E-Procurement Apotek: Pengertian, Manfaat, dan Contoh

ditulis oleh Gina Dwi

Nov 23, 2023

Jika pengadaan obat di apotek dilakukan secara manual, prosesnya tentu akan memakan waktu yang lama. Pegawai apotek jadi lebih kerepotan karena banyak pekerjaan yang harus kerjakan.

Ditambah angkatan pekerja sekarang banyak yang berasal dari generasi Z. Sehingga menuntut adanya pemanfaatan teknologi untuk mempermudah kerja mereka. Berlaku juga dalam hal pengadaan obat, yang saat ini sudah bisa dilakukan secara online.

Dikenal dengan istilah e-procurement apotek, yang membuat pegawai apotek tidak perlu lagi melakukan pengadaan barang secara manual. Sehingga lebih menghemat waktu dan meringankan pekerjaan mereka.

Yuk, kita bahas lebih lanjut seputar e-procurement apotek yang bisa kamu simak pada Webinar Farmacare: Kunci Sukses Kelancaran Omzet Apotek melalui Strategi & Inovasi Pengadaan Obat, dan ulasan di bawah ini!

Apa itu e-procurement apotek?

E-procurement adalah sebuah platform yang digunakan untuk melakukan pengadaan barang secara online. Teknologi yang dimanfaatkan dalam e-procurement, diharap mampu menggantikan proses pengadaan tradisional yang masih berjalan secara manual.

E-procurement memungkinkan para pemasok (supplier obat) atau produsen, dan pemilik apotek untuk berinteraksi dalam satu platform dan melakukan transaksi dengan lebih efisien.

Semua tahapan pengadaan barang di apotek, mulai dari pemilihan supplier, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran, semua bisa dilakukan dan dipantau hanya dari satu tempat.

Lalu, proses pengadaan yang dilakukan secara online, dapat membantu apotek untuk mengamankan stok barangnya dengan lebih efektif. Sehingga risiko apotek kehabisan stok sangat minim.

Ini bisa terjadi karena kamu dapat mengetahui lead time dan ketersediaan stok barang supplier secara real time.

Ketika satu supplier stok obatnya tidak mencukupi, kamu bisa langsung memesan pada supplier lain yang tersedia di platform e-procurement. Jadi, proses pemesanannya pun lebih menghemat waktu.

Manfaat e-procurement apotek

Ketika kamu memanfaatkan e-procurement, akan ada sejumlah manfaat atau benefit yang dirasakan, yaitu:

Dapat mengefisiensikan waktu dan biaya pengadaan

Dengan adanya transaksi secara online, tidak dibutuhkan pertemuan fisik antara sales distributor (PBF) dengan pihak apotek.

Pegawai apotek tidak perlu lagi menunggu kunjungan sales untuk bisa memesan barang. Cukup dengan mengakses platform e-procurement kapan saja dan dari mana saja untuk pengadaan. Pegawai apotek pun tidak mudah terpengaruh persuasif sales dan hanya membeli stok produk yang sesuai kebutuhan apotek.

Dalam e-procurement, kamu juga lebih mudah melakukan perbandingan harga antar distributor obat di satu platform untuk mendapatkan harga terbaik.

Tidak perlu lagi menghubungi satu per satu distributor untuk melakukan perbandingan harga karena itu sangat memakan waktu. Pegawai apotek bisa menggunakan waktu tersebut mengerjakan hal lainnya, seperti untuk meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan.

Tak bingung mencari supplier berkualitas

Ketika kamu menggunakan e-procurement, daftar distributor/supplier obat pada platform juga sudah pasti teregistrasi dengan baik. Seperti, sudah memiliki sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik), sehingga kualitas produk obat yang mereka jual lebih terjamin.

Selain kualitas produk, waktu pengiriman (lead time) lebih terukur karena selalu bisa di-tracking melalui aplikasi. Pihak distributor akan memberi report secara real time untuk menginformasikan apakah barang sudah dikirim atau belum.

Kamu bisa menyesuaikan jumlah kebutuhan stok yang harus dipesan berdasarkan stok minimal dan lead time distributor yang kamu pilih. Sehingga risiko stok kosong di apotek dapat diminimalisir.

Akses supplier dengan jangkauan lebih luas

E-procurement dapat memberi akses yang lebih luas bagi pegawai apotek untuk memilih distributor obat dari mana saja. Jika distributor yang terdekat dari apotek tidak punya barang yang kamu cari, kamu bisa menjangkau distributor lain yang memilikinya.

Jangkauan yang luas tentu sangat memudahkan pemilik apotek, terlebih apotek yang berada jauh dari tengah kota. Apotek jadi punya lebih banyak pilihan distributor dan produk obat yang akan dijualnya.

Adanya lebih banyak distributor di satu platform, membuat persaingan menjadi lebih ketat. Apotek sebagai pembeli akan diuntungkan karena punya kesempatan untuk mendapatkan harga terbaik dengan kualitas yang lebih tinggi.

Transaksi jadi lebih transparan

Ketika kamu menggunakan e-procurement, invoice atau faktur pembayaran juga pasti akan berbentuk digital. Kamu bisa mengaksesnya melalui platform e-procurement, sehingga kamu bisa melacak dengan mudah setiap faktur jatuh tempo.

Harga produk yang tercantum di e-procurement juga lebih transparan. Promo diskon yang diberikan ke semua apotek adalah sama. Hal ini juga dapat mengurangi risiko human error dan kecurangan dalam memberikan harga produk ke pihak apotek.

Adanya transparansi, tidak ada informasi yang sengaja disembunyikan dari pihak-pihak yang punya kepentingan tertentu. Semua dokumen terkait pengadaan pun dapat diakses dengan mudah dan dipantau secara real time.

Memudahkan pemantauan dan pelaporan

Dengan e-procurement, akan ada lebih sedikit manusia yang terlibat dalam proses pengadaan obat di apotek, sehingga meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi.

Histori pengadaan (pesanan) produk juga tersimpan di dalam aplikasi. Kamu tinggal mengecek histori jika membutuhkan pelaporan. Akan ada informasi lengkap yang mencakup nama barang, kuantitas (jumlah) barang, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa.

Pencatatan faktur pembelian juga dilakukan secara otomatis. Kamu tinggal mengecek data faktur jika ingin mengetahui informasi faktur jatuh tempo.

Keuntungan dari pemantauan data secara real time adalah kamu dapat memiliki visibilitas yang maksimal terhadap setiap pengadaan yang sedang atau telah berlangsung. Hal ini juga memudahkan kamu ketika membuat laporan yang lengkap dan akurat sebagai bahan evaluasi.

Contoh platform e-procurement apotek

Salah satu platform e-procurement apotek yang bisa kamu gunakan adalah Farmacare Order. Pada Farmacare Order terdapat setidaknya 16 distributor obat (PBF), yang jumlahnya akan terus bertambah.

Cara smart melakukan pengadaan dengan e-procurement

Pertama, ketika apotek sudah memiliki catatan defekta berupa daftar produk yang perlu di-restock, gunakan defekta tersebut sebagai acuan pengadaan. Kamu tinggal mencari nama produk obat yang ingin dibeli, lalu akan muncul daftar PBF yang menjual produk tersebut.

Kedua, lakukan screening (penyeleksian) untuk menentukan PBF yang akan dipilih. Penyeleksian bisa berdasarkan yang punya waktu pengiriman (lead time) tersingkat, harga produk termurah, atau stok produk PBF yang terbanyak.

Hal ini bisa ditentukan berdasarkan concern masing-masing apotek. Jika apotek sangat ramai dan target konsumennya menengah ke atas, kamu perlu mempertimbangkan pemilihan PBF yang punya lead time tersingkat, meski harga produknya lebih mahal. Agar stok di apotek tidak keburu habis duluan.

Ketiga, mengetahui cara melakukan retur barang ketika barang yang sampai di apotek ada yang tidak sesuai. Atau, ketika ada barang yang dalam 3 - 6 bulan ke depan akan kedaluwarsa.

Jika kamu memanfaatkan aplikasi e-procurement apotek seperti Farmacare Order, kamu cukup menghubungi Customer Support yang akan selalu siap membantu kamu dari pukul 8 pagi hingga 6 sore. Proses retur barang akan langsung diproses dan dimonitoring hingga sampai kembali di apotekmu. Jadi, kamu nggak bakalan rugi, deh!