Kamu punya apotek baru? Ya, namanya memulai bisnis pasti ada saja tantangannya. Tapi itu semua bisa kamu lalui, kok. Termasuk tantangan menemukan distributor obat (PBF) untuk pengadaan obat di apotek. 

Biasanya informasi seputar distributor obat (PBF) datang dari mulut ke mulut. Itu mengapa, apotek baru butuh relasi yang luas agar lebih mudah mendapat channel informasi ke distributor.

Belum lagi, apotek harus menyiapkan modal lebih besar di awal karena distributor menetapkan ketentuan pembayaran cash bagi apotek baru. Setelah tiga kali order di PBF yang sama, kamu baru bisa mengajukan sistem pembayaran tempo.

Nah, buat kamu yang punya apotek baru, sekarang tak perlu khawatir. Berikut tips mudah bekerja sama dengan distributor obat (PBF) agar pengadaan di apotek jadi lebih simpel. Simak, yuk!

Skema bisnis yang berlaku di distributor obat (PBF)     

Distributor obat (PBF) adalah badan hukum yang telah diberikan izin untuk menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan peredaran obat atau bahan obat dalam jumlah besar, berdasarkan peraturan perundang-undangan. Sehingga berlaku skema bisnis yang mencakup: 

Pemesanan

PBF membagi pemesanan barang menjadi tiga kategori, yaitu produk konvensional, katalog, dan NPP (Narkotika, Psikotropika dan Prekursor). Semua prosedur pemesanan harus dilakukan sesuai dengan pedoman CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). 

Apotek wajib membuat surat pesanan yang bisa dikirimkan ke pihak PBF melalui email atau WhatsApp. Surat pesanan yang asli diserahkan saat penerimaan barang (kepada sales yang mengirimkan barang ke apotek). 

Pemesanan obat jenis NPP harus disertai surat pesanan khusus yang dibuat dan ditandatangani langsung oleh apoteker penanggung jawab di apotek. Dimana setiap satu surat pesanan, hanya berlaku untuk satu jenis narkotika. 

Baca juga: Tata Cara Apotek Membeli Obat Jenis Narkotika & Psikotropika ke PBF Farmasi

Pengiriman pesanan

Setelah pihak apotek mengirim surat pesanan, PBF akan mengirimkan produk pesanan melalui jasa pengiriman yang telah bermitra dengan PBF. 

Setelah barang diterima oleh pihak apotek, pegawai di apotek wajib melakukan pemeriksaan ulang barang tersebut. Tujuannya untuk memastikan bahwa produk yang diterima benar-benar sudah sesuai dengan pesanan, baik jumlah, jenis, dan kualitasnya. 

Pembayaran pemesanan produk

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pihak PBF menetapkan ketentuan sistem pembayaran tunai (Cash On Delivery/COD) kepada rekanan apotek baru hingga tiga kali pemesanan barang. 

Setelah itu, kamu baru bisa mengajukan sistem pembayaran tempo dengan jangka waktu (misal) 30 hari. Sehingga kamu bisa melunasi pembayaran setelah ada pemasukan. Eits, tapi usahakan selalu membayar tepat waktu, ya, untuk menjaga trust dan cash flow bisnis apotek tetap sehat.   

Baca juga: Agar Tak Boncos, Berikut Tips Perencanaan Keuangan Apotek Baru

Tips mudah bekerja sama dengan PBF

Apotek baru yang bingung mau order obat kemana, bingung mencari PBF yang punya harga terbaik, sekarang sudah bisa lega. Kenapa? Ya, kamu bisa menemukan banyak distributor obat (PBF) sekaligus hanya dalam satu aplikasi Farmacare Order (FCO). 

Jadi, kamu sudah tak perlu keliling mencari informasi atau channel PBF saat pengadaan obat di apotek. Semua bisa dilakukan secara online, dari mana saja dan kapan saja. 

Baca juga: Plus - Minus Pengadaan Obat di Apotek via Kunjungan Sales vs Online Platform

Kamu sebagai pengguna akan mendapat banyak kemudahan dari aplikasi FCO, terutama dalam hal pengadaan barang di apotek. Cari tahu di bawah, yuk!

Ada banyak PBF, kamu tinggal pilih 

Ketika kamu ingin bekerja sama dengan salah satu PBF, kamu tinggal mencarinya di FCO. Ada banyak pilihan distributor obat (PBF) yang bisa kamu pilih sendiri sesuai kebutuhan. Setelah kamu menentukan pilihan, langsung ajukan kebutuhan apotek, dan barang akan dikirim. Tutorial pemesanan barang selengkapnya ada di sini! 

Kamu bisa memilih PBF berdasarkan lokasi yang terdekat dengan lokasi apotek, yang bisa kasih harga barang paling kompetitif, punya stok memadai, dan yang paling penting bisa melakukan pengiriman barang paling cepat. 

Kenapa? Ya, lamanya waktu tunggu pengiriman (lead time) akan berpengaruh pada pelayanan apotek. Waktu pengiriman yang lebih lama, akan meningkatkan potensi kerugian karena hilangnya transaksi penjualan akibat stok kosong. 

Cek harga semudah di marketplace

Ketika kamu masih menggunakan cara manual, untuk mengecek dan membandingkan harga, kamu harus menghubungi masing-masing PBF satu per satu. Tentu memakan waktu lama. 

Saat kamu memanfaatkan FCO, kamu bisa membandingkan harga antar PBF seperti di marketplace. Harga penawaran masing-masing produk sudah tertera di aplikasi, jadi kamu bisa melakukan perbandingan harga dengan lebih mudah. 

Selain harga, kamu juga bisa langsung mengetahui stok barang di PBF secara real time. Apabila stok barang di satu PBF sedang kosong, kamu tinggal mencari PBF lain yang punya stok memadai. Sehingga proses pemesanan barang jadi lebih cepat.

Baca juga: Berikut Daftar Obat Paling Laris di Awal Tahun dan Distributornya!

Apotek baru pun bisa menikmati pembayaran tempo

Meski kamu baru pertama kali memesan barang di salah satu PBF pada aplikasi FCO, kamu bisa langsung menikmati sistem pembayaran tempo (kredit). Jadi, tak perlu menyiapkan modal besar untuk membayar pemesanan barang secara cash. 

Biasanya pihak PBF memberi waktu jatuh tempo pembayaran hingga 30 hari, sehingga apotek bisa membayar pesanannya ketika sudah ada pemasukan. 

Pastikan juga saat memilih PBF, cari yang menyediakan fasilitas retur barang hampir kadaluarsa. Sehingga kamu bisa mengajukan retur saat ada barang yang 6 - 3 bulan lagi akan kadaluarsa. PBF akan mengganti dengan produk baru yang punya masa kadaluarsa lebih panjang. 

Sistem yang terintegrasi

Selain kemudahan mengakses distributor obat (PBF), pembelian barang melalui FCO sudah terintegrasi dengan sistem (backend) manajemen apotek Farmacare.

Saat surat pesanan apotek sudah fixed, termasuk soal harga dan stok barang di PBF, pesanan kamu akan langsung diproses dan diserahkan ke pihak pengiriman. Sesampainya barang di apotek, kamu sudah tidak perlu lagi menginput faktur pembelian karena sudah ter-update otomatis pada sistem Farmacare, yang juga akan memperbarui langsung jumlah stok barang baru.

Jadi kamu tak perlu kerja dua kali, tiga kali, sampai empat kali lipat, karena hanya dalam satu aplikasi semua kebutuhan operasional apotek sudah terintegrasi. Yuk, cobain sekarang daftar Free Trial biar tahu manfaatnya!