Pengadaan obat di apotek dilakukan untuk memenuhi kebutuhan stok agar ketersediaannya selalu mencukupi. Apotek yang menjual ratusan hingga ribuan produk obat, stoknya perlu dikelola dengan baik. Kenapa? Ya, karena pengelolaan stok yang akurat, akan berpengaruh pada proses pengadaan yang lebih efektif.

Pada pengadaan obat di apotek, kamu biasanya melalui tahapan perencanaan, pemesanan, penerimaan, dan pembayaran. Nah, di masing-masing tahapan tersebut, ada tolak ukur yang bisa kamu gunakan untuk mengetahui tingkat efektivitas pengadaan obat di apotek.

Apa saja tolak ukurnya? Yuk, cari tahu di sini!

Tahap perencanaan

Pada tahap perencanaan, ada beberapa aspek yang menjadi tolak ukur, yaitu metode, efisiensi, perputaran stok, jumlah barang kedaluwarsa (ED).

Aspek metode

Metode perencanaan pengadaan yang efektif dapat diukur menggunakan:

Skala 1: Hanya menggunakan perkiraan berdasarkan visual stok di apotek.

Skala 2: Menggunakan informasi (histori) penjualan barang di apotek dan pencatatan defekta. 

Skala 3: Menggunakan pencatatan defekta yang dihitung otomatis oleh sistem aplikasi apotek, serta daftar barang prioritas pengadaan yang dihitung menggunakan analisis pareto. 

Antara skala 1, 2, dan 3, posisi apotek kamu ada dimana? 

Metode perencanaan yang efektif, ditunjukkan oleh skala 3. Sebagai contoh apotek Satrya Pharmacy, yang mengaku perencanaan pengadaannya sudah berdasarkan pencatatan defekta dan dihitung otomatis oleh aplikasi apotek. Dampaknya, mereka bisa mengerjakan perencanaan pengadaan dengan lebih mudah dan sesuai kebutuhan apotek.

Jika apotek masih berada di skala 1, cobalah untuk beralih agar perencanaan pengadaan benar-benar sesuai kebutuhan apotek. 

Kelemahan perencanaan yang berdasarkan perkiraan, kamu akan lebih mudah terpengaruh persuasif sales distributor (PBF). Hingga akhirnya, kamu sering memesan barang yang belum tentu dibutuhkan apotek.         

Aspek efisiensi waktu

Efisiensi waktu dalam perencanaan pengadaan dapat diukur menggunakan:

Skala 1: Lebih dari 1 jam per hari

Skala 2: 15 - 60 menit per hari

Skala 3: Kurang dari 15 menit

Antara skala 1, 2, dan 3, posisi apotek kamu ada dimana?

Perencanaan pengadaan yang efektif ditunjukkan oleh skala 3. Semakin singkat waktu untuk perencanaan, semakin efisien pekerjaan di apotek. Waktumu bisa digunakan untuk mengerjakan hal lainnya, seperti melayani pelanggan atau melakukan konseling obat di apotek. 

Aspek perputaran stok

Apotek harus melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah kuantitas barang yang dipesan sudah sesuai, masih kurang (understock), atau bahkan berlebihan (overstock). 

Baca juga: Kenalan dengan Overstock, Understock, Deadstock untuk Bisnis Apotek yang Sehat

Dengan mengetahui perputaran stok (Inventory Turnover Rate/ITOR) di apotek, kamu jadi tahu efektivitas pengadaan yang sudah dilakukan. Sehingga tolak ukur yang dapat digunakan, seperti:

Skala 1: Apotek tidak tahu karena tidak pernah melakukan perhitungan ITOR.

Skala 2: Kurang dari 10x per tahun (barang tidak terjual setiap bulan).

Skala 3: Lebih dari 10x per tahun (barang laku terjual setidaknya setiap bulan).

ITOR bisa kamu hitung untuk masing-masing produk obat. Jika sebagian besar produk berada di Skala 3, itu artinya kuantitas (jumlah) barang yang kamu pesan sudah sesuai (tidak berlebihan dan juga tidak kekurangan). 

Jika menggunakan aplikasi apotek, kamu bisa melihat rata-rata laku barang per minggu. 

Contoh, kamu melakukan pengadaan produk obat A sebanyak 10 sachet per bulan. Rata-rata laku barang per minggu adalah 2 sachet. Itu artinya, apotek berhasil menjual 8 sachet per bulan. 

