Manajemen stok bisa menjadi lebih rumit karena ada saja kendala yang menjadi hambatan. Menilik dari realita di lapangan, Farmacare temukan ada setidaknya tiga kendala yang sering terjadi saat melakukan manajemen stok. Nah, selain kendala, bagaimana solusi untuk mengatasinya? Simak ulasan di bawah ini!

Kendala saat pencatatan stok

Pencatatan stok yang dilakukan secara manual membutuhkan effort lebih. Kenapa? Produk obat/stok di apotek punya variasi yang sangat beragam. Misal, untuk satu merek tetes mata saja seperti Insto, punya beberapa varian (instro dry eye, regular, insto cool). Belum lagi ukurannya ada yang 7,5 ml atau 15 ml. Nah, saat pencatatan stok sering kali pegawai tidak menulis stok secara detail, hanya menulis Insto – stok 15 buah, tanpa menyertakan varian dan ukuran apa yang masih tersedia. Sehingga harus kerja dua kali, mengecek lagi detail stok yang sebenarnya saat akan melakukan pengadaan barang. 

Kendala saat pengadaan barang

Pencatatan defekta secara manual menyulitkan pegawai setiap kali harus menentukan stok minimal/buffer stock karena tidak terdata secara otomatis dari histori penjualan, serta kurangnya informasi lead time pemesanan barang. Ditambah, saat sales dari PBF datang menawarkan produk tertentu, pegawai cenderung terpengaruh melakukan order karena pencatatan stok di defekta juga tidak akurat. Padahal barang tersebut belum tentu benar-benar dibutuhkan. Hal ini membuat modal yang tertanam jadi tidak efisien.

Tak hanya itu, saat melakukan order barang – PBF terkadang tidak menginformasikan stok barang yang kosong. Alih-alih mendapat seluruh barang yang dipesan, hanya sebagian barang yang datang karena stok di PBF kosong. Nah, seringkali pegawai juga tidak aware dengan hal ini, serta tidak ada sistem yang memudahkan tracking faktur penerimaan. Baru sadar saat ada pelanggan mencari barang yang tidak datang tadi. Akibatnya, pelanggan tidak mendapat barang yang dicarinya, dan Anda terpaksa harus buru-buru memesan lagi ke PBF lain agar stok tidak kosong.   

Kendala saat melakukan evaluasi berkala

Stock opname yang dilakukan secara manual, juga sulit untuk membuat data stok balance antara yang ada di kartu stok dengan stok fisik di apotek. Sudah waktu pengerjaannya lebih lama, bahkan sampai harus tutup apotek – data stok kembali tidak balance hanya dalam waktu 1 - 2 hari. Kenapa? Setelah stock opname selesai, butuh waktu lagi untuk menginput data stok terbaru sesuai hasil stock opname, dan terkadang apotek sudah beroperasi lagi yang membuat stok kembali tidak balance saat ada transaksi penjualan. Karena alasan merepotkan ini, stock opname jadi jarang dilakukan (hanya 1 - 2 tahun sekali). 

Seluruh kendala di atas bisa diatasi dengan pemanfaatan teknologi, seperti software apotek. Adanya integrasi data, penyimpanan data oleh cloud yang bisa diakses secara online, serta fitur yang mengakomodasi penginputan data secara detail disertai analisis, membuat kerja manajemen stok jauh lebih mudah, akurat, dan efisien. Pengembangan bisnis apotek pun jadi lebih fokus.

Manfaatkan teknologi untuk atasi kendala manajemen stok

Apotek memiliki ribuan produk obat yang harus dikelola dengan baik agar bisnis berjalan lancar. Pengelolaan produk tersebut akan jadi lebih mudah dengan bantuan teknologi, seperti software apotek, ketimbang melakukannya secara manual. Seperti untuk kebutuhan pencatatan data stok menggunakan software apotek jadi lebih mudah dan cepat, serta minim kekeliruan. Selain itu, software apotek juga bantu memberi analisa yang akurat, serta mampu mengukur performa apotek melalui histori penjualan, laporan laba rugi, dan hasil stock opname.

1. Segi pencatatan stok

Dalam software apotek terdapat fitur kartu stok digital. Anda bisa menginput data barang meliputi nama/merek obat, jumlah stok, bahkan sampai tanggal kadaluarsa dan nomor batch. Setiap ada transaksi penjualan, jumlah stok akan ter-update secara otomatis. Selain itu, Anda dapat melihat status obat-obat yang hampir kadaluarsa dalam jangka waktu 3-12 bulan ke depan sehingga bisa dijual lebih dulu. Terlebih akan memudahkan Anda melakukan proses retur untuk barang yang mendekati ED, ditambah ada pencatatan nomor batch yang memudahkan Anda mengetahui PBF asal barang. 

Lalu, ketika Anda melakukan perubahan harga pokok produk di kartu stok, akan ada notifikasi untuk merubah harga jual agar margin yang diperoleh tetap sesuai. Ada juga informasi stok minimal yang harus dimiliki apotek. Jadi, Anda bisa tahu kapan waktu yang tepat untuk kembali melakukan pengadaan barang.

2. Segi pengadaan barang

Terdapat fitur defekta yang bisa Anda manfaatkan untuk melakukan pengadaan barang yang efektif. Pencatatan defekta dilakukan secara otomatis berdasarkan histori penjualan apotek. Terdapat juga informasi pareto yang menunjukkan daftar produk dengan kontribusi paling besar terhadap omzet untuk dapat diprioritaskan saat pengadaan barang. Ditambah, software apotek bisa merekomendasikan minimum stok berdasarkan riwayat laju penjualan barang (rata-rata penjualan per minggu per produk), serta informasi sisa stok. Untuk menjadi bahan pertimbangan saat akan melakukan pengadaan barang. 

3. Segi analisis dan evaluasi

Proses evaluasi berkala dengan stock count dan stock opname, bisa lebih mudah dilakukan dan dalam waktu yang lebih singkat, sehingga tidak perlu sampai menutup apotek. Seluruh pegawai bisa melakukannya, bahkan ketika ada pegawai baru pun, tidak akan sulit mengajarinya. Semakin sering melakukan evaluasi, semakin akurat data stok yang dimiliki – meminimalisir terjadinya selisih stok yang ada di sistem dengan stok fisik di apotek.

Selain laporan laba rugi, software apotek juga dapat menyajikan data margin tertinggi/terendah sebagai bahan analisis yang bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan apotek. Ini memudahkan Anda untuk fokus mencapai target profit yang diinginkan.

Ingin mencobanya sekarang? Yuk, manfaatkan kesempatan Uji Coba Gratis dengan mendaftar di sini!