Apotek punya peran yang sangat penting dalam menjamin kesehatan masyarakat di sekitarnya. Siapa saja yang sakit, bisa datang ke apotek untuk mencari obat agar segera sembuh. Di luar dari itu, apotek adalah sebuah bisnis yang juga harus memperhatikan aspek keuangan, seperti efisiensi dan profitabilitas. 

Karena itu, salah satu upaya untuk bisa mencapainya adalah dengan melakukan manajemen apotek. Manajemen apotek menjadi tanggung jawab – tidak hanya pemilik, namun juga seluruh pegawai apotek. 

Alasan perlunya manajemen apotek

Manajemen apotek adalah aktivitas untuk mengatur seluruh aspek yang terkait dengan pengelolaan apotek. Atau dengan kata lain, manajemen apotek merupakan sistem tata kelola bisnis apotek dan operasional di dalamnya.

Alasan perlunya manajemen apotek adalah untuk bisa menjalankan bisnis apotek yang sukses. Sebab, manajemen apotek yang baik dapat meningkatkan efisiensi bisnis dan memudahkan untuk mencapai profitabilitas. 

Tanpa adanya manajemen apotek yang baik, apotek berisiko mengalami berbagai masalah, seperti sering kehabisan stok obat, banyak menolak pelanggan, tingkat penjualan/omzet pun jadi rendah. Sehingga apotek akan jalan di tempat, atau bahkan terus merugi. 

Unsur-unsur dalam manajemen apotek

Ada banyak unsur yang harus diperhatikan dalam pengelolaan apotek. Kamu pun tidak bisa melakukannya secara sembarang. Lalu, manajemen apotek meliputi apa saja? Ya, secara umum manajemen apotek meliputi 5P, yaitu perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian. Yuk, kita bahas satu per satu!

Perencanaan pengadaan barang

Perencanaan pengadaan barang (obat) merupakan proses seleksi obat berdasarkan jenis dan jumlah obat sesuai kebutuhan apotek. Apotek bisa melakukan perencanaan dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi periode sebelumnya, dan rencana pengembangan bisnis apotek. 

Baca juga: Agar Sesuai Kebutuhan, Ini Metode Perencanaan Pengadaan Stok Obat

Selain itu, perencanaan pengadaan juga harus mempertimbangkan anggaran yang tersedia. Agar penggunaan anggaran jadi efektif, saat melakukan perencanaan – kamu harus tahu mana produk yang punya kontribusi besar terhadap omzet bisnis dan produk dengan sisa stok minimal untuk dapat diprioritaskan. Sehingga perputaran kas bisnis menjadi lancar. 

Proses pengadaan barang

Proses pengadaan stok obat di apotek harus melalui jalur resmi dan sesuai dengan regulasi. Seperti, harus adanya surat pesanan yang dikirimkan ke pihak distributor (PBF). Lalu, menggunakan surat pesanan khusus untuk pengadaan obat jenis narkotika dan psikotropika, serta wajib dilakukan oleh apoteker penanggung jawab. 

Selain itu, pengadaan barang harus mengacu pada defekta yang memuat daftar barang untuk di-restock. Pemilihan distributor (PBF) juga sebaiknya tidak asal, agar mutu produk yang diterima terjamin kualitas dan keamanannya. Juga pastikan memilih PBF yang punya kebijakan retur produk hampir kadaluarsa (ED).     

Penerimaan barang di apotek

Penerimaan barang merupakan aktivitas untuk menjamin kesesuaian jenis, jumlah, spesifikasi, dan mutu obat yang diterima dengan yang dipesan. Bila ada ketidaksesuaian antara produk yang dipesan dengan yang diterima, pihak apotek bisa mengajukan retur ke PBF. Termasuk bila ada kondisi fisik barang yang rusak atau masa kadaluarsa yang terlalu singkat.   

Bila semua barang yang diterima sudah sesuai, pihak apotek harus segera menginput atau mendata faktur pembelian tersebut, dan meng-update stok barang terbaru. Bila kamu menundanya, akan berpotensi membuat pencatatan stok jadi tidak akurat. 

Penyimpanan barang

Dalam hal penyimpanan barang, disarankan dengan mengelompokkan sesuai bentuk sediaan dan kelas terapi obat, serta disusun urut abjad (sesuai huruf awal nama obat). Selain itu, penyimpanan produk bisa menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out). Kenapa? Ya, tujuannya agar tidak ada produk kadaluarsa yang sampai ke tangan konsumen. 

Pendistribusian ke konsumen

Dalam hal pendistribusian obat ke konsumen, apotek harus menjamin ketersediaan stok obat di apotek. Dibutuhkan manajemen stok yang baik agar persediaan obat di apotek selalu terpenuhi dan pelanggan dapat terlayani dengan baik. Apotek jadi tak perlu menolak pelanggan karena stok kosong. 

Selain itu, dalam pendistribusian obat ke konsumen, pegawai di apotek (apoteker) wajib memberi edukasi seputar penggunaan obat, efek samping obat, sampai memberi rekomendasi obat yang tepat untuk tujuan swamedikasi. Sehingga dapat memunculkan trust di benak konsumen. 

