Bisnis retail sudah pasti membutuhkan yang namanya stock opname untuk menunjang operasional bisnis. Tak terkecuali bisnis apotek yang menjual ribuan produk (SKU), butuh stock opname rutin agar bisnis dapat berjalan dengan baik. 

Stock opname disebut juga manajemen inventaris (stok) yang merupakan metode pengelolaan persediaan stok barang pada bisnis retail. Biar lebih jelas, yuk, simak pengertian, manfaat, dan langkah-langkah stock opname apotek di bawah ini! 

Apa itu stock opname?

Stock opname adalah metode untuk menghitung persediaan barang (stok) fisik yang tersimpan di apotek, lalu dicocokkan dengan kartu stok. Stock opname dilakukan untuk menghindari kerugian karena pencatatan stok tidak akurat.

Dilansir dari detik.com, proses stock opname terdiri dari pemeriksaan langsung, penataan barang, penentuan posisi barang menurut keluar masuknya, dan penyesuaian catatan akuntansi dengan stok fisik. 

Dalam bisnis apotek sendiri, penentuan posisi barang bisa menggunakan metode FEFO (First Expired First Out). Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi konsumen menerima produk kadaluarsa (ED). Sehingga produk yang sekitar enam bulan lagi akan ED, sudah harus ditarik dari tempat penyimpanan di apotek untuk diretur ke PBF.

Lalu, stock opname juga bisa menjadi cara untuk mengecek kondisi keuangan bisnis apotek dengan mencocokkan kesesuaian antara stok fisik dan laporan transaksi keuangan.

Manfaat apotek rutin melakukan stock opname

Kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname? Ya, memang tidak disarankan apotek melakukan stock opname saat sedang ramai-ramainya. Jadi, kamu bisa memilih waktu ketika low season atau saat penjualan lagi tidak begitu ramai.

Juga disarankan melakukan stock opname secara berkala, misal per kuartal (tiga bulanan), per semester (enam bulanan), atau per tahun. Penentuan periode disesuaikan dengan urgensi, keadaan dan kebutuhan bisnis apotek, serta kesanggupan para pegawai yang melakukannya.

Stock opname juga bisa dilakukan pada momen tertentu. Misal, saat apotek sedang mengadakan campaign marketing dan membuat adanya transaksi terus-menerus (ramai). Sehingga perlu melakukan verifikasi stok agar tidak terjadi kekeliruan dan menolak pelanggan.   

Stock opname yang dilakukan secara rutin dan berkala dapat mencegah terjadinya kekeliruan dalam pencatatan stok barang. Sehingga pencatatan stok jauh lebih akurat. Selain itu, ada lagi manfaat bila apotek rutin melakukan stock opname, yaitu:

• Dapat mengetahui dengan pasti kualitas stok barang, termasuk tanggal kadaluarsanya.
• Jadi tahu arus keluar-masuknya barang beserta keakuratan perhitungan arus kas sebagai tolak ukur profit bisnis apotek.
• Lebih mudah tahu bila ada barang yang hilang dan bisa ditangani segera.
• Meminimalisir terjadinya kecurangan yang mungkin dilakukan pegawai.
• Memudahkan analisis pertumbuhan bisnis apotek, serta pengambilan keputusan.   
• Memaksimalkan pelayanan bisnis apotek terhadap pelanggan. 

Cara melakukan stock opname di apotek

Bagaimana cara melakukan stock opname di apotek? Nah, agar proses stock opname dapat dilakukan dengan efektif, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, yaitu:

1. Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar apotek.
2. Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum stock opname dimulai.
3. Lakukan proses stock opname dengan cermat dan teliti.
4. Buat laporan stock opname untuk bahan evaluasi ke depannya. 

Baca juga: Beda Cara Stock Opname Manual vs Aplikasi Apotek 

Tahap Awal

Apa itu stock opname di tahap awal? Tahap awal stock opname adalah proses memberitahu seluruh pegawai apotek untuk melakukan stock opname. Biasanya pegawai sudah harus diberitahu beberapa hari sebelum hari H. 

Kenapa? Ya, agar mereka bisa mulai mengatur produk yang akan di-stock opname dan mengelompokkan sesuai kategori yang telah ditetapkan. Tidak lupa memberi tanda seperti stiker untuk memisahkan kategori produk. Bagi tugas per pegawai per kategori agar proses stock opname tidak menghabiskan banyak waktu. 

Kategori produk bisa dibagi per jenis obat, misal obat generik, obat paten, obat bebas, obat wajib apotek, obat keras, dan obat jenis narkotika/psikotropika. Bisa juga berdasarkan bentuk sediaan obat, misal sirup, tablet, kapsul, salep, dan lainnya. Atau, dibagi per kategori lain sesuai ketentuan masing-masing apotek.   

Tahap Stock Opname

Tiba saat dimana proses stock opname dilakukan. Apa saja tugas pegawai di tahap stock opname?

1. Memastikan kembali semua transaksi terkait stok barang sudah terinput ke sistem. 
2. Cetak (print) semua stok per kategori (yang ada di sistem) sebagai pedoman stok untuk dicocokkan dengan stok fisik yang ada di apotek.
3. Stok yang sudah sesuai atau sudah dilakukan pengecekan harus ditandai agar tidak terjadi penghitungan ganda.
4. Setiap lembar stok yang sudah selesai diperiksa harus diinput ke dalam sistem untuk mengetahui stok produk mana saja yang terjadi selisih. 

Tahap Akhir

Di tahap akhir proses stock opname, apa saja yang dilakukan?

1. Setelah proses selesai, lakukan pengecekan ulang (verifikasi) atas stok yang terjadi selisih.
   Hal ini dilakukan untuk memastikan penyebab terjadinya selisih. Apakah hanya karena salah hitung saat proses stock opname, atau memang benar terjadi selisih yang dikarenakan banyak faktor, seperti kelalaian/kecurangan pegawai, barang hilang atau terselip. 
2. Hasil stock opname bisa diserahkan ke pemilik apotek (PSA) untuk dilakukan adjustment stock dan pencocokan laporan keuangan agar lebih akurat.
3. Simpan laporan stock opname sebagai bahan evaluasi atau perbandingan pada proses stock opname selanjutnya.

Nah, apakah pemilik apotek harus ikut ketika stock opname? Mungkin dulu ya, tapi sekarang kamu bisa memantau proses stock opname dari mana saja. 

Stock opname dengan aplikasi apotek 

Pemilik apotek tidak harus datang langsung ke apotek. Karena dengan aplikasi apotek, kamu bisa memantau aktivitas stock opname seluruh pegawai dari mana saja. Sambil bekerja bisa, sambil ngurus anak bisa, sambil liburan juga bisa.

Fitur stock opname pada aplikasi apotek seperti Farmacare memungkinkan semua hal itu terwujud. Bahkan, pegawai apotek bisa melakukan stock opname tanpa harus tutup toko. 

Sistem secara otomatis akan menyesuaikan stok yang sedang/telah di stock opname ketika ada penjualan dan penerimaan barang. Proses stock opname juga jadi lebih cepat karena bisa dilakukan bersamaan (seluruh pegawai) dengan beberapa akun sekaligus.     

Kamu tinggal pantau aktivitas pegawai secara real time atau cek hasil (riwayat) stock opname kapan saja pas udah nggak sibuk. Gampang, kan? Kalau penasaran, yuk, coba daftar Free Trial sekarang!     

Referensi:

Rijal Fahmi Mohamadi. 26 September 2022. Cara Melakukan Stock Opname dengan Benar, Ini Langkahnya!. Jurnal.id (Blog): https://bit.ly/3VYMWvV