Saat akan memulai sebuah usaha pasti ada perencanaan yang harus dilakukan. Ibarat memasuki medan perang, tak mungkin kita melakukannya tanpa berbekal senjata. Salah satu yang paling penting adalah perencanaan keuangan.

Dilansir dari smallbusiness.chron.com, perencanaan keuangan dapat memandu kita mengambil keputusan bisnis sehari-hari. Membandingkan angka perkiraan dengan hasil aktualnya di lapangan, yang menunjukkan kondisi kesehatan keuangan dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Sebuah bisnis sederhana saja disarankan memilikinya, apalagi bisnis apotek yang menjual ribuan produk obat — perencanaan keuangan menjadi suatu hal yang wajib. Di bawah ini Farmacare akan ulas seputar perencanaan keuangan apotek baru. Simak, yuk!

Perencanaan keuangan untuk modal awal

Ketika Anda akan membuka bisnis apotek, hal penting yang harus diperhatikan adalah lokasi tempat apotek berada, kompetitor di lingkungan sekitar apotek, dan mengukur peluangnya. Selain poin-poin tersebut, Anda juga harus memahami bahwa ada beberapa konsep bisnis apotek yang bisa Anda pilih, seperti apotek berbentuk jaringan/komunitas, franchise, apotek modern dalam supermarket, apotek yang berdiri sendiri, sampai apotek yang memakai konsep kerja sama/kolaborasi.

Apotek dengan konsep kerja sama bisa dijadikan pilihan ketika Anda ingin membuka apotek yang kontribusi modalnya lebih kecil. Anda bisa mengajak rekan seprofesi lain untuk bersama-sama membuka apotek dengan kontribusi modal yang berbeda. Misal, ada yang berkontribusi modal berupa tempat, dana tunai, persediaan obat atau relasi ke principal, sampai ada yang berkontribusi atas modal keahlian. Nanti, profit dari apotek akan dibagi secara proporsional sesuai porsi kontribusi masing-masing — yang kesepakatannya tertuang dalam kontrak kerja sama.

Nah, untuk mempermudah proses penawaran kerja sama, Anda sebaiknya membuat profil apotek (berupa data penjualan, kunjungan pelanggan, strategi pemasaran, dan potensi) untuk bisa disajikan kepada para investor, rekanan dokter, sampai teman seprofesi ketika ingin membuka apotek dengan konsep kolaborasi. Simak pemaparan selengkapnya seputar kerja sama apotek oleh Ayu Suryaningsih, apoteker sekaligus pemilik apotek Mitra Medika Group di sini.

Merencanakan target penjualan

Dalam hal penjualan, ada poin yang harus selalu dimonitor yaitu terkait jumlah transaksi per hari, jumlah penolakan barang, dan juga selisih kas. Usahakan selalu disiplin mencatat setiap transaksi masuk dan keluar apotek secara akurat agar Anda bisa menggunakan data tersebut untuk evaluasi. Pencatatan ini juga bisa dijadikan acuan ketika ada selisih kas. Terlebih saat ada penolakan atau retur barang, akan memudahkan Anda melakukan tracking.

Selain monitoring, ada juga beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan pendapatan bisnis apotek. Apa saja?

1. Tetapkan target penjualan yang jelas, monitor pencapaian secara berkala, dan lakukan evaluasi bila belum mencapai target.
2. Pastikan ketersediaan stok barang, terutama untuk produk obat yang paling sering dicari oleh masyarakat sekitar apotek.
3. Maksimalkan tata letak barang untuk meningkatkan keinginan pelanggan menambah produk yang mereka beli.
4. Manfaatkan kanal online untuk memasarkan apotek, melakukan transaksi jual-beli, dan menyediakan layanan pesan antar.
5. Kerja sama dengan dokter di lingkungan sekitar apotek atau instansi pemerintah/swasta untuk meningkatkan referensi dan kunjungan pelanggan ke apotek.
6. Buat program loyalitas pelanggan
7. Cek selisih kas harian dan beri teguran pada pegawai apabila selisih di luar toleransi.
8. Catat penolakan penjualan karena barang kosong sebagai acuan untuk pengadaan.

Hitung-hitung laba dan margin per produk

Margin adalah persentase keuntungan dari setiap produk obat yang Anda jual. Sedangkan laba/profit merupakan keuntungan bersih yang diperoleh apotek dalam periode tertentu. Target dari laba bersih yang ingin Anda capai sebaiknya ditentukan sejak awal. Buatlah target yang realistis sebagai patokan tujuan bisnis.

Untuk besar margin per produk obat disarankan berkisar 20% — 25% dari harga pokok barang setelah PPN. Kenapa? Agar setelah dikurangi biaya operasional sekitar 10%, masih ada laba bersih sekitar 10% — 15%. Margin untuk obat bebas/fast moving bisa dibuat lebih kecil dari jenis obat swamedika, dan margin paling besar adalah untuk obat resep/slow moving.

Ketika ada kenaikan harga pokok dari supplier, jangan lupa untuk segera melakukan penyesuaian harga jual agar tidak merugi. Jika ada produk dengan margin di bawah 10% atau di atas 35%, harus Anda evaluasi lagi agar dapat menghindari kerugian, namun tetap memberi harga yang kompetitif.

Tapi balik lagi, semua tergantung pada pemetaan kompetitor dan target konsumen Anda dalam membuat strategi harga jual yang sesuai. Anda juga bisa fokus menentukan Unique Selling Point (USP) dari apotek yang tidak dimiliki kompetitor lain. USP ini nantinya bisa membantu Anda untuk tidak terjebak dalam persaingan harga yang tidak sehat.

Menentukan strategi pembelian/pengadaan obat

Hal paling pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari supplier yang bisa memberi harga/diskon terbaik. Karena itu penting untuk membangun relasi agar mendapat insight seputar informasi supplier terbaik. Perhatikan juga tren dan minat pasar agar Anda dapat melakukan pengadaan stok dengan tepat dan menghindari terjadinya dead stock.

Teliti kembali semua produk obat saat penerimaan barang. Jangan sampai ada barang yang rusak, kuantitasnya tidak sesuai, apalagi sampai kadaluarsa. Lalu, adakah tips operasional yang efektif untuk bisa mengurangi risiko kerugian? Tentu ada! Simak di bawah ini:

1. Selalu mencatat defekta yang akan berguna saat pengadaan obat.
2. Pantau nilai pengadaan obat agar tidak melebihi pendapatan. Usahakan pembelian stok tidak lebih dari 80% omzet penjualan, sehingga ada kas tersisa untuk biaya operasional dan laba bersih.
3. Selalu mengacu pada data (defekta, barang laris, barang tidak laku) untuk menentukan barang jumlah stok. Stok minimal untuk 3 hari dan maksimal 10 hari, atau tergantung lead time pengiriman barang dari PBF.
4. Disiplin mencatat keluar-masuknya barang secara akurat dan lakukan stock opname secara berkala — disarankan 1 bulan sekali agar selisih stok dapat terdeteksi dan usahakan tidak lebih dari 2% nilai inventori.
5. Lakukan stock count dengan sampling barang-barang fast moving setiap hari atau minggu.
6. Lakukan analisis pareto untuk mengetahui barang-barang mana yang berkontribusi besar terhadap penjualan.
7. Pantau barang-barang tidak laku atau mendekati kadaluarsa, sehingga bisa diusahakan dulu untuk dijual.

Mungkin pekerjaan di atas akan sulit dilakukan secara manual. Tapi ada, kok, cara untuk mempermudahnya. Gimana? Ya, Anda bisa menggunakan software apotek seperti Farmacare, yang bisa membuat pekerjaan operasional apotek jadi lebih mudah, cepat, dan efektif. Penasaran? Gunakan Uji Coba Gratis dengan mendaftar di sini sekarang!

Referensi:

• Farmacare ID. 26 April 2022. Perencanaan Keuangan untuk Apotek Baru dan Cabang. YouTube.com: https://bit.ly/3RiWn6u
• Chron Contributor. 5 Maret 2021. The Importance of a Financial Plan for a Small Business. Smallbusiness.chron.com: https://bit.ly/3PZO3HH
• E-Book Farmacare: 5 Pilar Maksimalkan Bisnis Apotek. Farmacare.id: https://farmacare.id/ebook