Apotek menjual barang-barang farmasi yang punya regulasi untuk urusan pemesanan, peredaran, dan juga retur barang. Apotek tidak boleh menjual produk obat yang sudah kadaluarsa/rusak/palsu kepada konsumen. Karena itu, pegawai apotek benar-benar harus mengecek dulu semua barang yang datang – memeriksa jumlah yang diterima apakah sudah sesuai dengan yang dipesan, tidak ada barang yang rusak/kadaluarsa, sampai nomor batch obat dicocokkan dengan faktur penerimaan. Setelah semuanya sesuai, baru diletakkan di rak penyimpanan. 

Lalu, bagaimana bila ada ditemukan obat yang kemasan/segelnya rusak dan kadaluarsa? Jelas, Anda bisa melakukan retur barang ke distributor/PBF (Pedagang Besar Farmasi). Retur barang biasanya juga bisa dilakukan untuk produk yang mendekati waktu kadaluarsa, sesuai ketentuan dari masing-masing PBF. Terus, bila distributor/PBF mengirim barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan, apotek juga bisa melakukan retur. Nah, bagaimana alur retur barang ke PBF? Berikut Farmacare punya ulasannya. Simak, yuk!

Retur barang untuk produk yang tidak sesuai pesanan

Disebut juga dengan retur barang kriteria good, artinya produk yang diretur masih dalam kualitas baik dan bisa dijual kembali. Ini alur retur untuk barang kriteria good:

• Apotek memberi tahu sales distributor/PBF untuk melakukan retur barang
• Sales akan mengecek fisik barang yang diretur, memastikan barang yang diretur sesuai dengan kriteria (produk masih utuh, tidak ada kemasan yang rusak)
• Jika telah sesuai, sales akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang) dengan ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab. 
• Barang dikembalikan ke PBF, dan dokumen TTRB tadi juga ditandatangani oleh petugas gudang/petugas retur bila semua barang retur sudah sesuai setelah diperiksa. 
• Admin gudang akan memproses retur barang sesuai dokumen retur.
• Untuk proses retur barang dengan kriteria good tidak membutuhkan waktu lama, sekitar 1 hari/di hari yang sama bila stok barang ready. Bila stok barang kosong – apotek akan mendapat faktur baru. 

Alur penanganan retur barang kategori good oleh PBF

• Barang yang diretur akan masuk ke gudang untuk dikarantina dan dikelompokkan berdasarkan kriteria good. 
• Dokumen TTRB akan diproses untuk membuat dokumen RMA (Return Material Authorization) disertai keterangan kriteria good di dalamnya.
• Distributor/PBF juga akan membuat dokumen LBB (Laporan Barang Baik) untuk pemberitahuan ke principal.
• Setelah semua proses selesai, barang tersebut bisa kembali menjadi stok untuk dijual.

Retur barang untuk produk yang hampir kadaluarsa 

Untuk barang yang hampir kadaluarsa, masing-masing PBF punya ketentuan masing-masing. Ada yang memperbolehkan barang untuk diretur di bulan ED dengan satuan strip, dan dikembalikan melalui sales distributor/PBF dengan menyertakan copy faktur. Ada juga yang memberlakukan aturan minimal 3 - 6 bulan sebelum ED, harus dikembalikan dalam satu box utuh, serta nomor batch obat dan tanggal kadaluarsa harus sesuai dengan faktur. Ada juga yang menetapkan produk dengan diskon maksimal, produk prekursor, produk OTC, dan produk generik, tidak bisa diretur. Meski ketentuannya bisa berbeda, namun proses retur untuk barang kriteria bad punya alur yang sama, yaitu:

• Apotek memberi tahu sales distributor/PBF untuk melakukan retur barang
• Sales akan mengecek fisik barang yang diretur, memastikan barang yang diretur sesuai dengan kriteria/ketentuan yang berlaku di PBF.
• Jika telah sesuai, sales akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang) dengan ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab.
• Jika jumlah barang yang diretur banyak, sales akan meminta bantuan tim transportasi untuk mengambil barang retur di apotek.
• Dokumen TTRB tadi diserahkan ke petugas pengiriman, lalu barang retur dan dokumen TTRB diserahkan ke petugas gudang/petugas retur, sekaligus dilakukan pengecekan barang.
• Jika semua barang retur telah sesuai dengan ketentuan PBF, maka admin gudang akan memproses retur barang sesuai dokumen retur.
• Pihak sales akan memberi kabar kepada pihak apotek sekitar 1 - 2 minggu setelah pengambilan barang retur.
• Barang retur akan ditukar dengan barang baru yang punya tanggal ED lebih panjang dan dikirim kembali ke apotek. 

