Pengadaan barang yang efektif menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan bisnis apotek. Agar berjalan efektif dibutuhkan perencanaan yang mengacu pada keakuratan pencatatan stok, histori penjualan di apotek, dan juga target konsumen. Pengadaan obat-obatan dilakukan dengan memesan melalui jalur resmi sesuai peraturan perundang-undangan medis. Pengadaan barang yang efektif punya pengaruh pada kemajuan bisnis apotek. Berikut Farmacare punya tips untuk melakukan pengadaan barang yang efektif. Simak, yuk! 

Kenapa dibutuhkan pengadaan barang yang efektif?

Manfaat pengadaan barang yang efektif:

• Selalu bisa memenuhi permintaan pelanggan, memberikan kesan apotek lengkap
• Dapat meminimalisir jumlah barang mati (dead stock)
• Inventory turnover jadi lebih baik, modal tidak banyak tertanam di barang
• Arus kas terkendali
• Faktur jatuh tempo lebih terkontrol, pemesanan barang bisa disesuaikan dengan anggaran dan menghindari tunggakan

Sedangkan, kerugian dari pengadaan barang yang tidak efektif adalah:

• Sering kehabisan stok dan membuat pelanggan kecewa
• Arus kas terganggu karena jumlah barang yang masuk dan keluar tidak seimbang
• Banyak modal tertanam di barang dan tidak berputar
• Mudah teriming-iming diskon / program dari PBF padahal barang tersebut belum tentu laku
• Sering tombok karena faktur jatuh tempo terus menumpuk di satu waktu 
• Apotek sulit berkembang karena uang modal terus habis untuk biaya pengadaan

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat pengadaan barang

Dalam tahap perencanaan:

• Defekta
  Daftar stok obat yang harus dipesan berdasarkan perhitungan sisa stok dan histori penjualan. Juga bisa tambahkan daftar produk yang banyak dicari pelanggan, namun belum tersedia di apotek.

• Pareto
  Prioritaskan pengadaan barang bagi kelompok obat yang punya kontribusi paling besar pada omzet bisnis. 
  
  
• Stok Minimal / Buffer Stock
  Stok minimal yang harus dimiliki apotek berdasarkan histori penjualan dan lead time yang dibutuhkan untuk proses pemesanan, serta pengiriman dari PBF.
  
  
• Arus Kas
  Usahakan biaya untuk pengadaan barang tidak melebihi omzet atau uang kas yang dimiliki agar arus kas tidak terganggu dan pembayaran faktur jatuh tempo tetap lancar.

Dalam tahap pemesanan pembelian:

• Distributor/PBF
  Jangan bergantung hanya pada satu PBF, perkaya akses agar tak kesulitan memperoleh stok obat. Perhatikan juga kebijakan retur barang, harga dan diskon yang diterapkan masing-masing PBF. 
  
  
• Frekuensi Pemesanan
  Baik sering atau jarang, masing-masing punya kelebihan dan kekurangan. Agar lebih sesuai, tentukan frekuensi pemesanan dari perhitungan buffer stock dan lead time untuk menghindari stok kosong.
  
  
• Cek ketersediaan barang di PBF
  Catat barang-barang yang sudah berhasil dipesan untuk menghindari double order, serta yang tidak berhasil dipesan agar bisa mencari PBF lain yang menyediakan barang tersebut.

Dalam tahap penerimaan barang:

• Penerimaan Barang
  Barang diterima oleh apoteker penanggung jawab (APA) terutama untuk kategori obat psikotropika, narkotika, dan obat keras. Setelah barang diterima, wajib dicek kembali untuk memastikan tidak ada obat yang salah kirim, salah jumlahnya, mendekati ED, nomor batch tidak sesuai, ataupun rusak. Simpan barang di tempat penyimpanan sesuai urutan FEFO (First Expired First Out)
  
  
• Input Faktur
  Segera input faktur ke dalam sistem beserta nomor faktur, tanggal penerimaan dan nilai faktur, serta tanggal jatuh tempo. 
  Format faktur per distributor/PBF berbeda, perlu ketelitian saat melakukan input faktur
  
  
• Pengarsipan Faktur
  Tandai faktur yang sudah diinput agar tidak dobel, simpan secara berurut sesuai tanggal penerimaan. 
  Simpan faktur sebagai arsip untuk keperluan retur barang dan juga kebutuhan audit pajak (batas maksimal 5 tahun)
  
  
• Harga Jual
  Atur harga jual sesuai strategi pemasaran (disarankan markup 15% - 25% dari harga pokok barang setelah PPN) dan pastikan tidak melebihi HET (Harga Eceran Tertinggi). Apabila ada perubahan harga pokok, sesuaikan kembali harga jual dengan tepat.

Frekuensi pengadaan barang

Penentuan frekuensi pengadaan barang punya dampak positif dan negatifnya masing-masing berikut ini: