Pengadaan barang di apotek terkesan mudah dilakukan. Namun, jika tidak diperhitungkan dengan benar bisa berisiko merugikan bisnis apotek. Jadi, tidak disarankan kamu hanya mengira-ngira stok saat melakukan pengadaan. 

Pengadaan yang efektif tentu punya banyak manfaat bagi apotek. Seperti, dapat menghindari terjadinya deadstock atau understock, tidak perlu menolak pelanggan karena stok kosong, dapat melakukan pengadaan sesuai budget, dan tentu mampu memaksimalkan omzet bisnis apotek.   

Baca juga: 5 Kunci Pengadaan Obat di Apotek yang Cerdas dan Efektif

Dampak pengadaan barang yang tidak efektif

Ketika pengadaan tidak dilakukan dengan efektif, kenapa dapat merugikan apotek? 

Pertama, sering kehabisan stok. Pengadaan yang pakai perhitungan kira-kira, seringkali membuat apotek kehabisan stok. Sehingga terpaksa harus menolak pelanggan dan membuat mereka kecewa. Tingkat retensi pelanggan pun jadi rendah.

Kedua, arus kas bisnis terganggu. Ini dikarenakan jumlah barang yang masuk dan keluar tidak seimbang. Ada potensi apotek memiliki stok berlebih, sehingga banyak modal tertanam pada produk yang tidak berputar tersebut. 

Ketiga, pengadaan jadi over budget. Apotek akan mudah sekali terbujuk iming-iming diskon dari sales distributor, padahal barang tersebut belum tentu dibutuhkan apotek. Ketika ada produk yang stoknya benar-benar kosong, apotek harus melakukan pengadaan lagi.

Sehingga ada banyak faktur yang harus dibayar dan lama-lama bisa boncos. Akibatnya apotek jadi sulit berkembang karena modal habis hanya untuk pengadaan barang. 

Baca juga: 101 Manajemen Stok: Tips Pengadaan Barang yang Efektif

Lalu, apa tolak ukur pengadaan barang di apotek sudah efektif? Dari pada penasaran, yuk, simak ulasannya di bawah ini!

Tolak ukur kesuksesan pengadaan barang di apotek

Nah, kalau pengadaan yang efektif biasanya ditandai oleh tolak ukur, seperti: 

Pengadaan sesuai kebutuhan stok apotek

Apotek mengetahui kebutuhannya dengan melihat stok yang tersedia di apotek. Ketika apotek memiliki pencatatan stok yang akurat, kamu bisa lebih mudah melakukan perhitungan atas produk yang butuh di-restock. 

Agar pengadaan sesuai kebutuhan apotek, perhatikan defekta dan analisis pareto. 

Defekta

Adalah daftar stok obat yang harus dipesan berdasarkan perhitungan sisa stok obat dan histori penjualan. Apotek wajib punya pencatatan stok yang akurat agar daftar barang di defekta bisa sesuai.

Defekta juga berfungsi untuk memfilter produk obat yang ditawarkan sales distributor. Sehingga kamu hanya akan memesan obat yang ada di dalam defekta saja. Kamu juga bisa menambahkan daftar produk yang sedang tren (banyak dicari pelanggan), namun belum tersedia di apotek.

Analisis pareto

Analisis pareto dilakukan untuk mengidentifikasi produk mana saja yang harus diprioritaskan saat pengadaan barang. Kenapa harus diprioritaskan? Ya, karena produk tersebut punya kontribusi lebih besar terhadap omzet bisnis ketimbang produk lainnya.

Sehingga apotek bisa fokus mengutamakan produk yang memberi keuntungan bisnis dan penggunaan budget pengadaan jadi lebih efisien. 

Pengadaan sesuai anggaran (budget)

Sebaiknya apotek menetapkan anggaran pengadaan sesuai omzet atau uang kas yang tersedia. Tujuannya agar tidak perlu nombok bila pengadaan sampai over budget. Sehingga pembayaran faktur jatuh tempo tetap lancar karena nilai barang yang dipesan sesuai kemampuan finansial apotek. 

Baca juga: Minimalisir Kerugian, Simak Cara Analisis Keuangan Bisnis Apotek 

Disarankan budget pengadaan obat tidak lebih dari 68% - 70% omzet apotek. Sehingga masih ada sisa dana untuk keperluan operasional lainnya.   

Agar pengadaan sesuai anggaran (budget), perhatikan stok minimal dan arus kas apotek. 

Stok minimal

Adalah stok paling sedikit yang harus dimiliki apotek berdasarkan perhitungan histori penjualan dan lead time yang dibutuhkan untuk proses pemesanan, sampai barang tiba di apotek.

