Sektor bisnis, tak terkecuali bisnis apotek mengalami perkembangan yang pesat. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, semakin menonjolkan persaingan bisnis. Kebutuhan pasar yang beragam, juga menuntut pemilik apotek bisa beradaptasi untuk mencegah bisnis apotek bangkrut. 

Kunci bisnis apotek dapat memenangkan persaingan pasar dan bertahan adalah cermat membaca keadaan pasar dan menciptakan produk berkualitas atau memberi pelayanan yang memuaskan kebutuhan konsumen. 

Ada beberapa penyebab bisnis apotek bangkrut. Apa saja? Yuk, simak ulasan Farmacare berikut! 

Penyebab bisnis apotek bangkrut

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat menjalankan bisnis apotek. Bila kesalahan tersebut terus-menerus dilakukan, akan berpotensi menjadi kelemahan usaha apotek. Apa saja kesalahan yang sering jadi penyebab bisnis apotek bangkrut?

Sering kehabisan stok obat di apotek

Pengelolaan atau manajemen stok obat yang buruk, membuat apotek sering kehabisan stok obat. Ketika pasien/pelanggan datang, namun obat yang dicarinya tidak tersedia – membuat mereka kecewa dan timbul persepsi bahwa apotek kamu tidak lengkap. 

Lama-kelamaan apotek akan sepi pengunjung, profit terus menurun, hingga akhirnya bisnis apotek bangkrut. Itu mengapa, pengelolaan stok obat menjadi salah satu modal untuk menjaga keberlangsungan bisnis apotek.

Tidak mendahulukan produk high profit

Produk high profit bisa dibilang produk yang harus diprioritaskan dalam pengadaan barang (obat) karena memiliki angka penjualan tinggi dan cepat menghasilkan profit. Biasanya produk yang masuk kategori prioritas adalah produk yang dibeli konsumen secara rutin, misalnya vitamin, suplemen, sampai produk herbal. 

Jika ingin target omzet tercapai dan cash flow bisnis tetap lancar, upayakan persediaan produk high profit terjaga. Pastikan kamu melakukan analisis pareto untuk mengetahui daftar produk yang masuk kategori prioritas. 

Tidak memisahkan keuangan apotek dan pribadi

Bisnis apotek milik perorangan (PSA) sangat rentan dengan kesalahan yang satu ini. Bagaimana pun, semua berawal dari manajemen stok obat yang buruk, yang tentu berisiko membuatmu sering nombok modal usaha apotek. 

Sehingga secara tak sengaja, membuat keuangan bisnis dan pribadi jadi tercampur. Apalagi bila pencatatan keuangan tidak terstruktur, memberi perhitungan laba/rugi yang tidak jelas. Kalau sudah begini, kesuksesan bisnis apotek jadi lebih sulit diukur. Kamu pun sering tidak sadar ketika apotek merugi, dan membuat bisnis sulit berkembang.

Tidak cermat memilih distributor

Pemilihan distributor obat (PBF) sangat mempengaruhi bagaimana omzet bisa tercapai. Selain itu, pemilihan PBF juga dilakukan dengan pertimbangan jarak antara apotek dengan lokasi distributor. Jika terlalu jauh, pengiriman stok obat jadi lebih lama dan membuat bisnis terhambat. 

Itu mengapa, wajib memilih PBF dengan cermat, seperti memilih yang sudah tersertifikasi CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik), jaraknya tidak terlalu jauh dari apotek, memastikan produknya berkualitas, serta menawarkan harga yang bersaing. Kenapa? Ya, agar apotek bisa memperoleh trust konsumen, dan punya harga jual yang sesuai. 

Baca juga: 5 Kriteria dalam Memilih Distributor Obat Farmasi (PBF)

Tips mengelola stok obat dengan bijak

Berdasarkan beberapa penyebab di atas, terdapat masalah pengelolaan stok yang bisa menyebabkan bisnis apotek bangkrut. Karena itu, simak tips mengelola stok obat dengan bijak berikut ini!

