Apotek hadir di tengah-tengah masyarakat untuk melayani kebutuhan kefarmasian dan menunjang kualitas kesehatan mereka. Agar operasional apotek dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan pemenuhan kebutuhan barang (stok) di apotek. 

Apotek harus tahu, obat apa saja yang akan dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan, dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali. 

Oleh karena itu, manajemen stok harus benar-benar dilakukan dengan baik dan rutin dievaluasi. Salah satunya dengan melakukan stock opname apotek. 

Baca juga: Agar Kerja Manajemen Stok Tak Sia-Sia, Lakukan Hal Ini!

Tujuan stock opname apotek

Banyaknya jumlah dan jenis obat yang harus dikelola apotek, menjadi tantangan tersendiri dalam melakukan manajemen stok obat. Nah, agar pengelolaan stok obat di apotek jadi lebih efektif, dibutuhkan yang namanya stock opname apotek.

Tujuan apotek melakukan stock opname, yaitu:

1. Mencocokkan jumlah stok yang ada dalam pembukuan (sistem) dengan stok fisik yang ada di apotek.   
2. Mengecek kondisi barang di apotek, mulai dari tanggal kadaluarsa, nomor batch, atau kerusakan fisik lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas obat. 
3. Bantu mencari harga pokok penjualan (HPP) yang tepat untuk menentukan target omzet apotek. 
4. Bantu menentukan waktu yang tepat untuk restock barang.
5. Jadi tahu produk mana saja yang paling diminati dan mana yang kurang laku sebagai bahan evaluasi.
6. Dapat dijadikan catatan pembukuan bisnis yang baik untuk keperluan audit. 

Tips efektif melakukan stock opname

Agar kamu lebih mudah menilai efektivitas manajemen stok di apotek, bisa dilihat dari hasil stock opname apotek. Ketika nilai selisih antara stok fisik dengan yang ada di kartu stok semakin kecil, berarti pengelolaan stok semakin baik. Sebaliknya, bila selisihnya terlalu besar, perlu dilakukan evaluasi untuk mencari pain poin atau penyebabnya. Serta, hasil stock opname dengan selisih yang kecil – bisa dijadikan standar (benchmark) keberhasilan manajemen stok di apotek kamu.

Baca juga: Apa Itu Stock Opname? Berikut Cara dan Manfaat Apotek Rutin Melakukannya

Nah, agar stock opname apotek dapat berjalan efektif, berikut tips yang bisa kamu lakukan: 

Berkoordinasi dengan pegawai sebelum stock opname apotek

Para pegawai yang akan melakukan stock opname harus diberi tahu beberapa hari sebelum pelaksanaan stock opname apotek. 

Hal ini dilakukan agar mereka bisa melakukan persiapan, seperti memastikan barang yang akan di-stock opname sudah sesuai kelompoknya masing-masing. Sehingga akan memudahkan pegawai saat proses stock opname berlangsung.

Memilih waktu sepi

Memilih timing yang tepat adalah tips efektif stock opname yang kedua. Lebih bijak bila tidak melakukan stock opname ketika apotek sedang ramai-ramainya. 

Untuk waktu high season dan low season, bisa jadi berbeda antara apotek satu dan lainnya. Karena itu, kamu harus mencari tahu sendiri, kapan waktu terbaik untuk apotek melakukan stock opname. 

Dilakukan lebih dari satu orang

Apotek biasanya memiliki beberapa pegawai. Nah, agar proses stock opname apotek dapat berjalan lebih cepat, kamu bisa meminta seluruh pegawai untuk ikut terlibat dalam proses stock opname.

Jika menggunakan aplikasi software apotek, masing-masing pegawai bisa menggunakan smartphone mereka untuk melakukan stock opname. Hasil stock opname juga akan otomatis memperbarui jumlah stok pada sistem. Jadi, tak perlu update stok barang satu per satu, prosesnya bakal lebih cepat. 

Memastikan kelengkapan dokumen

Sebelum proses stock opname dimulai, pastikan semua transaksi terkait stok barang sudah terinput ke sistem. Lalu, cetak (print) semua stok per kategori obat sebagai pedoman stok untuk dicocokkan dengan stok fisik yang ada di apotek.

Jika kamu menggunakan aplikasi software apotek, langkah ini bisa dilewatkan. Stok yang ada di sistem tidak perlu kamu cetak karena proses stock opname dapat dilakukan sekaligus di dalam software tersebut. 

Melakukan perhitungan dengan teliti

Saat melakukan stock opname, perhitungan harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam pengecekan. Barang yang sudah di-stock opname harus diberi tanda (seperti stiker) agar tidak terjadi double check. 

Nah, untuk mengurangi kesalahan, biasanya apotek harus menghentikan pergerakan keluar-masuknya barang. Maka, seringkali apotek harus tutup sementara. Tapi, kalau menggunakan aplikasi software apotek, hal itu tidak diperlukan. Sebab, barang yang keluar - masuk apotek otomatis akan memperbarui hasil stock opname. 

Membuat laporan stock opname 

Laporan stock opname berguna untuk mengetahui berapa banyak barang yang terjadi selisih stok. Yang kemudian dijadikan bahan evaluasi untuk mencari tahu penyebab selisih stok, beserta solusinya. Sehingga operasional apotek tetap berjalan dengan baik.

Jika kamu menggunakan aplikasi software apotek, laporan atau riwayat stock opname dapat dilacak dengan mudah. Tanpa harus datang ke apotek, semua dapat dilihat melalui aplikasi. Bahkan, proses stock opname secara real time bisa dipantau dari jarak jauh dengan hanya membuka aplikasi apotek seperti Farmacare.

Cara mudah stock opname dengan Farmacare

Biar proses stock opname jadi lebih simpel, kamu bisa memanfaatkan aplikasi software apotek Farmacare. Tutorial penggunaan bisa kamu cek melalui kanal YouTube Farmacare ID: Stok Opname Apotek Jadi Lebih Mudah dengan Farmacare, atau simak langkah-langkahnya di bawah ini: 

1. Login menggunakan email yang terdaftar
2. Masuk ke menu “Barang”, lalu pilih “Stok Opname”
3. Klik “Mulai stok opname” 
4. Akan ada daftar barang yang harus di-stock opname
5. Kamu bisa mencari nama barang di kolom pencarian
6. Klik nama barang, lalu isi stok fisik yang ada di apotek dan klik “Simpan”
7. Jika semua barang sudah selesai dicek, klik “Selesai” 
8. Jika semuanya sudah sesuai, klik “Terapkan” untuk memperbarui jumlah stok sesuai hasil stock opname terbaru.

Gampang, kan? Sudah nggak perlu update stok satu per satu lagi. Semua selesai hanya dengan satu kali klik. Yuk, daftar Uji Coba Gratis sekarang!