Perhitungan stok minimal bisa menggunakan rumus:

Stok minimal = (LT x CA) + SS

LT = Lead Time

CA = Rata-rata pemakaian (per bulan/minggu)

SS = Safety Stock

Contoh:

Produk obat A memiliki rata-rata pemakaian (penjualan) per minggu sebanyak 20 strip. Untuk pengadaan membutuhkan waktu (lead time) sekitar 3 hari. Berapa stok minimal yang harus dimiliki apotek?

Stok minimal = (LT x CA) + SS

= (3 x 20) + 10

= 70 strip

Apotek bisa memesan kembali produk obat A ke distributor obat (PBF) ketika stok produk di apotek sudah berada di bawah stok minimalnya, yaitu 70 strip. Jika belum mencapai stok minimal, sebaiknya tidak perlu di-restock.   

Arus kas apotek

Pembayaran faktur pemesanan biasanya akan jatuh tempo dalam waktu satu bulan, atau tergantung kebijakan distributor obat (PBF). Dengan perkiraan, produk obat yang sebelumnya dipesan sudah laku terjual. Sehingga apotek punya kas masuk untuk membayar faktur tersebut.

Misal, jika total omzet apotek per bulan adalah sebesar Rp20.000.000, sebaiknya anggaran maksimal untuk pengadaan barang adalah sebesar Rp14.000.000 per bulan. Sehingga masih ada spare dana sekitar Rp6 juta untuk membiayai kebutuhan operasional lain, atau sebagai profit bisnis. 

Jika ada penurunan nilai kas masuk, budget untuk pengadaan wajib disesuaikan. Karena itu, agar anggaran kas mencukupi, kamu harus punya daftar barang pengadaan yang bisa diprioritaskan lebih dulu ketika budget terbatas.   

Pengadaan bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja

Ketika pengadaan barang bisa dilakukan dengan lebih mudah, akan berdampak pada pengadaan yang efektif dan efisien. 

Sebab, pengetahuan tentang daftar produk apa saja yang dijual oleh suatu distributor bisa diperoleh hanya dari relasi dan pengalaman. Ketika informasi seperti ini saja sulit didapat, pegawai bisa bingung ketika ingin melakukan pengadaan. 

Jadi, agar pengadaan bisa dilakukan dengan lebih mudah, perhatikan hal pemilihan distributor obat (PBF) dan frekuensi pemesanan.

Pemilihan distributor obat (PBF)

Saat kamu bingung harus memesan stok obat kemana, sekarang pengadaan barang sudah bisa dilakukan secara online (e-procurement), lho! Jadi kamu dapat memperoleh berbagai informasi seputar distributor obat hanya dalam satu platform. Tak perlu lagi mencari distributor obat satu per satu.

Baca juga: Tips Pilah-Pilih Supplier Obat yang Tepat untuk Apotek Biar Cuan

Sebelum memilih, kamu bisa melakukan perbandingan harga dan lama waktu pengiriman (lead time) antar distributor. Ketersediaan stok di PBF juga bisa kamu ketahui secara real time. Jika stoknya tidak mencukupi, kamu tinggal cari PBF lain yang punya stok.   

Informasi lead time yang bisa kamu ketahui di awal, juga akan memudahkanmu untuk memperkirakan kapan barang sampai, barang habis, dan waktu restock kembali. 

Pengadaan obat semudah berbelanja di marketplace. Prosesnya pun lebih cepat, serta bisa dilakukan kapan saja dan dari mana saja. Kalau nggak percaya, yuk, langsung cobain Farmacare Order dengan mendaftar di sini.   

Frekuensi pemesanan 

Saat proses pengadaan jadi lebih mudah dan cepat, kamu lebih fleksibel dalam menentukan frekuensi pengadaan. Jika memang ketersediaan budget pengadaan terbatas, atur pemesanan barang dengan kuantitas lebih sedikit, tapi frekuensinya sering.

Ketika kamu menggunakan Farmacare Order, meski frekuensi pengadaan sering, tidak akan memberatkan pegawai apotek dengan urusan administrasi, seperti membuat surat pesanan sampai input faktur pembelian karena semuanya sudah saling terintegrasi.

Hal ini juga untuk menghindari risiko terjadinya double order karena riwayat pemesanan barang dapat ditelusuri dengan mudah. 

Jika pengadaan barang di apotek frekuensinya jarang (misal 1 x seminggu) dengan kuantitas pemesanan yang lebih banyak, kamu berpotensi mendapatkan harga lebih murah. Ini cocok ketika apotek memiliki budget pengadaan lebih besar (atau ketika omzet sedang naik). 

Nah, kalau kamu ingin mendapat insight tambahan seputar inovasi pengadaan sediaan farmasi yang mampu mendorong pertumbuhan omzet bisnis, yuk, simak Webinar Farmacare: Kunci Sukses Kelancaran Omzet Apotek melalui Strategi & Inovasi Pengadaan Obat, biar makin dalam ilmunya!