Utamakan integrasi dan otomatisasi

Adanya integrasi dan otomatisasi memudahkan kerja pegawai di apotek, sekaligus membantu bisnis apotek lebih mudah berkembang. Kenapa? Ketika pencatatan stok obat terintegrasi dengan setiap transaksi barang (obat) yang masuk dan keluar, pegawai apotek sudah tidak perlu meng-update stok obat satu per satu secara manual. Meminimalisir terjadinya kekeliruan, kecurangan, dan mempermudah kerja pegawai. 

Hal ini bisa dilakukan dengan pemanfaatan teknologi seperti aplikasi apotek. Ketika ada pelanggan datang membeli obat, pencatatan stok di sistem aplikasi akan otomatis berkurang. Begitu juga ketika ada stok barang baru, stok di sistem otomatis bertambah. Pencatatan stok jadi lebih akurat dan tak perlu lagi mengira-ngira.     

Lakukan perencanaan pengadaan obat 

Ketika kamu memiliki pencatatan stok barang yang akurat, pengadaan obat juga jadi lebih efektif. Dengan bantuan aplikasi apotek, penghitungan buffer stock (stok minimal), sampai analisis pareto, sudah otomatis dilakukan oleh sistem. 

Perencanaan pengadaan obat jadi lebih tepat guna sesuai kebutuhan apotek. Meminimalisir terjadinya kekosongan stok sampai dead stock, yang dapat merugikan apotek. Terlebih pada aplikasi Farmacare, terdapat fitur defekta yang secara otomatis mencatat kebutuhan apotek untuk pengadaan barang berdasarkan data histori penjualan. Jadi, sudah tak perlu lagi – pesan barang cuma pakai feeling.     

Jangan sepelekan urusan penerimaan dan penyimpanan obat

Ketika sales PBF datang mengantar pesanan obat, kamu pasti harus segera menginput faktur dan meng-update stok baru di kartu stok. Namun, terkadang proses ini tertunda karena harus melayani pelanggan. Padahal bila jadi kebiasaan, tentu tidak baik. Sebab berpotensi membuat pencatatan stok jadi tidak akurat.

Adanya sistem aplikasi, membuat urusan penerimaan barang di apotek jadi lebih simpel. Kamu cukup menginput data faktur pembelian ke sistem, lalu seluruh data seperti jumlah stok barang baru, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan riwayat faktur otomatis ter-update. 

Lebih lengkap, tutorial mencatat faktur pembelian pada aplikasi Farmacare bisa kamu simak di sini. Setelah itu, kamu tinggal menyimpan obat di rak penyimpanan menggunakan metode FEFO (First Expired First Out).     

Jadwalkan stock opname secara berkala 

Kenapa stock opname penting bagi kelangsungan bisnis apotek agar tidak bangkrut? Ya, fungsi stock opname adalah untuk mengevaluasi kesesuaian stok di kartu stok dengan real stock. Jika kamu memanfaatkan aplikasi apotek, akan ada kartu stok digital yang perlu dilakukan stock opname untuk dicek kecocokkan datanya dengan real stock di apotek. 

Prosesnya tentu jauh lebih simpel, ketimbang dilakukan secara manual. Tanpa harus tutup toko, proses stock opname cukup menggunakan smartphone pegawai, dengan mencocokkan stok di aplikasi dengan real stock di apotek, jadi lebih cepat. Bahkan, stock opname bisa dilakukan sambil tetap melayani pelanggan. Tutorial stock opname dengan aplikasi Farmacare bisa kamu lihat di sini!         

Nah, itu tadi beberapa tips mengelola stok obat dengan bijak agar terhindar dari resiko usaha apotek seperti kebangkrutan. Pemilik usaha apotek, bisa coba menggunakan aplikasi apotek Farmacare demi kelancaran bisnis. Daftar Uji Coba Gratis sekarang, yuk!   

Referensi:

KFTD. 4 Desember 2021. 5 Kesalahan yang Bikin Usaha Apotek Bangkrut. Kftd.co.id: https://bit.ly/3AwU7BW

Farmacare. 2 Maret 2023. 4 Kesalahan yang Bikin Bisnis Mandek, Bisa Diatasi Software Apotek Terbaik. Farmacare.id (Blog): https://bit.ly/3LqBy8S