bisa melakukan pengadaan barang secara efektif di apotek, ada sejumlah manfaat yang kamu dapatkan, yaitu:

• Dapat memenuhi semua permintaan pelanggan, sehingga tidak ada pelanggan yang kecewa karena stok kosong.
• Memberi kesan bahwa apotek lengkap.
• Meminimalisir kerugian akibat banyaknya dead stock.
• Perputaran stok jadi lebih lancar, modal tidak banyak tertimbun di stok barang.
• Dapat melakukan pengadaan barang sesuai anggaran (budget) yang sudah ditentukan, untuk menghindari tunggakan faktur jatuh tempo.
• Mampu menyortir penawaran barang dari pihak PBF dengan lebih baik (sesuai kebutuhan). 
• Penggunaan anggaran bisnis jadi lebih bijak agar apotek dapat berkembang.



5 kunci pengadaan obat di apotek yang cerdas dan efektif

Kenyataannya, kamu masih harus menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk melakukan pengadaan obat di apotek. Hal tersebut bisa terjadi karena mungkin proses pengadaan masih dilakukan secara manual. Padahal, waktu yang berharga tersebut bisa digunakan untuk melakukan kewajiban operasional lain. 

Nah, bagaimana cara agar pengadaan obat di apotek menjadi efektif dan menghemat waktu? Yuk, simak ulasan berikut!

Lakukan perencanaan berdasarkan defekta

Pengadaan barang harus dimulai dari tahap perencanaan. Di tahap ini, pegawai apotek akan mencatat stok obat yang akan habis dan perlu di-restock. Jika dilakukan secara manual, kamu harus menghitung atau mengecek kartu stok per masing-masing barang. Lalu, kamu harus menyesuaikan lead time pengadaan barang, untuk mengetahui jumlah stok minimal barang yang sesuai. Perhitungan seperti ini tentu memakan waktu banyak. 

Nah, ada cara mudah melakukannya, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi apotek seperti Farmacare. Terdapat fitur Defecta yang akan mencatat daftar barang hampir habis dan perlu di-restock. Sudah ada juga perhitungan stok minimal, rata-rata angka penjualan, hingga analisis pareto untuk menentukan prioritas barang dalam pengadaan. 

Jadi, kamu bisa memesan barang yang benar-benar sesuai kebutuhan apotek. Tidak lagi sekadar feeling atau perhitungan kira-kira. 

Sesuaikan dengan anggaran kas apotek

Pengadaan yang efektif adalah pengadaan yang mampu menggunakan anggaran apotek dengan bijak. Pastikan modal yang dikeluarkan untuk pengadaan barang tidak melebihi ketersediaan uang kas (omzet) apotek. Sehingga manajemen cash flow keuangan bisnis tetap lancar dan menghindari tunggakan pembayaran faktur jatuh tempo. 

Disarankan modal yang digunakan untuk pengadaan tidak lebih dari 68% - 70% omzet apotek. Sehingga masih ada sisa kas sekitar 30% - 32% yang bisa digunakan untuk pengeluaran operasional lain.   

Pilih PBF yang tepat

Kamu harus membandingkan harga barang antar PBF (Pedagang Besar Farmasi) untuk mendapatkan harga terbaik. Jika dilakukan secara manual, tentu sangat merepotkan. Karena itu, kamu bisa memanfaatkan Farmacare Order (FCO) agar proses pengadaan obat di apotek jadi lebih simpel. 

Kenapa? Ya, kamu bisa membandingkan harga barang antar PBF hanya dalam satu aplikasi. Pada aplikasi FCO, ada banyak pilihan PBF yang menampilkan harga produk dan ketersediaan stok secara real time. Sehingga dapat memudahkan kamu memilih PBF yang tepat. 

Baca juga: 5 Kriteria dalam Memilih Distributor Obat Farmasi (PBF) 

Saat sudah menentukan PBF yang punya harga terbaik dan ketersediaan stoknya memadai, pihak PBF akan langsung memproses pesananmu. Proses pemesanan barang yang mudah, menjadi faktor yang mempengaruhi barang lebih cepat sampai di apotek. 

Tentukan frekuensi pemesanan barang

Setiap apotek punya kebijakan dalam pemesanan barang, termasuk waktu/frekuensi pengadaan (jarang atau sering). Biasanya hal ini dipengaruhi oleh faktor ketersediaan modal untuk pengadaan barang, jarak lokasi apotek dengan distributor/PBF, dan jumlah pegawai di apotek. 

Kenapa? Ketika modal yang tersedia besar, jarak apotek dengan distributor jauh, dan pegawai apotek yang mengurus administrasi pemesanan/penerimaan barang terbatas, apotek memutuskan frekuensi pengadaan menjadi jarang (misal, 1 - 2 minggu sekali). 

Sedangkan, apotek yang memilih frekuensi sering (setiap hari) karena ingin penggunaan modal jadi lebih kecil, atau apotek berada dekat dengan lokasi PBF. Meski begitu, pegawai apotek punya pekerjaan ekstra untuk mengurus administrasi pemesanan/penerimaan barang dan harus teliti mencatatnya agar tidak terjadi double order. 

Jangan tunda penginputan faktur

Setelah barang pesanan sampai di apotek, kamu harus mengecek kembali kondisi fisik barang, jumlah, dan jenis barang karena harus sesuai dengan surat pesanan apotek. Jika kamu memanfaatkan aplikasi FCO, kamu sudah tak perlu repot bongkar surat pesanan karena daftar barang pesanan bisa kamu track di aplikasi. Tutorialnya cek di sini! 

Jika sudah sesuai, kamu tinggal menyimpan barang di rak penyimpanan menggunakan metode FEFO (First Expired First Out). Setelah itu, segera input faktur pembelian barang agar tidak terlupa dan update stok barang baru. Hal ini dilakukan untuk membuat pencatatan stok barang di apotek tetap akurat. 

Jika memesan barang melalui aplikasi FCO, faktur pembelian sudah otomatis terinput di sistem. Termasuk update stok barang baru juga otomatis dilakukan. Jadi, kamu sudah tak perlu mengerjakan banyak pekerjaan saat pengadaan obat di apotek. Yuk, daftar Uji Coba Gratis sekarang!