Kamu sebagai pemilik atau pegawai apotek, pasti selalu disibukkan oleh urusan administrasi di apotek yang nggak ada habisnya. Padahal, kamu juga dituntut untuk melakukan pelayanan maksimal ke pelanggan/pasien. Gimana, ya, caranya biar pekerjaan administrasi di apotek bisa dilakukan dengan lebih simpel sehingga tak mempersulit kerja pegawai apotek? Toh, ujung-ujungnya pemilik juga yang diuntungkan, bukan? Coba temukan jawabannya di bawah ini! 

Perencanaan pengadaan obat

Apotek yang menjual obat, harus selalu menjamin ketersediaan barang jika mau untung. Bila barang yang dicari konsumen sering kosong, selain membuat rugi – image kalau apotek nggak lengkap, bakal muncul di benak konsumen. Bisa-bisa apotek jadi sepi pengunjung. Karena itu, diperlukan sebuah perencanaan pengadaan barang (obat) agar barang yang dipesan benar-benar sesuai kebutuhan. 

Kalau perencanaan yang dilakukan secara manual, biasanya dengan menarik data dari buku catatan pembelian, penerimaan obat, dan catatan penjualan obat – untuk mengetahui kebutuhan obat yang kosong. Jadi, kamu harus membuka banyak arsip dulu untuk mendapat daftar perencanaan pengadaan barang.   

Nah, di sini sistem apotek punya peran untuk membuat urusan pengadaan barang jadi lebih simpel. Kok bisa? Ya, seperti software apotek punya kartu stok digital yang selalu ter-update otomatis setiap ada penjualan ataupun pembelian. Sehingga bisa langsung terlihat, mana stok yang sekiranya hampir habis. 

Bahkan di software apotek seperti Farmacare, terdapat fitur Defekta yang bisa menjadi acuan perencanaan pengadaan obat. Defekta merupakan daftar stok obat yang harus dipesan berdasarkan perhitungan sisa stok (stok minimal), histori penjualan, dan daftar barang yang banyak dicari namun belum tersedia di apotek. 

Data di defekta sudah jelas lebih akurat karena semua perhitungan dilakukan secara otomatis. Termasuk perhitungan stok minimal dan pareto (kelompok obat yang harus diprioritaskan karena punya kontribusi paling besar terhadap omzet bisnis). Termasuk saat sales PBF datang menawarkan produk, kamu bisa cek di defekta, apakah apotek membutuhkannya atau tidak. Jangan sampai kamu melakukan pembelian yang sia-sia. 

Urusan penerimaan obat

Terkadang kamu dihadapkan dengan kondisi, sales PBF datang mengantar pesanan obat di saat kamu sedang sibuk melayani pasien. Sehingga menunda proses penginputan faktur dan pembaruan jumlah stok di kartu stok. Mungkin karena masih manual sehingga butuh waktu untuk mencatat satu per satu, belum lagi ribet sambil harus melayani pelanggan. Padahal kebiasaan menunda ini bisa bahaya, karena berpotensi membuat pencatatan stok jadi tidak akurat. 

Karena itu, software apotek hadir untuk membuat proses penerimaan barang jadi lebih smart. Sehingga dapat meminimalisir kekeliruan. Kamu pun yang menjalankan tugas ini tidak akan merasa berat. Kenapa? Karena ketika faktur pembelian diinput ke sistem software, seluruh data seperti jumlah stok barang, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan arsip faktur, akan otomatis ter-update. 

Kamu tinggal fokus mengecek kembali kondisi dan jumlah barang yang diterima, apakah sudah benar-benar sesuai. Untuk jumlah/jenis barang, kamu bisa mencocokannya lagi dengan defekta. Akan terlihat jelas ketika ada daftar barang di defekta yang masih kurang, sehingga kamu bisa segera mencarinya lagi di PBF lain. Informasi seputar PBF, bisa kamu track lewat riwayat faktur yang tersimpan di dalam sistem.       

Penyimpanan stok barang

Ada baiknya menyimpan stok barang di apotek menggunakan metode FEFO (First Expired First Out). Kenapa? Karena apotek yang melakukan pendistribusian obat punya regulasi ketat seputar produk kadaluarsa yang tak boleh sampai ke tangan konsumen. Karena itu, pegawai di apotek harus memperhatikan betul tanggal ED masing-masing barang. Produk yang dalam waktu 3 - 6 bulan ke depan akan kadaluarsa, harus sudah ditarik dari tempat penyimpanan apotek untuk segera diretur ke PBF. Sehingga tidak ada barang yang terbuang sia-sia, dan meminimalisir potensi kerugian.   

Dari pada kamu ribet mengawasi tanggal ED barang satu per satu, lebih baik serahkan saja pada sistem apotek. Di software apotek, terdapat kartu stok digital yang mencakup keterangan tanggal ED barang. Apalagi pada software apotek Farmacare, pencatatan tanggal ED juga berfungsi untuk memberi notifikasi ke pengguna bila ada stok barang yang dalam 3 - 6 bulan ke depan akan kadaluarsa. Kamu bisa segera menjual barang tersebut atau mereturnya ke PBF. 

Pencatatan tanggal ED yang akurat, juga memudahkan kamu untuk mengatur penyimpanan stok barang di display. Tempatkan barang dengan tanggal ED terdekat di urutan paling depan agar memudahkan pengambilan. Nanti kamu tinggal memanfaatkan fitur FEFO, yang secara otomatis akan mengurangi stok barang dengan ED terdekat pada sistem Farmacare, saat pelanggan datang. Simpel, kan?

Stock opname untuk evaluasi

Kenapa, sih, stock opname perlu dilakukan? Well, stock opname jelas diperlukan untuk mengevaluasi kesesuaian stok di kartu stok dengan real stock. Jika ada selisih, pencatatan stok dapat segera disesuaikan kembali dan bisa menjadi bahan perbaikan agar ke depannya dapat diminimalisir. Semakin sering kamu melakukan stock opname, pencatatan stok jadi semakin akurat, yang membuat bisnis apotek jadi makin cuan. 

Tapi, stock opname masih dianggap sebagai urusan administrasi di apotek yang merepotkan. Sehingga jarang-jarang dilakukan. Mungkin karena masih banyak yang melakukannya secara manual, dan bahkan beberapa harus sampai tutup apotek. Padahal, bila dibantu dengan sistem apotek, semuanya jadi lebih mudah. Gimana nggak, proses stock opname yang memanfaatkan software apotek bisa dilakukan dalam waktu beberapa jam saja. 

Di dalam software apotek sudah terdapat fitur stock opname yang bisa kamu manfaatkan. Prosesnya jadi lebih cepat karena masing-masing pegawai yang melakukan stock opname, dapat menggunakan smartphone mereka untuk mengoperasikan sistem apotek. Tinggal cocokkan jumlah stok di kartu stok digital dengan real stock yang ada di apotek. 

Terlebih Farmacare, membantu kamu bisa melakukan stock opname tanpa harus tutup toko. Saat sedang melakukan stock opname, setiap ada barang masuk ataupun terjual, akan langsung memperbarui data hasil stock opname tadi. Sehingga tidak perlu melakukan stock opname ulang. Jadi, proses stock opname bisa berjalan, sambil tetap melayani pelanggan. 

Gimana? Udah makin yakin kalau pemanfaatan teknologi beneran bisa buat urusan administrasi di apotek jadi nggak ribet? Makanya, yuk, langsung daftar Uji Coba Gratis Farmacare sekarang juga! Biar kamu bisa buktikan sendiri.