Apotek yang punya ribuan produk obat tentu tidak mudah mengatur persediaannya. Padahal persediaan (inventory) sangat dibutuhkan demi pelayanan yang maksimal ke konsumen, juga berpengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek. Sehingga dibutuhkan manajemen persediaan yang baik agar operasional apotek berjalan efektif dan efisien. Agar jadi lebih mudah, yuk, simak dulu ulasan tentang dasar-dasar manajemen persediaan yang dirangkum dari Webinar Farmacare berikut ini!

Alasan wajib melakukan manajemen persediaan di apotek

Manajemen persediaan di apotek nyatanya memberi dampak langsung secara finansial. Kenapa? Tentu ada alasannya. Pertama, stok obat yang kosong (out of stock) atau berlebihan (over stock) akan mengganggu arus kas dan berpotensi mengurangi pendapatan apotek. Belum lagi kalau ada stok obat yang kadaluarsa, terpaksa tidak bisa dijual dan apotek rugi. Kedua, jika tidak ada data stok obat yang valid dan up to date, Anda tidak bisa membaca ketersediaan stok dan pengadaan obat pun jadi tidak efektif. Belum lagi, sulitnya mengetahui produk obat apa saja yang laris di pasaran.

Terakhir, tidak adanya manajemen persediaan akan mengurangi kepercayaan terhadap karyawan apotek karena berpotensi memunculkan rasa curiga (prasangka barang dicuri) ketika ada stok yang tidak sesuai. Yang mana akan meningkatkan turnover karyawan dan mengganggu operasional apotek. Itu mengapa, manajemen persediaan sangat vital bagi usaha apotek bila ingin mencapai profit.

Manajemen persediaan punya pengaruh pada biaya lainnya

Persediaan stok di apotek punya keterkaitan dengan unsur biaya lainnya. Apa saja biaya yang akan mendapat pengaruh? Ini dia ulasannya:

• Biaya perolehan (acquisition costs)
  Adalah jumlah uang bersih yang dibayarkan untuk memperoleh produk, di luar biaya pengiriman/transportasi, atau biaya administrasi lainnya.

• Biaya pengadaan (procurement costs)
  Adalah biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan barang termasuk seluruh biaya pendukung untuk pengadaan barang tersebut (misal biaya kirim, administrasi, dan gaji pegawai).

• Biaya penyimpanan (carrying costs)
  Adalah biaya yang dikeluarkan untuk kebutuhan penyimpanan barang sebelum barang laku terjual, baik yang membutuhkan tempat khusus, maupun yang hanya disimpan di gudang ataupun rak display.
  Semakin lama barang disimpan, semakin tinggi biaya penyimpanannya. Padahal harga jual produk tidak bisa terus naik, karena ada standar Harga Eceran Tertinggi (HET) yang berlaku. Membuat perolehan laba apotek menurun.
  

• Biaya kekurangan (shortage costs)
  Adalah biaya atas produk yang tidak bisa disediakan apotek ketika ada permintaan konsumen. Atau, bisa juga disebut sebagai biaya kerugian (loss sales). Nilai loss sales dalam satu bulan harus dihitung sebagai bahan evaluasi.

Keempat biaya di atas benar-benar harus diperhitungkan. Kenapa? Karena meskipun tidak berpengaruh langsung pada tinggi/rendahnya harga jual produk, namun akan mempengaruhi besar/kecilnya perolehan laba apotek.

Faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen persediaan

Faktor yang pertama adalah jenis produk obat (generik atau paten), merek, dan asal PBF. Hal ini berpengaruh karena semakin mahal harga beli obat yang tidak dikelola dengan baik, semakin besar kerugiannya. Sebab, rata-rata biaya untuk pengadaan obat menghabiskan 68% dari total seluruh pengeluaran apotek. Setiap ada perubahan harga sebesar 1% saja, akan berpengaruh pada keuntungan naik/turun sebanyak 20%.

Lalu, merek obat yang masuk ke dalam Top Brand rata-rata lebih cepat laku sehingga dibutuhkan manajemen persediaan yang baik untuk menghindari stok kosong. Ditambah, faktor kebijakan retur barang dari PBF juga berpengaruh. Selain terdapat lead time, ada kebijakan dari masing-masing PBF soal ketentuan retur barang. Ada yang memperbolehkan retur untuk produk yang mendekati kadaluarsa, atau yang sudah kadaluarsa, atau tidak boleh retur sama sekali. Sebaiknya Anda mengetahui soal ketentuan ini sejak awal.

Faktor lainnya yang punya pengaruh pada manajemen persediaan adalah nilai penyusutan barang. Bagaimanapun, produk obat di apotek yang belum laku terjual punya nilai penyusutan — yang semakin lama nilainya akan semakin besar. Sehingga butuh manajemen persediaan agar perputaran produk yang masuk dan keluar dapat terorganisir dengan baik.

Evaluasi manajemen persediaan

Metode paling praktis untuk mengevaluasi manajemen persediaan adalah dengan menghitung Inventory Turnover Rate (ITOR). ITOR merupakan perbandingan antara rasio biaya produk yang dijual berbanding dengan rata-rata persediaan. Persediaan rata-rata dihitung berdasarkan rata-rata persediaan awal dan persediaan akhir dalam periode waktu tertentu.

Berikut rumus yang bisa Anda gunakan:

ITOR = Penjualan Bersih÷ Persediaan Rata-Rata

Persediaan Rata-Rata = (Persediaan Awal + Akhir) ÷ 2

Contoh:

Nilai persediaan per 1 Jan 2020 adalah Rp20 juta

Nilai persediaan per 30 Des 2020 adalah Rp40 juta

Total penjualan bersih periode tahun 2020 adalah Rp380 juta

Persediaan Rata-Rata = (20 juta + 40 juta) ÷ 2 = 30 juta

ITOR = 380 juta ÷ 30 juta = 12,67 kali

Artinya, rata-rata penyimpanan barang di apotek adalah 365 hari dibagi 12,67 kali hasilnya dibulatkan menjadi 29 hari. Itu berarti dalam satu tahun, Anda melakukan pengadaan (order) 12–13 kali, yang laku terjual secara periodik selama 29 hari.

Agar mendapat perhitungan yang lebih detail, Anda bisa menghitung masing-masing produk berdasarkan nama/merek obat atau asal PBF. Perhitungan ini bisa menjadi bahan evaluasi, yang mana semakin cepat terjual — misal di bawah 7 hari, akan semakin baik. Atau, bisa juga untuk dijadikan perbandingan dalam periode tertentu hingga menjadi satu benchmark.

Bagaimanapun, manajemen persediaan akan semakin mudah dilakukan dengan bantuan teknologi, seperti software apotek yang diciptakan Farmacare. Proses manajemen dapat berjalan lebih sistematis, real time, serta efisien. Anda pun bisa lebih fokus mengembangkan bisnis apotek. Yuk, dapatkan kesempatan Uji Coba Gratis dengan mendaftar di sini sekarang!

Referensi:

• Farmacare ID. 12 Agustus 2021. Farmabinar#2: (Part 1) Strategi dan Tips Pengadaan Barang Apotek. Youtube.com: https://bit.ly/3qqfLTK
• Medianto Henky Saputra. Pengelolaan Persediaan Obat di Apotek. Supplychainindonesia.com: https://bit.ly/3RxPKh8