Dalam pelayanan kefarmasian, ada dua kegiatan inti yang wajib dilakukan apoteker beserta pegawai apotek lainnya. Yaitu, kegiatan yang sifatnya manajerial, seperti pengelolaan sediaan farmasi termasuk pengadaan obat di apotek, dan kegiatan pelayanan farmasi klinik, seperti pelayanan resep, dispensing, konseling, dan lainnya.

Apa itu pengadaan obat di apotek?

 Pengadaan adalah proses penyediaan obat yang dibutuhkan apotek, yang diperoleh dari supplier (PBF) melalui transaksi pembelian. Pengadaan obat di apotek bertujuan untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, menghindari terjadinya kekosongan stok obat, mewujudkan penggunaan obat secara rasional, serta meningkatkan efisiensi kebutuhan obat. 

Proses pengadaan sendiri berdasar pada perencanaan pengadaan yang dilakukan sebelumnya. Perencanaan pengadaan obat didasarkan pada pola penyakit, pola konsumsi, dan pola ekonomi masyarakat sekitar apotek.

Dibutuhkan buku defekta untuk mendaftar obat apa saja yang habis stoknya atau yang sudah masuk stok minimal. Berdasarkan buku defekta tersebut, apoteker akan membuat keputusan pengadaan obat di apotek. 

10+ hal yang perlu diperhatikan saat pengadaan

Setidaknya ada tiga tahapan yang dilalui dalam proses pengadaan barang, yaitu tahap perencanaan, tahap pemesanan, dan tahap penerimaan barang (obat).

Tahap Perencanaan

Hal apa saja yang perlu kamu perhatikan dalam tahap perencanaan?

Defekta

Di dalam defekta terdapat daftar obat yang harus dipesan berdasarkan perhitungan sisa stok obat dan histori penjualan. Kamu juga bisa menambahkan daftar obat-obat yang banyak dicari pelanggan, namun belum tersedia di apotek. 

Selain itu, defekta juga berfungsi untuk memfilter produk obat baru yang ditawarkan supplier. Ketika produk tersebut tidak ada di dalam defekta, kamu bisa menolaknya. 

Pareto

Analisis pareto berfungsi untuk menunjukkan produk obat yang punya kontribusi omzet paling besar terhadap bisnis apotek, sehingga pengadaannya perlu diprioritaskan. Analisis pareto dapat diketahui melalui riwayat/laporan penjualan di apotek.   

Stok minimal

Stok minimal adalah batas ketersediaan obat paling sedikit yang dimiliki apotek untuk dilakukan restock. Stok minimal dihitung berdasarkan histori penjualan dan lead time yang dibutuhkan dari proses pemesanan hingga barang sampai di apotek.

Merek obat yang masuk ke dalam Top Brand atau kategori obat fast moving cenderung punya perputaran lebih cepat (mudah laku). Sehingga perhitungan stok minimal harus benar-benar sesuai untuk menghindari terjadinya stok kosong. 

Arus kas

Dalam hal ini pastikan biaya modal untuk pengadaan barang tidak melebihi omzet atau uang kas yang dimiliki apotek. Kenapa? Ya, agar perputaran kas tidak terganggu dan pembayaran faktur jatuh tempo tetap lancar. 

Disarankan biaya modal untuk pengadaan obat tidak lebih dari 68% - 70% omzet apotek. Sehingga masih ada spare sekitar 30% - 32% dari omzet apotek untuk pengeluaran lain atau sebagai profit bisnis. 

Tahap Pemesanan/Pembelian

Hal apa saja yang perlu kamu perhatikan dalam tahap pemesanan?

Distributor (PBF)

Hal yang perlu kamu perhatikan dalam memilih distributor/PBF/supplier adalah memastikan kemudahan untuk mengaksesnya, memberi harga/promosi terbaik, punya jadwal pengiriman yang pasti, serta perhatikan juga kebijakan retur yang diberlakukan.

Baca juga: Tips Pilah-Pilih Supplier Obat yang Tepat untuk Apotek Biar Cuan

Ada supplier/PBF yang memperbolehkan retur untuk produk yang mendekati kadaluarsa atau bahkan yang sudah kadaluarsa. Tapi, ada juga yang tidak boleh retur sama sekali. Kebijakan retur ini harus kamu pastikan dan ketahui sejak awal. 

