Bisnis apotek sangat bergantung pada ketersediaan obat yang memadai. Apotek membeli stok atau persediaan obat dari distributor obat farmasi, atau biasa disebut juga dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF).

Jadi, coba jelaskan apa yang dimaksud dengan PBF? Nah, biar lebih jelas, PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar. Itu artinya, apotek yang membutuhkan stok obat, harus memesan ke PBF untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Baca juga: Tips Pilah-Pilih Supplier Obat yang Tepat untuk Apotek Biar Cuan 

Kali ini, Farmacare ingin berbagi insight seputar kriteria-kriteria utama yang wajib kamu pertimbangkan sebagai pemilik/pegawai apotek saat memilih distributor farmasi (PBF). Kamu bisa menyimaknya dari Webinar Farmacare: Strategi Adaptasi Distributor Farmasi pada Pola Pengadaan Apotek Era Digital melalui YouTube, atau lewat ulasan berikut! 

Kemudahan mengakses distributor/PBF

Kriteria paling penting ketika memutuskan pemilihan distributor obat farmasi adalah kemudahan apotek untuk mengakses distributor tersebut. Sebab, tak semua apotek berada di tengah kota. Banyak juga apotek yang berlokasi di pinggiran kota, bahkan daerah pelosok. Nah, agar ada pemerataan aksesibilitas, distributor obat-obatan farmasi juga harus mampu memfasilitasi apotek-apotek yang berada di pelosok daerah. 

Salah satu caranya, PBF bisa menyediakan fasilitas pemesanan online (misal menggunakan aplikasi/website), yang di dalamnya terdapat katalog obat yang dapat diakses dengan mudah. Sehingga apotek bisa melakukan pemesanan lebih cepat, dari mana saja dan kapan saja. Adanya kemudahan aksesibilitas distributor, membuat apotek di seluruh penjuru Indonesia lebih mudah berkembang.   

Harga dan promosi

Selain aksesibilitas, kamu tentu harus mempertimbangkan distributor/PBF yang bisa kasih harga dan promosi terbaik. Bagaimana pun, ketika kamu bisa mendapat harga beli yang murah, harga jual obat tentu jadi lebih kompetitif. Terutama untuk kategori obat fast moving yang hampir setiap hari dicari konsumen. Ketika kamu bisa memilih PBF yang punya program diskon menguntungkan, itu adalah pilihan yang tepat. 

Tidak ada salahnya melakukan perbandingan antara distributor satu dengan yang lainnya, demi mendapat harga terbaik. Apalagi ketika kamu ingin, apotekmu dikenal punya harga jual yang bersaing. 

Tapi bukan juga harga yang terlalu murah, jauh di bawah harga pasar karena dikhawatirkan kualitas obatnya nggak baik. Jadi, tak masalah berupaya mendapat harga murah – selama harga dan promosi yang ditawarkan masih masuk akal. Apalagi bila distributor tersebut punya harga terbaik dengan SKU (Stock Keeping Unit) barang yang lengkap. Jadi, kamu nggak perlu repot mencari barang di banyak PBF untuk mendapat semua kebutuhan stok apotek.       

Kepastian jadwal pengiriman

Ini terutama bagi apotek yang ada praktik dokternya. Karena ketika dokter memberi jadwal pasien untuk melakukan inject atau mengonsumsi obat-obatan rutin mereka, namun ketersediaan barang tersebut tidak ada di apotek, pelayanan kesehatan jadi terganggu. Kondisi ini tentu tidak ideal. Pasien bisa kecewa, atau dokter harus repot mencari obat substitusinya yang ada di apotek. 

Itu mengapa, dibutuhkan distributor yang punya fleksibilitas pengiriman. Jadi, ketika ada kebutuhan mendesak dari pihak apotek, PBF mampu memprioritaskannya. 

Selain itu, kepastian jadwal pengiriman dan ketepatan waktu barang sampai – juga jadi kriteria penting yang patut dipertimbangkan. Apotek pasti membutuhkan distributor yang bisa memberi kepastian kapan barang dikirim dan sampai di apotek. Ditambah adanya komunikasi (pemberitahuan) dari pihak PBF, ketika ada stok barang pesanan apotek yang sedang kosong.   

Fleksibilitas tempo pembayaran

Kriteria ini penting untuk menjaga cash flow bisnis apotek. Ketika distributor mampu memberi fleksibilitas tempo pembayaran, apotek jadi merasa terbantu. Apalagi untuk apotek baru. 

Baca juga: Berikut Daftar Obat Paling Laris di Awal Tahun dan Distributornya! 

Biasanya untuk apotek baru, distributor menetapkan metode pembayaran COD (Cash on Delivery) pada tiga bulan pertama. Tapi ada juga yang bisa memberi kebijakan tiga kali pembelian COD, meski tidak sampai tiga bulan – sudah bisa memberi kredit. Sehingga bisa dibayar nanti saat waktu jatuh tempo. Kriteria seperti ini jelas lebih menguntungkan.

Distributor yang terlalu ketat soal pembayaran, dapat menyulitkan apotek. Kriteria seputar fleksibilitas tempo pembayaran, jadi sesuatu yang patut kamu pertimbangkan. Namun, meski distributor punya fleksibilitas, kamu juga harus punya tanggung jawab untuk membayar faktur jatuh tempo tepat waktu. Dengan begitu, kerja sama yang terjalin punya sinergi positif.       

Kebijakan retur dari PBF 

Kebijakan retur masing-masing PBF memang berbeda. Ada yang boleh melakukan retur barang dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED, atau 1 bulan, tapi ada juga yang tidak boleh retur sama sekali. Jadi, sebelum memilih distributor, pastikan mereka punya kebijakan retur barang hampir ED. 

Kenapa? Ya, biar kamu nggak rugi, karena barang yang terlanjur kadaluarsa di apotek tidak bisa dijual. Padahal kalau bisa retur, kamu akan mendapat produk baru yang punya tanggal ED lebih panjang dan bisa dijual kembali. 

Selain kebijakan retur barang, PBF juga sebaiknya bisa mempermudah proses pengembalian produk untuk kategori produk rusak/cacat. Sehingga ketika ada produk yang kualitasnya buruk atau salah kirim, kamu bisa memperoleh gantinya dengan proses yang mudah dan cepat. Risiko kerugian apotek pun dapat terhindarkan.   

Jika kamu ingin lebih menghindari risiko kerugian, lakukan manajemen stok barang di apotek sebaik mungkin. Manfaatkan kartu stok digital yang terdapat pada software apotek seperti Farmacare untuk mengelola stok barang dengan cara yang lebih simpel dan efektif. Pencatatan stok barang pun jadi lebih akurat. Yuk, dapatkan manfaat lebihnya dengan mendaftar Uji Coba Gratis sekarang juga!