Hitung ITOR menggunakan rumus:

Persediaan Rata-Rata = (Persediaan Awal + Akhir) : 2

  = (10 + 2) : 2 = 6

ITOR = Penjualan : Persediaan Rata-Rata

= 8 : 6

= 1,3 per bulan

Itu artinya, perputaran stok lebih dari 10x per tahun atau setiap bulan stok berputar (laku terjual) dengan sehat. 

Aspek jumlah barang ED di apotek 

Jumlah barang ED di apotek juga menjadi tolak ukur efektivitas pengadaan obat, yang ditentukan menggunakan:

Skala 1: Lebih dari 10 barang dalam 3 bulan terakhir. 

Skala 2: 1 - 10 barang dalam 3 bulan terakhir.

Skala 3: Tidak ada barang ED dalam 3 bulan terakhir.

Antara skala 1, 2, dan 3, posisi apotek kamu ada dimana?

Pengadaan barang terbilang efektif ketika apotek kamu berada di skala 3. Tapi, ada kok cara yang bisa kamu lakukan untuk meminimalisir jumlah barang ED di apotek. Cek pada artikel: Obat Kedaluwarsa di Apotek: Patut Dicegah agar Masyarakat Tetap Aman.  

Tahap pemesanan

Pada tahap pemesanan, ada beberapa aspek yang menjadi tolak ukur, yaitu pemilihan PBF, efisiensi waktu pemesanan, transparansi status pengiriman.

Aspek pemilihan PBF

Tahap pemesanan yang efektif, ditentukan oleh aspek pemilihan PBF (distributor obat) menggunakan skala:

Skala 1: Hanya menunggu kunjungan sales, atau penawaran sales PBF melalui WhatsApp. 

Skala 2: Berdasarkan riwayat pembelian sebelumnya saja. 

Skala 3: Menggunakan aplikasi pengadaan (marketplace) apotek.

Proses pemesanan akan menjadi lebih efektif bila apotekmu berada di Skala 3. Kenapa? Ya, aplikasi pengadaan apotek membuat pengadaan barang jadi lebih terencana, cepat, serta bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja.

Baca juga: Apotek Baru: Tips Mudah Bekerja Sama dengan Distributor Obat (PBF) untuk Pengadaan

Tanpa harus menunggu sales PBF datang ke apotek, tanpa harus membandingkan harga satu per satu PBF, dan tanpa harus khawatir akan ketersediaan stok barang di PBF. Sebab, soal harga, ketersediaan stok, dan lama waktu pengiriman (lead time) berbagai PBF, bisa kamu ketahui dengan mudah dalam satu aplikasi pengadaan apotek.     

Aspek efisiensi waktu pemesanan

Untuk mengetahui efisiensi waktu pemesanan bisa menggunakan:

Skala 1: Lebih dari 2 jam per hari.

Skala 2: Menghabiskan 30 - 120 menit per hari.

Skala 3: Menghabiskan kurang dari 30 menit per hari.

Akan lebih efisien jika kamu bisa menghabiskan waktu lebih singkat saat melakukan pemesanan barang (Skala 3). Caranya adalah dengan memanfaatkan aplikasi pengadaan apotek.

Kamu tinggal pilih distributor obat (PBF) yang menjual barang kebutuhan apotek dengan harga terbaik, ketersediaan stoknya mencukupi, dan waktu pengirimannya singkat. Lakukan perbandingan di dalam satu aplikasi sehingga kamu tidak menghabiskan banyak waktu.

Proses pemesanan yang singkat, membuat barang dapat segera dikirim, dan kamu pun bisa segera menerimanya.   

Aspek transparansi waktu pengiriman

Tolak ukur transparansi waktu pengiriman menggunakan:

Skala 1: Tidak tahu, pasrah menunggu barang sampai di apotek. 

Skala 2: Selalu mengecek ke sales PBF.

Skala 3: Tracking melalui aplikasi pengadaan secara real time.

Transparansi waktu pengiriman yang baik berada di Skala 3. Hal tersebut dapat terjadi bila kamu memanfaatkan aplikasi pengadaan apotek. Status barang sudah dikirim, sampai tiba di apotekmu, dapat dipantau menggunakan aplikasi.

Kamu nggak perlu lagi repot menghubungi sales PBF untuk mengetahui status pengiriman barang pesanan. Kamu pun bisa tahu dengan pasti kapan barang sampai di apotek, dan mengantisipasi risiko terjadinya stok barang kosong.   

Tahap penerimaan 

Pada tahap penerimaan, ada beberapa aspek yang menjadi tolak ukur, yaitu akurasi dan update stok.