Frekuensi pemesanan

Masing-masing apotek punya kebijakan waktu pengadaan. Ada yang sering melakukannya, ada juga yang jarang. 

• Kelebihan memesan setiap hari (sering): Penggunaan modal lebih kecil dan mudah dikelola. 
• Kekurangan memesan setiap hari (sering): Ada kemungkinan terjadi double order dan stok kosong karena lamanya pengiriman, penolakan dari PBF karena nilai order yang kecil, serta lebih ribet mengurus administrasi pemesanan dan penerimaan barang. 
• Kelebihan memesan 1 x seminggu (jarang): Meminimalisir penolakan dari PBF karena nilai order yang besar, dan lead time pengadaan barang bisa diantisipasi untuk menghindari stok kosong.   
• Kekurangan memesan 1 x seminggu (jarang): Memerlukan modal untuk pengadaan barang yang lebih besar. 

Nah, agar lebih sesuai – tentukan frekuensi pengadaan obat di apotek berdasarkan perhitungan stok minimal dan lead time yang dibutuhkan. 

Cek ketersediaan barang di PBF

Setelah kamu mengetahui daftar pesanan obat pada buku defekta, cek ketersediaan barang tersebut di PBF. Untuk menghindari terjadinya double order, barang yang sudah berhasil dipesan ke PBF harus dihapus dari buku defekta. Bagi yang stoknya kosong, segera cari PBF lain yang menyediakan barang pesanan tersebut.   

Tahap Penerimaan     

Hal apa saja yang perlu kamu perhatikan dalam tahap penerimaan barang?

Penerimaan barang

Proses penerimaan barang yang wajib diterima oleh apoteker penanggung jawab (APA) adalah kategori obat psikotropika, narkotika, dan obat keras. Di luar itu, penerimaan barang boleh dilakukan oleh asisten apoteker atau TTK (Tenaga Teknis Kefarmasian).   

Baca juga: Kenalan dengan Tenaga Teknis Kefarmasian dan Surat Tanda Registrasi TTK 

Sebelum masuk ke tempat penyimpanan, barang wajib dicek kembali kondisi fisiknya, pastikan tidak ada obat yang salah kirim, salah jumlah, atau salah nomor batch. Pastikan juga produk punya tanggal kadaluarsa yang panjang. Setelah semuanya sesuai, simpan barang sesuai urutan FEFO (First Expired First Out). 

Input faktur

Sebaiknya jangan tunda penginputan faktur pembelian untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan stok. Input faktur beserta nomor faktur, tanggal penerimaan dan nilai faktur, serta tanggal jatuh temponya. Setiap PBF punya format faktur yang berbeda, sehingga butuh ketelitian saat melakukan input faktur. 

Pengarsipan faktur

Faktur yang sudah diinput harus ditandai agar tidak terjadi double input. Simpan faktur secara berurutan sesuai tanggal penerimaannya, sampai paling tidak 5 tahun ke depan. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan retur barang (jika perlu) dan untuk keperluan audit pajak.   

Harga jual

Menentukan harga jual juga harus disesuaikan dengan target konsumen atau kondisi ekonomi masyarakat sekitar apotek. Disarankan margin per produk sebesar 15% - 25% dan pastikan tidak melebihi HET (Harga Eceran Tertinggi).

Misal, harga pokok produk + PPN = Rp10.000, berarti harga jualnya antara Rp11.500 - Rp12.500. 

Nah, biar pengadaan obat di apotek kamu jadi lebih simpel, yuk manfaatkan Farmacare Order. Mulai dari pemesanan, pengecekan stok dan harga/promo di PBF, sampai pembayaran faktur jatuh tempo, semua bisa dilakukan secara online. 

Proses pengadaan jadi lebih cepat dan transparan. Pegawai apotek sudah tidak perlu menginput faktur satu per satu lagi karena otomatis dilakukan oleh sistem, dan terintegrasi langsung dengan pencatatan stok di kartu stok. Yuk, cobain Farmacare Order sekarang!