Mengelola bisnis apotek memang susah-susah gampang. Apotek yang menjual produk obat secara ritel, harus memiliki porsi stok yang pas agar tak merugi. Karena stok yang terlalu banyak (overstock) membuat perputaran modal kurang sehat, tapi jika terlalu sedikit (understock) juga berisiko kekurangan stok. 

Nah, supaya apotek bisa punya stok yang sesuai, harus dimulai dari punya pencatatan stok yang akurat. 

Apabila pencatatan stok tidak akurat, akan berdampak pada perencanaan pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan apotek. Bahkan, status stok di apotek berpotensi menjadi overstock, understock, dan deadstock   

Baca juga: 4 Tips Mengelola Stok Obat di Apotek Biar Tak Keliru

Karena itu, agar omzet bisnis apotek tetap mampu mencapai target – kenali dulu, yuk, apa yang dimaksud dengan overstock, understock, dan deadstock. Berikut ulasannya! 

Overstock

Overstock adalah persediaan barang atau produk yang terlalu banyak, biasanya disebabkan oleh barang yang tidak laku terjual atau terlanjur membeli stok yang ternyata tidak dibutuhkan.

Untuk meminimalisir kerugian, biasanya apotek menjual stok tersebut dengan harga modal (tanpa margin apotek). Produk yang masuk kategori overstock, dijadikan sebagai produk promo untuk menarik minat pelanggan. 

Baca juga: Apa Untung Rugi Jika Stok Obat di Apotek Berlebih?  

Penyebab terjadinya overstock

Selain karena produk tidak laku terjual, ada penyebab lain yang membuat stok di apotek jadi berlebih (overstock), yaitu: 

Apotek takut kehabisan stok jadi sengaja memesan lebih

Pemilik atau pegawai apotek terkadang memiliki prediksi pasar atas produk-produk tertentu. Sehingga mereka sengaja memesan produk dengan jumlah lebih banyak dari biasanya untuk mengantisipasi demand pasar yang diperkirakan naik. 

Ketika prediksi tersebut tepat, apotek justru diuntungkan. Apotek akan memperoleh omzet tambahan ketika apotek lain sedang kehabisan stok. Namun bila prediksinya salah, stok produk menjadi overstock. 

Ada banyak modal tertimbun pada produk yang tidak laku terjual. Sehingga apotek harus mencari cara untuk meminimalisir kerugian. Misal, mengupayakan pegawai apotek untuk melakukan teknik cross selling atau up selling. 

Baca juga: Bisnis Apotek: Teknik Down Selling, Up Selling, dan Cross Selling Biar Makin Cuan 

Pengadaan barang pakai feeling

Pengadaan barang menggunakan feeling berisiko membuat perhitungan stok yang dipesan jadi tidak akurat. Bisa-bisa stok barang yang sebenarnya dibutuhkan, justru tidak dipesan. Dan barang yang stoknya masih aman justru dipesan. 

Sehingga stok di apotek jadi berlebih, melebihi kebutuhan stok per bulan. Yang seharusnya produk tersebut tidak perlu mengadakan pembelian lagi, tapi justru ditambah lagi stoknya. 

Karena itu, disarankan apotek melakukan pencatatan stok yang akurat dan memiliki defekta yang akan mencatat daftar barang untuk di-restock.       

Pembelian berlebih karena persuasi sales

Ketika apotek tidak memiliki catatan defekta, ada potensi pembelian stok barang akan dipengaruhi persuasi sales distributor. Defekta sendiri bisa dijadikan acuan untuk menyeleksi penawaran barang dari pihak distributor. 

Ketika ada tawaran masuk, kamu cek di defekta apakah barang tersebut ada di dalam daftar barang yang perlu di-restock atau tidak. 

Lalu, di dalam defekta pada aplikasi software apotek seperti Farmacare, sudah ada analisis pareto yang memudahkan kamu menentukan prioritas pengadaan barang sesuai ketersediaan budget. 

Understock

Understock adalah kurangnya persediaan stok sehingga apotek berpotensi kehilangan kesempatan untuk memperoleh profit keuntungan dan kehilangan kepercayaan konsumen karena tidak mampu memberi pelayanan maksimal.

Ketika apotek tidak mampu memberi solusi atas permasalahan pelanggan akibat stok kosong, mereka bisa kecewa dan enggan untuk datang lagi ke apotekmu. Padahal apotek yang mampu memberi pelayanan maksimal, akan mudah menguasai pangsa pasar. 

Baca juga: 5 Hal yang Dapat Menurunkan Loyalitas Pelanggan di Apotek

Penyebab terjadinya understock

Ada beberapa penyebab stok di apotek bisa berada dalam status understock, yaitu:

Apotek tidak update kondisi pasar (tren)

Demand produk obat juga musiman. Tergantung musim penyakit dan musim iklan. Misal saat musim kemarau, banyak pasien menderita sakit (radang) tenggorokan karena banyak minum es. Tentu obat-obatan yang berkaitan dengan penyakit tersebut demand-nya tinggi.

Lalu, bila produk obat A sedang ramai diiklankan dimana-mana, permintaan obat tersebut jadi naik. 

Karena itu, pemilik/pegawai apotek harus mampu membaca tren pasar. Serta, mampu memperkiraan produk yang sedang laris di pasaran, dan melakukan pengadaan lebih efektif. 