Aspek akurasi barang yang diterima

Untuk mengukur tingkat akurasi barang yang diterima menggunakan tolak ukur:

Skala 1: Lebih dari 5x kesalahan PBF dalam 3 bulan terakhir.

Skala 2: Kesalahan kurang dari 5x dalam 3 bulan terakhir.

Skala 3: Tidak ada kesalahan dari PBF dalam 3 bulan terakhir. Barang pesanan yang diterima apotek semuanya sesuai. 

Antara skala 1, 2, dan 3, posisi apotek kamu ada dimana?

Ketika barang pesanan sampai di apotek, pasti kamu melakukan pengecekan barang. Nah, tolak ukur yang baik berada di Skala 3.  Itu artinya, barang pesanan apotek semuanya tersedia, tidak ada kesalahan pengiriman barang, dan kualitas barang terjamin mutunya.

Apotek tidak perlu melakukan retur barang ke PBF, yang dapat meringankan kerja pegawai apotek. Stok barang di apotek pun dapat terpenuhi tepat waktu. 

Aspek update stok

Saat proses update stok barang baru, menggunakan tolak ukur:

Skala 1: Tidak segera melakukan update stok barang baru.

Skala 2: Melakukan update stok barang baru satu per satu ke dalam sistem. 

Skala 3: Otomatis melakukan update stok ketika barang baru terkonfirmasi sudah diterima apotek.

Tahap penerimaan barang menjadi efektif ketika apotek berada di Skala 3. 

Hal ini bisa terjadi ketika kamu memanfaatkan aplikasi pengadaan apotek. Saat kamu mengonfirmasi telah menerima barang pesanan, faktur pembelian akan otomatis masuk ke sistem, lalu terintegrasi dengan pencatatan stok di kartu stok digital.

Update stok barang baru akan dilakukan secara otomatis. Jadi, kamu tidak perlu lagi menginput stok barang baru satu per satu. Tinggal fokus melayani pelanggan, deh! 

Tahap pembayaran

Pada tahap pembayaran, ada beberapa aspek yang menjadi tolak ukur, yaitu efisiensi pembayaran dan akurasi.

Baca juga: 5 Kunci Pengadaan Obat di Apotek yang Cerdas dan Efektif

Aspek efisiensi pembayaran

Pada aspek ini menggunakan tolak ukur berupa:

Skala 1: Masih harus membayar cash melalui sales distributor (PBF).

Skala 2: Pembayaran bisa dilakukan melalui transfer ke PBF. 

Skala 3: Pembayaran bisa dilakukan dengan berbagai metode pembayaran (seperti via virtual account di aplikasi pengadaan).

Sangat berisiko bila metode pembayaran pengadaan masih menggunakan uang tunai melalui sales distributor yang datang ke apotek. Apabila kamu memanfaatkan aplikasi pengadaan apotek, layaknya marketplace kamu bisa melakukan pembayaran via virtual account. 

Terlebih untuk apotek baru yang menggunakan aplikasi pengadaan seperti Farmacare Order, bisa langsung memanfaatkan sistem pembayaran jatuh tempo tanpa harus melalui tiga kali order di PBF. Jadi, kamu bisa membayar barang pesanan setelah mendapat pemasukan.   

Aspek akurasi

Tolak ukur pada aspek akurasi berupa:

Skala 1: Lebih dari 5x salah bayar atau tidak terkonfirmasi oleh PBF dalam 3 bulan terakhir.

Skala 2: 1 - 5 kali salah bayar atau tidak terkonfirmasi oleh PBF dalam 3 bulan terakhir.

Skala 3: Tidak ada kesalahan pembayaran dalam 3 bulan terakhir.

Pengadaan yang dilakukan melalui aplikasi, dapat meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan nominal pembayaran akibat human error. Sehingga bisa lebih transparan dan akurasinya mencapai Skala 3. 

Saat menggunakan Farmacare Order, nominal pembayaran akan tercantum pada faktur pembelian. Kamu akan mendapat pemberitahuan ketika ada faktur yang hampir jatuh tempo untuk bisa segera dibayar/dilunasi. 

Faktanya, penggunaan aplikasi dapat membantu apotek mencapai tingkat efektivitas pengadaan obat di apotek. Dengan begitu, bisnis apotek dapat berjalan dengan baik dan keuangannya jadi lebih sehat. Yuk, daftar Farmacare Order sekarang! 

Kamu juga bisa menyimak ulasan seputar Kunci Sukses Kelancaran Omzet Apotek melalui Strategi & Inovasi Pengadaan Obat pada kanal Youtube Farmacare ID. Semoga bermanfaat!