Manajemen stok obat menjadi hal yang sangat krusial bagi bisnis apotek. Bukan hal yang mudah untuk menjamin tidak adanya satu hari pun stok barang yang kosong di apotek. Tentu dibutuhkan manajemen stok yang efektif dan juga akurat.

Status persediaan obat di apotek

Ada tiga status yang menunjukkan kondisi persediaan obat di apotek. Yang menjadi tolak ukur, apakah manajemen stok di apotek sudah dilakukan dengan baik atau belum. Tiga status tersebut, yaitu:

1. Status kekurangan, jika sisa stok sama dengan nol atau tidak mencapai batas stok aman.
2. Status stagnan, jika sisa stok melebihi tiga kali kebutuhan rata-rata per bulan. 
3. Status normal, jika ketersediaan obat berada pada jumlah optimal (tidak kurang dari batas stok aman), dan tidak lebih dari tiga kali kebutuhan bulanan. 

Kondisi yang proporsional bagi bisnis apotek adalah status normal. Sebab, kondisi kekurangan berisiko membuat mutu layanan apotek menurun, memunculkan persepsi buruk di benak konsumen (apotek tidak lengkap), serta memicu penurunan omset karena pelanggan enggan melakukan repeat order jika tidak yakin obat yang dibutuhkannya tersedia atau tidak di apotek. 

Sedangkan, kondisi stagnan membuat perputaran modal jadi lambat, apotek sulit berkembang, serta risiko banyaknya produk yang kadaluarsa sebelum laku terjual.

Baca juga: Dasar-Dasar Manajemen Persediaan di Apotek yang Perlu Anda Ketahui

Fungsi persediaan obat bagi apotek

Manajemen stok obat dilakukan untuk menjaga keseimbangan antara supply dan demand. Karena itu, persediaan obat di apotek juga dibagi berdasarkan fungsinya, yaitu:

Persediaan untuk antisipasi

Persediaan obat di apotek berfungsi untuk mengantisipasi atas kebutuhan jangka panjang (future demand), dan dapat diperkirakan seberapa jauh kebutuhan akan diperlukan. Perkiraan akan jadi lebih tepat, jika manajemen stok obat yang dilakukan lebih akurat. 

Antisipasi persediaan obat di apotek dilakukan untuk memenuhi permintaan (demand) yang tidak terduga. Bila di suatu waktu terjadi high demand atas kebutuhan suatu obat.     

Persediaan saat fluktuasi

Persediaan obat dibutuhkan untuk mengatasi fluktuasi yang tidak dapat diprediksi antara supply dan demand, serta lead time. Lead time adalah jangka waktu mulai dari barang dipesan sampai waktu restock kembali. 

Potensi terjadinya kondisi kekurangan (stockout) dapat terjadi bila lead time lebih besar dari hasil peramalan stok (forecast). Karena itu, manajemen stok yang baik akan membantu hasil forecast lebih akurat.     

Hedge Inventory

Hedge inventory berfungsi untuk melindungi harga produk dari harga fluktuasi barang. Sehingga pada saat harga pasar naik, apotek bisa melakukan hedge inventory pada harga rendah dengan melakukan pembayaran lebih dulu. Dengan begitu, apotek membeli persediaan dengan harga lama dan tidak perlu menaikkan harga jualnya. 

Alasan pentingnya manajemen stok obat untuk apotek

Kenapa apotek perlu melakukan manajemen stok obat? Ya, ada beberapa alasan diantaranya seperti:

Meminimalisir risiko pengiriman stok obat yang lama

Apotek yang aktif menjual obat-obatan akan kesulitan bila stok obat datang terlambat (tidak sesuai perkiraan). Stok yang terlanjur habis, membawa dampak kerugian karena apotek terpaksa harus menolak konsumen dan mengurangi tingkat kepuasan pelanggan. 

Karena itu, untuk mengantisipasi hal tersebut terjadi – manajemen stok harus dilakukan dengan baik. Termasuk saat melakukan perencanaan pengadaan. Dalam melakukan perencanaan, kamu juga harus memperkirakan waktu tunggu datangnya stok baru dengan stok minimal yang harus dimiliki apotek. Agar pengadaan dapat dilakukan lebih efektif.

Meningkatkan omset apotek 

Ketika stok barang di apotek selalu terpenuhi, risiko terjadinya out of stock atau dead stock dapat dihindari. Dengan begitu, penjualan di apotek berjalan lancar, semua permintaan konsumen dapat terpenuhi, dan perputaran arus kas juga lancar. 