Baca juga: Bagaimana Strategi Menentukan Daftar Obat untuk Apotek Baru?

Pencatatan stok tidak akurat

Salah satu kelebihan pencatatan stok yang akurat adalah apotek jarang mengalami kekurangan stok saat ada permintaan pelanggan. 

Sehingga semua pelanggan yang datang ke apotek, bisa mendapatkan produk yang dibutuhkannya. Pelanggan pun merasa puas dan punya persepsi baik terhadap apotek. 

Penting sekali bagi apotek untuk melakukan pencatatan stok yang akurat dan mengetahui stok minimal masing-masing produk. Ketika suatu produk sudah mencapai stok minimalnya, segera lakukan pemesanan barang untuk menghindari terjadinya understock.

Pencatatan stok menjadi akurat karena apotek rutin melakukan stock opname untuk mencocokkan jumlah stok di sistem dengan stok fisik di apotek. Jika terjadi selisih, data stok bisa diperbarui sehingga jadi lebih akurat.     

Waktu pengiriman yang lama dari distributor

Apotek harus bisa menentukan lama waktu pemesanan, pengiriman, hingga barang yang dipesan tiba di apotek, atau biasa disebut dengan lead time. Perkiraan waktu lead time yang tepat dapat mengantisipasi terjadinya stok barang kosong di apotek.

Kamu harus memilih distributor obat (PBF) yang memiliki rantai pasok berkualitas, sehingga waktu pengiriman bisa tepat waktu sesuai yang dijanjikan, dan mutu barang yang dikirim tetap terjamin.     

Sekarang kamu bisa melakukan pengadaan barang secara online menggunakan aplikasi Farmacare Order, lho! Pemesanan barang bisa dilakukan kapan saja dan dari mana saja. Bahkan, membandingkan harga, ketersediaan stok, dan lama waktu pengiriman antar distributor (PBF), semudah di marketplace.

Nanti seluruh tahapan proses, mulai dari pemesanan, pengiriman, hingga barang sampai di apotek, dapat kamu pantau melalui aplikasi. Sehingga lead time barang lebih mudah diketahui untuk menghindari risiko stok kosong di apotek. Cuss, langsung daftar Farmacare Order buat dapetin manfaatnya! 

Deadstock

Deadstock adalah kondisi stok barang yang tidak dapat dijual lagi karena berbagai alasan. Misal, kondisi barang rusak, kedaluwarsa, barang sisa dari produk musiman, atau barang yang salah pengiriman. 

Kondisi ini menjadi faktor utama kerugian dari bisnis apotek, yang harus kamu hindari.

Penyebab terjadinya deadstock  

Ada beberapa penyebab terjadinya deadstock untuk bisa kamu hindari, yaitu:

Tidak menganalisis barang fast moving dan slow moving

Deadstock seringkali terjadi karena kamu luput melakukan analisis pergerakan barang. Dalam pergerakan stok (inventory) ada yang namanya fast moving dan slow moving. Fast moving adalah kategori produk yang mudah laku (terjual). 

Sedangkan, slow moving adalah kategori produk yang lebih lama lakunya (terjual). Terkadang apotek yang ada praktik dokternya, lebih mudah menjual obat resep ketimbang obat bebas.

Sebaliknya, apotek tanpa praktik dokter yang berada di tengah pemukiman ramai penduduk, lebih mudah menjual produk obat bebas.   

Baca juga: Antara Obat Generik dan Paten, Mana yang Lebih Menguntungkan Apotek?

Karena itu, apotek harus melakukan analisis pengelompokkan barang untuk kategori fast moving dan slow moving. Sehingga produk yang masuk kategori slow moving jumlah stoknya bisa lebih dikurangi agar tidak menyebabkan deadstock. 

Produk tidak sesuai dengan kondisi pasar

Produk menjadi sulit laku di pasaran bisa jadi karena tidak sesuai dengan kondisi pasarnya. Misal, kamu menjual obat paten yang harganya mahal, padahal demografi penduduk sekitar apotek adalah menengah ke bawah. 

Begitu juga sebaliknya, bila apotek berada di pemukiman perumahan mewah, dan kamu menawarkan obat generik – mereka pun akan meragukan khasiat obat tersebut. Dengan begitu, kamu harus menyesuaikan stok produk yang cocok dengan kondisi atau kebutuhan konsumen di sekitar apotek. Kenapa? Ya, agar produk mudah laku dan tidak terjadi deadstock.   

Terjadinya overstock

Jika ada stok barang yang berlebihan, dan apotek tidak bisa mengelolanya dengan baik, maka berpotensi menjadi deadstock. 

Sehingga untuk mencegahnya, kamu bisa melakukan tindakan seperti rutin melakukan stock opname, menyusun strategi promosi untuk produk yang belum terjual (overstock), serta melakukan retur ke distributor (PBF) untuk barang hampir kedaluwarsa.

Karena itu, kamu harus memilih distributor (PBF) yang memiliki kebijakan retur barang hampir ED. Sebab, tidak semua distributor (PBF) memiliki kebijakan tersebut. 

Well, itu tadi ulasan seputar overstock, understock, dan deadstock yang sebaiknya kamu hindari bila ingin omzet apotek lancar, bisnis apotek pun jadi sehat.