Alur penanganan retur barang kategori bad oleh PBF 

• Barang retur akan dikarantina dan dikelompokkan berdasarkan kriteria bad. 
• Dokumen TTRB akan diproses untuk membuat dokumen RMA (Return Material Authorization) disertai keterangan kriteria bad di dalamnya.
• Barang retur dengan kriteria bad akan diinformasikan ke principal/pabrik produk tersebut terkait keputusan tindak selanjutnya. PBF akan mengirimkan LBR (Laporan Barang Rusak) kepada principal.
• Principal akan memberi SJP (Surat Jawaban Prinsipal). Jika SJP menyatakan produk retur akan dimusnahkan, maka perlu dibuat BAPB (Berita Acara Pemusnahan Barang). Laporan produk retur yang akan dimusnahkan, dilaporkan bersamaan dengan permohonan saksi pelaksanaan pemusnahan kepada BPOM/Dinas Kesehatan setempat. 
• Jika SJP menyatakan produk akan diambil kembali oleh principal, maka dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST).

Tantangan retur barang di apotek 

Selain langsung meretur barang ke distributor/PBF, Anda juga bisa melakukan retur melalui sub distributor. Hanya saja proses retur butuh waktu lebih lama. Kenapa? Karena sub distributor juga butuh waktu untuk meneruskannya ke distributor utama/PBF. Sehingga seringkali produk sudah terlanjur ED saat diterima PBF dan proses retur jadi tidak bisa dilakukan. 

Untuk menghindari hal ini, Anda bisa menambah jarak waktu pengajuan dari tanggal kadaluarsanya. Misal, ketentuan dari PBF boleh retur barang 3 bulan sebelum ED, jika harus melalui sub distributor sebaiknya sudah mulai mengajukan retur 6 bulan sebelum barang ED. Butuh waktu sekitar 3 - 4 bulan untuk sub distributor memprosesnya ke distributor utama/PBF sampai barang yang baru dikirim balik ke sub distributor. 

Tantangan lainnya adalah produk obat punya waktu kadaluarsa yang panjang, rata-rata 2 - 5 tahun. Sehingga butuh effort lebih untuk mencari faktur barang yang akan diretur. Jika tidak ada faktur, barang jadi tidak bisa diretur. 

Apalagi kadang petugas apotek juga tidak memeriksa kesesuaian nomor batch obat dengan yang ada di faktur saat pertama kali menerima barang. Yang diperiksa hanya nama obat, jumlah, dan tanggal kadaluarsa. Padahal, bila nomor batch tidak cocok dengan yang ada di faktur, barang jadi tidak bisa diretur. Apotek terpaksa harus mengelola sendiri produk yang kadaluarsa tersebut.

Nah, agar kejadian di atas tidak menimpa Anda – mulai sekarang lakukan pengelolaan stok dengan baik mulai dari pencatatan stok yang akurat, penerimaan barang yang sistematis, dan rekap faktur yang mudah dilacak. Semua bisa Anda lakukan dengan mudah dan cepat dengan bantuan software apotek seperti Farmacare. Ingin mencobanya? Daftar di sini untuk dapat kesempatan Uji Coba Gratis sekarang!   

Referensi:

• Dhea Rizky. 1 Oktober 2020. Standar Operasional Prosedur (SOP) Retur Produk Obat Berdasarkan Prinsipal di PBF. Youtube.com: https://bit.ly/3Cj6e7F
• Stefanny Agnes Salim. 6 November 2020. Mengenal Alur Pengembalian Produk "Retur" ke Pedagang Besar Farmasi. Farmasetika.com: https://bit.ly/3LSlVWD
• Belajar Farmasi Klinis. 27 November 2021. Pengembalian Obat/Retur Obat. Youtube.com: https://bit.ly/3RBmwxb