Penjualan yang baik karena tidak adanya stok kosong dapat menjaga kas masuk tetap stabil. Lalu, tidak adanya dead stock membuat lebih sedikit modal yang tertimbun pada barang. Dampaknya omset apotek jadi naik, ketimbang yang tidak melakukan manajemen stok dengan baik. 

Pelayanan pelanggan lebih maksimal

Apotek harus mengintegrasikan pelayanan pelanggan dengan manajemen stok obat yang baik. Kenapa? Karena manajemen stok yang baik dapat menjamin stok obat-obatan di apotek benar-benar aman. Sehingga kepuasan pengalaman pelanggan dapat dijaga dan mereka selalu mendapat apa yang mereka butuhkan. 

Dari sisi regulasi, manajemen stok juga memudahkan apotek ketika ada peninjauan dari dinas terkait. Tak perlu khawatir terdapat barang kadaluarsa di apotek. Pencatatan stok yang terorganisir akan memudahkan pemeriksaan. 

Baca juga: 4 Tips Mengelola Stok Obat di Apotek Biar Tak Keliru

Tahapan dalam manajemen stok obat di apotek

Manajemen stok obat di apotek memberi pengaruh pada biaya pengadaan, penyimpanan, sampai biaya kekurangan bila terjadi stok kosong. Karena itu, penting sekali untuk melakukan manajemen stok dengan tahapan berikut:   

Perencanaan melalui defekta

Perencanaan pengadaan atau biasa disebut juga dengan forecast, merupakan proses yang paling diuntungkan dari adanya manajemen stok. Perencanaan pengadaan adalah tahap pencatatan daftar obat yang perlu di-restock pada periode tertentu. 

Pencatatan berdasarkan data histori penjualan di apotek, stok barang yang sudah mencapai stok minimalnya, serta stok barang prioritas sesuai analisis pareto. Proses perencanaan bakal jadi lebih mudah dengan bantuan aplikasi software apotek seperti Farmacare. 

Kenapa? Sebab, di dalam sistem terdapat fitur defekta yang akan melakukan perhitungan otomatis untuk stok minimal, analisis pareto, dan laju penjualan masing-masing produk di apotek. Kamu tinggal melakukan pemesanan atas barang-barang yang masuk ke dalam daftar defekta. 

Pencatatan transaksi terintegrasi

Sungguh merepotkan bila harus memperbarui jumlah stok di kartu stok satu per satu. Nah, bila pencatatan transaksi terintegrasi dengan data stok di kartu stok, tentu manajemen stok jadi lebih baik.

Pencatatan yang terintegrasi ini bisa kamu dapatkan dengan memanfaatkan aplikasi software apotek. Semua stok barang yang masuk (ketika ada pembelian) dan keluar (ketika ada penjualan), akan otomatis ter-update oleh sistem.

Sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan. Terlebih dengan Farmacare, kamu bisa mengecek laporan penjualan masing-masing pegawai apotek untuk mengetahui performa mereka. Tutorial penggunaannya bisa kamu lihat melalui kanal YouTube Farmacare ID!   

Evaluasi dengan stock opname 

Tahapan terakhir, agar kerja manajemen stok obat tak sia-sia, lakukan stock opname secara rutin/berkala. Hal ini dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan stok yang ada di kartu stok. Hasil evaluasi dari stock opname dapat menjadi benchmark keefektifan dari manajemen stok yang dilakukan apotek dari waktu ke waktu.

Stock opname yang dilakukan secara manual memang merepotkan dan mengharuskan apotek tutup untuk menghentikan arus keluar-masuknya barang sementara waktu. Namun, dengan aplikasi software apotek – proses stock opname bisa jauh lebih mudah dan cepat. Apotek tak perlu tutup, pengerjaanya cukup melalui smartphone masing-masing pegawai yang melakukan stock opname.

Semudah dan sesimpel itu kamu menjalankan bisnis apotek, siapa yang nggak mau? Yuk, daftar Uji Coba Gratis aplikasi software apotek Farmacare sekarang juga di sini!   

Referensi:

UNAIR News. 24 September 2019. Menilik Manajemen Persediaan Obat di Rumah Sakit. News.unair.ac.id: https://bit.ly/44CKfV3

Medianto Henky S. 16 April 2020. Pengelolaan Persediaan Obat di Apotek. Supplychainindonesia.com: https://bit.ly/3QZagq8