Indonesia menjadi salah satu negara yang ikut berpartisipasi dalam program Tata Kelola Obat yang Baik di Sektor Farmasi. Karena itu, diperlukan pengendalian stok obat di apotek agar dapat mengatasi kelebihan dan kekurangan stok. 

Nah, bicara soal kelebihan stok, sebenarnya ada untung ruginya sendiri. Seperti, stok obat  di apotek yang terlalu banyak tentu membutuhkan tempat serta biaya penyimpanan yang lebih besar. Namun, jika terlalu sedikit juga berisiko ada pasien yang tidak terlayani karena stok obat kosong. 

Lebih lengkapnya, yuk, kita bahas soal untung rugi stok obat di apotek yang berlebih berikut ini!

Untung rugi punya stok obat berlebih di apotek

Terkadang di kondisi tertentu, apotek sengaja menyimpan persediaan secara berlebih. Ini balik lagi tergantung pada kegunaan, kondisi market, dan jenis obatnya. Berikut ulasan selengkapnya!

Keuntungan stok obat di apotek berlebih

Pertama, misal saat pandemi COVID-19, apotek memilih untuk menjaga kelebihan stok untuk mengantisipasi adanya lonjakan demand. Terutama untuk produk masker, hand sanitizer, suplemen/vitamin, dan obat flu batuk.

Jika kelebihan stok obat di apotek karena sengaja untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang diprediksi akan melonjak, tentu dampaknya menguntungkan.   

Kedua, keuntungan lain adalah perilaku dan kondisi pasar bisa berubah-ubah. Dengan inventaris yang berlebih dan prediksi yang tepat, apotek akan selalu siap memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat. Misal produk obat tertentu sedang langka, berkat stok yang berlebih – pelanggan bisa membelinya di apotekmu. 

Baca juga: Bagaimana Strategi Menentukan Daftar Obat untuk Apotek Baru?

Ketiga, kamu bisa memberi diskon kepada pelanggan untuk menarik pelanggan baru dan memperluas basis pelanggan. Harga yang lebih murah dari kompetitor akan memberi keunggulan bagi apotek. Ketimbang stok obat yang berlebih itu terlanjur kadaluarsa, kamu bisa menjualnya dengan harga promo asal balik modal. 

Keempat, stok berlebih mampu mengantisipasi lamanya waktu pengiriman dari distributor (PBF). Sehingga bila ada barang pesanan yang terkendala di pengiriman, kamu jadi tak khawatir kehabisan stok obat. 

Kerugian stok obat di apotek berlebih

Pertama, modal yang dibutuhkan untuk pengadaan jadi lebih besar. Jika kamu menginginkan stok obat yang lebih banyak, tentu kamu harus mengeluarkan modal lebih besar. 

Lalu, jika stok tersebut tidak langsung terjual dalam waktu dekat, akan banyak modal tertumpuk pada stok. Ditambah biaya tempat untuk penyimpanan barang yang juga berpotensi menggerogoti laba. 

Kedua, ada risiko stok obat yang berlebih itu menjadi kadaluarsa. Akan lebih baik bila barang yang mendekati ED bisa diretur ke PBF. Sehingga kamu mendapat barang baru dengan tanggal kadaluarsa lebih panjang. 

Jika tidak, kamu harus menjualnya dengan harga murah yang membuat bisnis apotek memperoleh margin dan keuntungan lebih sedikit.   

Ketiga, menahan stok obat berlebih bisa menghambat perkembangan bisnis karena cash flow bisnis apotek jadi tidak lancar. Kamu mungkin membutuhkan tambahan pinjaman modal untuk memperlancar cash flow dan membuat bisnis kembali berjalan lancar. 

Keempat, meningkatkan risiko barang hilang atau tercecer. Terlebih bila manajemen stok tidak dilakukan dengan baik, kamu akan sulit mengetahui bila ada barang yang hilang. Kamu juga akan kesulitan melacak barang yang tercecer karena stok yang terlalu banyak. 

Perhitungan stok minimal dan stok maksimal obat

Agar operasional bisnis apotek tidak terganggu, ketersediaan stok obat di apotek harus terjamin. Kamu bisa memulainya dengan menghitung stok minimal dan maksimal barang yang harus dimiliki apotek. Caranya bisa menggunakan rumus berikut:

Rumus Safety Stock (SS)

Rumus yang bisa digunakan untuk menghitung safety stock adalah

Safety Stock (SS) = LT x CA

Keterangan:

LT: Lead Time (waktu tunggu pesanan)

CA: Consumption Average (rata-rata penggunaan per hari)

Contoh:

Apotek Sehat Bersama ingin memesan antibiotik ke PBF dengan lead time 7 hari. Rata-rata obat laku terjual adalah 3 strip/hari. Berapa safety stock yang harus dimiliki apotek?

SS = LT x CA

= 7 x 3

= 21 strip 

Rumus Stok Minimal (SMin)

Rumus yang bisa digunakan untuk menghitung stok minimal adalah

Smin = (LT x CA) + SS atau 2 x SS

Keterangan:

LT: Lead Time (waktu tunggu pesanan)

CA: Consumption Average (rata-rata penggunaan per hari)

SS: Safety Stock (stok aman yang harus dimiliki apotek)

Contoh:

Apotek Sehat Bersama ingin memesan antibiotik ke PBF dengan lead time 7 hari. Rata-rata obat laku terjual adalah 3 strip/hari dengan safety stock yang harus dimiliki apotek sebanyak 21 strip. Berapa stok minimal yang harus dimiliki apotek?

SMin = (LT x CA) + SS

= (7 x 3) + 21

= 21 + 21

= 42 strip

Rumus Stok Maksimal (SMak) 

Rumus yang bisa digunakan untuk menghitung stok maksimal adalah

SMak = SMin + (PP x CA)

Keterangan:

SMin: Stok minimal

PP: Procurement Period (periode pengadaan)

CA: Consumption Average (rata-rata penggunaan per hari)

Contoh:

Apotek Sehat Bersama memiliki stok minimal produk antibiotik sebanyak 42 strip. Lalu, apotek ingin mengetahui berapa stok maksimal yang harus mereka miliki dalam periode 60 hari, bila rata-rata penjualan produk adalah 3 strip per hari?

SMak = SMin + (PP x CA) 

= 42 + (60 x 3)

= 42 + 180

= 222 strip 

Pengadaan efektif dengan Farmacare Order

Masing-masing PBF atau distributor obat farmasi punya kebijakan dalam menentukan lamanya lead time. Karena itu, kamu harus memilih distributor (PBF) dengan bijak, yang bisa menawarkan harga terbaik dengan waktu pengiriman tercepat. 

Baca juga: 5 Kriteria dalam Memilih Distributor Obat Farmasi (PBF)

Nah, sekarang sudah ada Farmacare Order (FCO) yang bakal membantu kamu melakukan pengadaan yang simpel dan cerdas. Kok bisa? 

Ya, karena hanya dalam satu aplikasi kamu bisa langsung membandingkan harga, lama waktu pengiriman, dan ketersediaan stok dari banyak supplier (PBF) sekaligus. Sehingga memudahkan kamu mengambil keputusan akan memesan dari supplier yang mana. 

Bila kamu mengetahui lama waktu pengiriman (lead time), kamu bisa menghitung jumlah stok minimal dan maksimal dengan lebih mudah. Kamu juga bisa memantau status orderan di aplikasi, sehingga dapat memperkirakan barang sampai di apotek dengan lebih pasti. 

Jadi kamu mampu menentukan, mana stok obat di apotek yang sebaiknya punya jumlah stok maksimal, dan mana produk obat yang sebaiknya di stok dengan jumlah stok minimal. Yuk, saatnya beralih ke Farmacare Order dengan mendaftar di sini!

Referensi:

Titik Rahayu Indarti, dkk. 2019. Pengendalian Persediaan Obat dengan Minimum-Maximum Stock Level di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta. Jurnal.ugm.ac.id: https://bit.ly/3F6TrWA