Apotek yang juga merupakan bisnis ritel, punya perbedaan dengan bisnis ritel lain. Ini karena apotek menyediakan ragam produk yang lebih banyak, antara 2.000 - 7.000 SKU dengan bentuk dan nama barang yang rumit dan mirip satu sama lain. Proses pemesanan dan penerimaan barang pun lebih kompleks karena beberapa barang harus dipesan dan diterima oleh apoteker penanggung jawab. Belum lagi pencatatan stok barang harus dilakukan dengan lebih detail, mencakup tanggal ED dan nomor batch barang. Hal ini sebagai bentuk mitigasi risiko agar konsumen tidak menerima obat kadaluarsa yang berbahaya. Bisa dibilang, manajemen operasional apotek jadi lebih kompleks karena menyangkut transaksi jual-beli obat. 

Nah, agar pencatatan stok akurat – yang berdampak pada tidak adanya barang yang kadaluarsa, stok kosong ataupun over stock, dan profit apotek surplus, dibutuhkan sebuah pengelolaan stok barang. Ada tiga metode yaitu FIFO, FEFO, dan LIFO, yang bisa kamu terapkan. Bagaimana cara kerjanya dan metode apa yang paling cocok diterapkan di apotek? Farmacare punya ulasan di bawah ini. Simak, yuk!

Metode FIFO (First In First Out)

Merupakan metode pengeluaran barang dengan urutan barang yang pertama kali masuk adalah yang harus dikeluarkan/dijual lebih dulu. Barang yang terakhir masuk, akan dikeluarkan belakangan. Metode ini sangat berguna untuk bisnis ritel yang menjual produk-produk dengan tanggal kadaluarsa yang singkat (di bawah 1 minggu). Juga cocok untuk produk-produk yang tidak terpengaruh tren pasar. Seperti bahan pangan pokok yang selalu dibutuhkan konsumen.

Metode ini bantu meminimalisir kerugian akibat produk yang terlanjur busuk/kadaluarsa karena tidak segera laku terjual. Contoh yang paling sering kita lihat adalah produk roti di minimarket. Pegawai minimarket biasanya menyusun roti yang baru datang di rak paling belakang, dan roti yang datang hari sebelumnya di urutan paling depan. Sehingga bisa lebih dulu diambil konsumen agar tidak ada produk yang terlanjur kadaluarsa. 

Selain itu, metode ini biasanya digunakan ketika harga pokok barang mengalami inflasi (kenaikan harga pokok). Dimana harga pokok barang yang datang lebih awal tentu lebih rendah, dibanding barang yang baru datang. Sehingga barang yang datang lebih awal harus dijual lebih dulu agar menghasilkan margin yang lebih tinggi. 

Metode LIFO (Last In First Out)

Merupakan metode pengeluaran barang dengan urutan barang yang terakhir masuk adalah yang lebih dulu dijual/dikeluarkan. Metode LIFO cocok digunakan untuk produk yang tidak memiliki masa kadaluarsa sehingga tidak ada concern untuk mengatur barang sesuai tanggal kadaluarsanya demi menjaga kualitas produk. Tak masalah bila harus menyimpan barang ini dalam jangka waktu yang lama. Metode LIFO menguntungkan pelaku usaha karena mereka bisa menghemat pengeluaran pajak ketika sedang terjadi inflasi. Kenapa? Karena saat terjadi inflasi, laba yang dihasilkan lebih sedikit sehingga pengeluaran pajak jadi lebih rendah.

Metode ini juga cocok digunakan oleh pelaku usaha ritel yang produknya sangat terpengaruh tren pasar. Contoh, para pelaku usaha di bidang fashion. Mereka pasti akan menjual barang yang baru datang karena sedang sesuai trennya. Jika model pakaian (misalnya), yang sedang tren baru datang, mereka harus menjualnya lebih dulu karena minat pasar sedang tinggi. Ada momen yang harus mereka kejar, agar omzet bisa naik. Stok pakaian yang lama akan ditahan dulu di gudang, baru dijual lagi saat tren kembali berubah di kemudian hari. 

Metode FEFO (First Expired First Out) buat manajemen operasional apotek jadi lebih simpel

Merupakan metode pengeluaran barang dengan urutan mengeluarkan/menjual lebih dulu barang yang punya tanggal kadaluarsa lebih pendek. Fokus pengelolaan barang pada metode FEFO adalah tanggal kadaluarsa produk. Ini sangat dibutuhkan usaha ritel seperti apotek, yang punya regulasi ketat seputar produk kadaluarsa yang tidak boleh sampai diterima konsumen. Bahkan produk yang hampir kadaluarsa (3 - 6 bulan sebelum tanggal ED) harus sudah ditarik dari tempat penyimpanan di apotek untuk diretur ke PBF, mengantisipasi potensi kerugian bila barang terlanjur ED di apotek. 

Meskipun ada barang yang baru datang dan punya tanggal kadaluarsa lebih pendek, tetap harus dijual lebih dulu. Dengan begitu, apotek dapat menjamin obat yang diberikan ke konsumen bukanlah barang kadaluarsa, tapi barang yang punya masa kadaluarsa panjang. 

Nah, pada software apotek seperti Farmacare, terdapat fitur FEFO yang memudahkan kamu mengatur stok. Kenapa? Sistem secara otomatis akan mengeluarkan barang yang punya tanggal kadaluarsa paling pendek lebih dulu. Fitur FEFO bisa dimanfaatkan secara otomatis dan manual. Jika manual, kamu bisa melihat kembali apakah nomor batch obat sudah sesuai. Jika belum sesuai, kamu bisa mengubahnya lebih dahulu sebelum melanjutkan proses transaksi. Perlu diperhatikan juga, pengaturan stok di tempat penyimpanan obat juga harus sudah sesuai. Dalam artian, pegawai apotek harus sudah meletakkan barang yang tanggal kadaluarsanya paling pendek di urutan paling depan, agar memudahkan pengambilan barang saat melayani konsumen. 

Dengan begitu, pencatatan stok jadi lebih akurat karena minim selisih antara yang ada di sistem dengan real stok yang ada di apotek. Biar lebih jelas, kamu bisa menyimak tutorial fitur FEFO dan cara memilih batch di kasir Farmacare di bawah ini.

Di Farmacare, kamu juga akan mendapat notifikasi apabila ada stok barang yang dalam waktu 3 - 6 bulan ke depan akan kadaluarsa. Sehingga bisa segera kamu retur ke PBF.