Apa yang dimaksud dengan pengadaan obat? Ya, pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan obat di apotek agar ketersediaannya terjamin. Bila apotek dapat menjaga ketersediaan stok obat, kebutuhan masyarakat akan kesehatan lebih mudah terpenuhi.

Lalu, bagaimana alur pengadaan obat di apotek? Pengadaan obat sendiri tidak dilakukan sembarangan, lho. Sebab bila tidak sesuai, pengadaan yang dilakukan hanya akan membawa kerugian bagi bisnis apotek. Nah, agar pengadaan barang di apotek jadi efektif, ada alur yang harus diikuti.   

Baca juga: 101 Manajemen Stok: Tips Pengadaan Barang yang Efektif 

Alur pengadaan obat di apotek

Apotek melakukan pengadaan barang secara rutin. Untuk frekuensinya, tergantung dari masing-masing apotek. Ada yang jarang, ada juga yang sering. Perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan strategi bisnis apotek itu sendiri. 

1. Perencanaan kebutuhan obat
   Perencanaan dibutuhkan untuk memprediksi kebutuhan stok obat di apotek. Agar perencanaan jadi efektif, kamu bisa menarik data dari histori penjualan dan kartu stok. Sehingga terlihat produk obat apa saja yang sudah mencapai stok minimum, atau berpatok pada barang prioritas sesuai analisis pareto.
   
   Jika menggunakan software apotek seperti Farmacare, kamu bisa memanfaatkan defekta sebagai patokan untuk pengadaan obat di apotek. Defekta (defecta) adalah pencatatan obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan stok di apotek. Adanya defekta, bantu kamu melakukan pengelolaan sediaan farmasi di apotek dengan lebih efektif. Sehingga menghindari risiko terjadinya stok kosong/berlebih.  |
   
   
2. Proses pemesanan
   Nah, untuk proses pemesanan barang, kamu sebagai apoteker penanggung jawab harus memesan sesuai pencatatan defekta. Proses pemesanan sendiri bisa melalui salesman distributor yang datang ke apotek dengan membuat surat pesanan. 
   
   Namun, jika proses menunggu salesman terlalu lama, kamu bisa melakukan pemesanan barang melalui surat elektronik (email). Tapi, jika kamu butuh proses yang lebih cepat dan mudah, saat ini sudah ada distributor farmasi yang memiliki aplikasi. Sehingga kamu bisa langsung melakukan pengadaan barang melalui aplikasi kapan saja dan dari mana saja. Proses pemesanan pun jadi anti ribet. Barang yang dipesan juga cepat sampai.         
3. Manajemen penyimpanan obat
   Penyimpanan obat di apotek juga perlu diperhatikan agar mutu obat tetap berkualitas sampai ke tangan konsumen. Upayakan untuk menyimpan obat dalam wadah asli dari pabrik, serta selalu mencatat nomor batch dan tanggal kadaluarsa pada kartu stok. Sistem penyimpanan obat bisa dibagi berdasarkan kelas terapi obat, bentuk sediaan, serta disusun sesuai abjad dan tanggal kadaluarsanya.
   
   Lalu, obat dengan tanggal kadaluarsa terdekat, harus dijual lebih dulu. Sedangkan, obat narkotika dan psikotropika harus disimpan di lemari khusus yang diberi tanda dan dilengkapi kunci ganda. Kunci lemari dipegang oleh apoteker penanggung jawab yang telah ditunjuk. 
   
   Nah, pemesanan obat melalui salesman maupun via platform online, pasti ada plus-minusnya. Berikut Farmacare ingin beri ulasan di bawah ini. Simak, yuk!       

Plus-minus pengadaan obat di apotek via sales vs online 

Pengadaan obat di apotek yang dilakukan secara konvensional, sangat bergantung pada salesman distributor yang datang mengunjungi apotek satu per satu. Sedangkan, pengadaan obat di apotek juga bisa dilakukan secara online, dengan memanfaatkan aplikasi/website. Kedua metode tersebut punya plus-minus masing-masing. Apa saja? Yuk, simak  pembahasan berikut!

Mudah vs sulit memperoleh informasi produk

Bisnis distributor obat konvensional biasanya masih membebankan tanggung jawab kepada salesman untuk melakukan pengenalan/edukasi seputar produk, variasi produk, kandungan, dan lainnya. Tapi saat salesman datang, namun kamu sebagai apoteker penanggung jawab sedang tidak ada di apotek – pengenalan produk pun jadi tertunda. 

Padahal untuk bisa kembali ke apotek lagi, salesman harus menunggu rute atau jadwal kunjungan berikutnya. 

Sedangkan, kalau apoteker bisa memperoleh informasi produk secara lengkap melalui aplikasi, tanpa harus menunggu salesman datang ke apotek, keputusan pembelian pun jadi lebih cepat. Apalagi bila kamu bisa bertanya langsung tentang suatu produk melalui aplikasi. Proses pengenalan produk jadi lebih mudah dan berdampak baik pada tingkat pemesanan.       

Cepat vs lama dalam pemesanan dan pengiriman

Nah, terkait pembahasan sebelumnya, ketika pemesanan obat juga bisa dilakukan secara online, kamu dapat memesan dari mana saja dan kapan saja. Tentu hal ini sangat memudahkan kerja pegawai yang bertanggung jawab melakukan pengadaan obat di apotek. 

Pemesanan melalui aplikasi, biasanya sudah menyajikan data stok barang di distributor secara real time. Jadi, kamu tidak perlu lagi menunggu pihak distributor untuk ngabarin ketersediaan stok atas barang yang kamu pesan. Kamu sudah mendapat kepastian akan ketersediaan barang, jadwal pengiriman, dan jadwal tiba di apotek. 

Apalagi saat pengiriman barang yang dipesan dari distributor bisa dilacak, membuat lead time obat lebih akurat. Lead time adalah jangka waktu kapan persediaan (stok) mulai dipesan sampai tiba di apotek dan dipesan kembali. Sehingga risiko terjadi out of stock barang dapat diminimalisir, karena proses pemesanan hingga pengiriman lebih sistematis dan cepat.       

Update vs delay info program promosi   

Penjualan yang dilakukan secara konvensional melalui salesman, terkadang menghambat outlet (apotek) untuk memperoleh update program promosi dari distributor. Atau, jangkauan program promosinya kurang merata. Misal, potongan harga produk untuk apotek di tengah kota dengan yang di pinggiran kota bisa berbeda. Tentu ini merugikan perkembangan bisnis apotek.

Baca juga: Memasuki Tahun Baru, Ini Dia Cara Menaikkan Omset Apotek 

Namun, bila program promosi dilakukan satu pintu melalui aplikasi, tak peduli lokasi apoteknya ada di mana, semua bisa memperoleh harga dan promosi yang sama. Misal, saat distributor farmasi mengadakan program flash sale di aplikasinya, apotek manapun bisa segera memanfaatkan promo tersebut. Ketika kamu memesan melalui aplikasi, akan langsung terlihat berapa potongan harga yang diperoleh. Jadi, lebih transparan dan menguntungkan kedua belah pihak (apotek dan distributor).

Nah, kalau kamu sendiri lebih suka yang mana, nih?

Referensi:

Farmacare ID. 25 Februari 2023. Strategi Adaptasi Distributor Farmasi pada Pola Pengadaan Apotek Era Digital. Youtube.com: https://www.youtube.com/watch?v=HQrxs-4eoDM