Strategi efektif manajemen apotek biar makin cuan 

Agar manajemen apotek dapat berjalan efektif, dibutuhkan strategi biar bisnis apotek dapat terus berkembang. Apa saja strategi yang bisa diterapkan?

Memastikan pencatatan stok akurat

Pencatatan stok di apotek harus akurat agar:

• Dapat meminimalisir stok barang kosong saat ada permintaan pelanggan.
• Pelanggan merasa puas dan punya persepsi baik terhadap apotek.
• Meminimalisir kerugian yang mungkin dialami apotek.

Nah, agar pencatatan stok akurat, kamu wajib segera menginput faktur pembelian saat penerimaan barang. Lalu, selalu catat transaksi penjualan secara real time dan integrasikan juga dengan pencatatan stok barang. Tidak lupa rutin melakukan stock opname, misal per bulan, per tiga bulan, atau per enam bulan. 

Memaksimalkan pelayanan pelanggan

Apa saja yang bisa kamu lakukan agar apotek punya pelayanan pelanggan yang maksimal?
Pertama, upayakan untuk memberi pelayanan swamedikasi yang baik. Caranya bisa dengan mengumpulkan data pasien (riwayat penggunaan obat, gambaran rasa sakit yang diderita, dan lainnya), sebelum memberi rekomendasi obat yang tepat.

Kedua, menggunakan pendekatan yang berorientasi pada pelanggan (customer oriented). Caranya bisa dengan menempatkan pelanggan sebagai prioritas utama, menunjukkan empati yang tinggi, serta punya motivasi untuk memberi solusi pada pelanggan.

Ketiga, utamakan untuk memberi informasi (edukasi) ke pelanggan. Semua pelanggan yang datang ke apotek punya hak sama untuk memperoleh edukasi seputar cara penggunaan obat, efek samping, dan indikasi obat. Agar pengonsumsian obat dapat dilakukan dengan benar, serta efektif.   

Meningkatkan pemasaran dan promosi

Pemasaran dan promosi dapat membantu apotek memperoleh lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan. Caranya bisa dilakukan dengan memanfaatkan media sosial dan whatsapp business milik apotek. Posting ragam konten edukasi seputar kefarmasian dan campaign promo yang sedang berjalan. 

Kamu juga menjalin relasi dengan ikut kegiatan komunitas tertentu, atau bekerja sama dengan fasilitas kesehatan lain seperti klinik. Display obat di apotek juga bisa dibuat menarik pelanggan untuk membeli. Ajarkan juga pegawai apotek untuk melakukan teknik up selling dan cross selling.   

Menjaga arus kas bisnis stabil

Arus kas bisnis apotek harus selalu dipantau untuk mengantisipasi terjadinya pengeluaran lebih besar dari pendapatan. Lalu, rutin melakukan evaluasi arus kas juga bermanfaat untuk:

• Mengetahui besar kas yang diterima dan dikeluarkan, 
• Mampu menganalisa kemampuan bisnis dalam menghasilkan arus kas bersih di masa sekarang dan nanti.
• Tahu kemampuan bisnis untuk membayar utang, dan tahu kapan harus menambah modal usaha. 

Dengan membuat laporan arus kas secara berkala, kamu jadi lebih mudah mengetahui perputaran kas masuk dan keluar. Sehingga berpotensi membuat arus kas bisnis seimbang dan menghindari kerugian.

Mengadopsi teknologi digital

Tinggalkan cara lama, saatnya kamu beralih menggunakan aplikasi software apotek. Kenapa? Ya, software apotek dianggap mampu menjadikan manajemen apotek lebih efektif. Pekerjaan yang cenderung rumit, bisa dibuat lebih simpel berkat pemanfaatan teknologi digital. 

Sebut saja Farmacare, yang menyediakan fitur defekta untuk perencanaan pengadaan secara otomatis. Daftar obat di defekta diambil langsung dari histori penjualan di apotek, yang juga memuat informasi stok minimum, serta analisis pareto untuk menentukan produk prioritas.

Selain itu, proses penerimaan barang jadi lebih mudah karena tinggal input faktur ke dalam sistem, stok barang di kartu stok digital akan ter-update otomatis. Juga, terintegrasi dengan setiap transaksi penjualan di apotek. Proses stock opname jadi lebih mudah, tanpa harus tutup toko. Apalagi, ada laporan penjualan dan laporan laba rugi yang bisa kamu unduh langsung pada aplikasi. 

Yuk, daftar Uji Coba Gratis sekarang untuk dapatkan ragam manfaatnya! Cara mulai uji coba gratis aplikasi Farmacare, bisa kamu lihat di kanal YouTube Farmacare ID. 

Referensi:

Apt. Titi Pudji Rahayu. 30 Oktober 2020. Manajemen Apotek Saat Pandemi COVID-19. Unimugo.ac.id: https://bit.ly/3DbOJ90

Sofian. 10 Strategi Manajemen Apotek yang Efektif untuk Meningkatkan Efisiensi dan Profitabilitas. Medminutes.io: https://bit.ly/3pJAHZ4