Beberapa apotek masih melakukan manajemen secara manual. Bukan hal yang salah, namun sering kali muncul kendala yang membuat manajemen apotek jadi tidak efektif dan efisien. Sebut saja, proses pengontrolan stok obat secara manual, masih harus melihat kartu stok dan buku penjualan obat. Belum lagi bila ada pengembalian obat, karyawan kesulitan mencari sekian banyak nota penjualan. Sehingga menghambat pembuatan laporan penjualan dan menyulitkan pengecekan stok obat – yang juga berpotensi menyebabkan selisih stok. 

Nah, untuk meminimalisir kesalahan, meningkatkan kualitas apotek, serta kinerja karyawan, dibutuhkan suatu sistem digital seperti software apotek. Agar mendapat gambaran lebih jelas, berikut Farmacare punya perbandingannya. Simak, yuk!

Perencanaan pengadaan manual vs fitur defekta

Perencanaan pengadaan obat didasarkan pada jumlah kebutuhan obat dalam jangka waktu tertentu. Tapi kenyataannya, pegawai apotek sering kesulitan menentukan stok minimal untuk restock karena jumlah kebutuhan obat tidak terdata secara otomatis dari histori penjualan. Jadi, penentuan kebutuhan obat hanya berdasarkan spekulasi – bukan perhitungan akurat yang membuat pengadaan stok jadi tidak efektif. Selain membuat modal hanya tertanam pada stok, juga menimbulkan potensi kehilangan omzet penjualan. 

Software apotek memiliki fitur defekta yang dapat mencatat daftar obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan stok. Daftar obat tersebut diambil secara otomatis dari data histori penjualan, yang memuat informasi stok minimum, laju penjualan barang (rata-rata penjualan per minggu per produk), sisa stok, serta pareto barang penting yang harus diprioritaskan dalam pengadaan. Sehingga barang yang tak dibutuhkan – tidak perlu di-order, dan stok barang yang diprediksi akan habis, dapat segera terisi kembali. Perencanaan pengadaan barang jadi lebih efektif, meminimalisir dead stock – apalagi risiko kehilangan pelanggan karena stok kosong. 

Proses penerimaan barang manual vs sistematis

Saat pegawai apotek menerima barang, wajib dilakukan pengecekan ulang sekaligus menginput faktur yang diterima dari PBF (Pedagang Besar Farmasi). Saat pengecekan, pegawai juga harus memperbarui jumlah stok di kartu stok, menginput tanggal kadaluarsa dan nomor batch satu per satu. Bila dilakukan secara manual, bukankah merepotkan? Belum lagi sambil harus melayani pelanggan, proses ini jadi sering tertunda. Membuat data faktur dan stok barang jadi tidak sesuai. Ketika harus melakukan retur pun, repot harus bongkar faktur pembelian. Bila ingin mengecek histori harga barang, juga harus bongkar faktur lagi. 

Tak hanya itu, saat order barang dan PBF tidak memberi tahu bahwa stok kosong – pegawai sering tidak aware kalau ada pesanan yang tidak datang. Mereka tidak mencocokkan kembali, barang yang dipesan dengan barang yang datang. Sehingga baru sadar ketika ada pelanggan yang mencari barang yang tidak datang tadi. Pelanggan tidak mendapat barang yang dicarinya, Anda pun terburu-buru harus memesan lagi ke PBF lain. 

Software apotek membantu Anda dalam proses penerimaan barang yang lebih sistematis. Kenapa? Proses input faktur jadi lebih mudah, yang lebih penting data faktur tercatat rapi dan bisa di-tracking. Sehingga memudahkan Anda mengetahui stok obat dibeli dari PBF mana saja – yang berguna saat akan melakukan retur barang maupun order barang, mengecek histori harga barang, serta mempercepat update stok barang baru (otomatis ter-update saat input faktur). 

Produk obat punya masa kadaluarsa yang panjang (3 - 5 tahun). Ketika Anda ingin mengajukan retur, harus disertai faktur pembelian dan nomor batch yang sesuai. Nah, faktur-faktur yang telah diinput ke sistem, membuat Anda tidak perlu lagi membongkar arsip faktur. 

Kartu stok manual vs kartu stok digital

Kita semua tahu kalau apotek menjual ribuan (2.000 - 7.000) produk obat dengan kemasan kecil-kecil dan varian yang sangat beragam. Tak heran bila mudah terselip atau bahkan dicuri. Apalagi bila masih manual, setiap ada penjualan, pegawai harus terus memperbarui kartu stok. Bila apotek sedang ramai, hal ini berpotensi terlewat dan membuat data stok tidak akurat. Bila pencatatan stok tidak akurat, akibatnya fatal, lho! Pengadaan barang jadi tidak sesuai kebutuhan, nggak tahu kalau ada barang mau ED, dan saat stock opname pun prosesnya jadi lama banget. 

Untuk mengantisipasi hal tersebut, pencatatan stok harus dilakukan dengan akurat. Pertama, input data barang secara detail, meliputi nama/merek obat, jumlah stok, tanggal kadaluarsa, dan nomor batch. Kedua, buat pencatatan stok terintegrasi dengan data penjualan dan faktur pembelian. Sehingga, setiap kali ada penjualan maupun pembelian barang, data di kartu stok langsung ter-update otomatis. Selisih stok pun dapat diminimalisir. 

Semua kebutuhan tersebut bisa diakomodir oleh software apotek. Tersedia fitur kartu stok digital yang memuat detail data barang termasuk Batch & ED. Ketika ada stok yang hampir kadaluarsa dalam jangka waktu 3 - 12 bulan ke depan, Anda bisa memilahnya dengan mudah. Sehingga obat tersebut bisa dijual lebih dulu. 

Buat laporan secara manual vs otomatis terintegrasi

Manajemen apotek yang dilakukan secara manual membutuhkan pencatatan di beberapa tempat berbeda. Misal, buku penjualan sendiri, buku pembelian sendiri, pencatatan stok sendiri. Nah, ketika harus membuat laporan, prosesnya jadi lebih rumit. Harus tarik data dari sana-sini, masukkan secara manual satu per satu ke excel, lalu dihitung sendiri menggunakan rumus-rumus untuk bisa mendapat laporan yang valid. Jelas merepotkan, memakan waktu, dan belum tentu juga akurat. Mengingat kompleksitas produk yang ada di apotek. Belum lagi bila ada perubahan harga pokok (ketika ada kenaikan harga beli dari PBF), Anda bisa saja terlewat memperbarui harga jual dan membuat rugi. 

Software apotek menyediakan laporan penjualan (all sales) dan laporan laba rugi yang terintegrasi secara otomatis. Di dalamnya terdapat data produk-produk yang memiliki margin/profit paling rendah hingga paling tinggi, yang bisa Anda sesuaikan kembali sesuai kebijakan apotek. Agar Anda tidak mengalami kerugian bila marginnya terlalu rendah, atau kehilangan pelanggan bila marginnya terlalu tinggi. Seperti Farmacare – software apotek yang juga dapat memberi notifikasi pemberitahuan untuk merubah harga jual bila ada perubahan harga pokok untuk menghindari kerugian karena salah memberikan harga jual.

Saatnya Anda tinggalkan cara lama dan beralih ke digital menggunakan software apotek. Manfaatkan Uji Coba Gratis Farmacare sekarang dengan mendaftar di sini!