Peran dan tugas masing-masing pegawai apotek

Dari contoh struktur organisasi apotek di atas, berikut penjabaran peran dan tugas masing-masing:

Pemilik Sarana Apotek (PSA)

Apa tugas dari pemilik sarana apotek? PSA berhak dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kepemilikan (atau tergantung porsi modal) dan pengelolaan apotek meliputi hal manajemen, keuangan, ketenagakerjaan, operasional, perizinan, dan hal lain yang berkaitan dengan fungsi apotek sesuai regulasi. 

PSA memegang peran sebagai pemilik, sehingga punya tanggung jawab atas urusan keamanan apotek saat melakukan kegiatan usahanya. Termasuk bertanggung jawab atas kerugian yang diakibatkan oleh kelalaian pegawai apotek. PSA juga berwenang untuk mengambil keputusan dalam kegiatan usaha (atau sesuai perjanjian dengan APA). 

Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA)

Jika bertanya, siapa penanggung jawab di apotek? Ya, regulasi sudah mengatur bahwa setiap apotek wajib memiliki satu APA yang telah memegang SIA (Surat Izin Apotek). Jadi bila PSA adalah non-apoteker, dia wajib bekerja sama dengan satu apoteker yang akan dijadikan APA. 

Baca juga: Perhatikan! Ini Dia 6 Aspek Kemitraan Apotek agar Minim Konflik

APA sendiri bertanggung jawab atas kelangsungan perkembangan apotek yang dipimpinnya. Serta, memberi laporan langsung kepada pemilik (PSA). 

Tugas lain dari APA adalah memastikan operasional apotek mulai dari pemesanan dan penerimaan barang, manajemen stok, pelayanan pelanggan, transaksi penjualan, laporan keuangan, sampai pembayaran pajak – berjalan dengan baik dan terstruktur. 

Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK)

Tugas tenaga teknis kefarmasian di apotek meliputi:

• 
  Menjamin keamanan penggunaan obat pasien/pelanggan.
• Mencegah penyalahgunaan obat dengan memberi edukasi penggunaan obat ke pasien/pelanggan.
• Bantu melakukan penyimpanan obat sesuai regulasi.
• Membuat pencatatan dan pelaporan bisnis apotek.
• Melayani pelanggan yang datang untuk membeli obat bebas dan bebas terbatas.
• Melakukan pemesanan atas obat bebas dan bebas terbatas (sesuai persetujuan APA).
• Membantu APA dalam membuat racikan obat. 

Baca juga: Kenalan dengan Tenaga Teknis Kefarmasian dan Surat Tanda Registrasi TTK

Petugas administrasi dan gudang

Petugas administrasi di sini bertanggung jawab atas semua urusan administrasi apotek. Mulai dari pencatatan transaksi penjualan, stok barang, pengarsipan faktur pembelian barang, pendataan resep obat pasien, dan bisa merangkap sebagai petugas kasir yang melayani pembelian, juga pembuatan struk di apotek. 

Sedangkan petugas gudang, punya peran membantu TTK atau APA untuk melakukan penyimpanan persediaan produk obat dengan baik (sesuai regulasi). Termasuk penyusunan stok obat di apotek menggunakan metode FEFO (First Expired First Out). Petugas gudang juga bisa memperbarui kartu stok saat melakukan penyimpanan persediaan barang.

Tips pengembangan SDM di apotek

Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk bisa meningkatkan kualitas atau performa karyawan di apotek. Apa saja?

Memberi pelatihan yang bermanfaat

Pastikan seluruh karyawan di apotek punya product knowledge yang memadai. Product knowledge sangat berguna untuk bisa maksimal melayani pelanggan dan memberi rekomendasi obat yang tepat. Kamu dapat memberi training untuk me-reminder pengetahuan yang dimiliki karyawan. Training bisa dilakukan dengan metode campuran, yaitu mendengar, membaca, dan praktik langsung. Selain itu, pelatihan bisa dilakukan secara berkelanjutan dalam periode yang telah ditentukan. 

Sebagai contoh, setiap seminggu sekali karyawan diberi soal untuk mempelajari suatu obat untuk penyakit tertentu. Masing-masing pegawai bisa mendapat soal yang berbeda. Lalu, minta mereka juga untuk melakukan presentasi di depan seluruh karyawan. 

Korelasikan juga obat yang akan mereka rekomendasikan dengan yang tersedia di apotek. Mereka akan diberi waktu satu minggu untuk belajar dan mempersiapkan presentasi tersebut. Jadi, wawasan mereka bertambah, sekaligus memberi notice atas sediaan farmasi apa saja yang dimiliki/dijual apotek.       

Penuhi hak-hak karyawan

Apa saja hak-hak karyawan? Yaitu, gaji dan tunjangan, pelatihan kerja, perlakuan dan kesempatan yang sama, asuransi kesehatan dan tenaga kerja, serta jenjang karir yang jelas. 

Nah, ketika hak tersebut selalu terpenuhi, akan mendorong karyawan apotek untuk lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya. Sekaligus menumbuhkan loyalitas pegawai pada bisnis apotekmu. 

Berorientasi pada pengembangan karyawan

Bisnis yang baik adalah bisnis yang mau berinvestasi pada karyawannya. Dalam artian, ketika bisnis tumbuh, di balik itu pasti ada karyawan yang juga ikut berkontribusi. Jadi, investasi ke karyawan, sama dengan investasi untuk pertumbuhan bisnis. Maka itu diperlukan adanya strategi pengembangan SDM apotek.

Salah satu caranya bisa dimulai dengan melakukan kompetisi sehat. Seperti meminta setiap pelanggan yang datang ke apotek untuk mengisi customer satisfaction score (CSAT), dan memastikan pelayanan yang diberikan oleh masing-masing karyawan apotek sudah maksimal. 

Tujuannya agar dapat mengukur tingkat kepuasan pelanggan yang datang ke apotek. Bisa menggunakan skala angka 1 sampai 5 atau indikator berupa emoticon. Hal ini dilakukan agar seluruh pegawai bisa bersaing sehat dan memberi motivasi mereka dalam bekerja. Jika tingkat kepuasan rendah, kamu bersama semua pegawai dapat melakukan evaluasi.

Maka itu, biar karyawan di apotekmu tidak mengabaikan kualitas pelayanan di apotek, serahkan urusan operasional yang ribet pada Farmacare. Aplikasi pintar yang membuat pengelolaan apotek jadi lebih simpel. Buktikan sekarang dengan mendaftar Uji Coba Gratis, yuk!

Referensi:

Poppy. 14 Januari 2023. Pengertian Sumber Daya Manusia dan Manajemen SDM. Talenta.co (Blog): https://bit.ly/466LHjE