Usaha apotek menjual setidaknya 2.000 - 7.000 produk obat dengan jenis yang beragam. Produk tersebut dikirim oleh masing-masing supplier obat untuk apotek, setelah dilakukannya pemesanan. Berdasarkan data BPOM 2020, setidaknya ada 2.081 supplier obat di Indonesia. Supplier obat ini, biasa juga disebut dengan PBF (Pedagang Besar Farmasi). Banyaknya jumlah PBF di Indonesia, membuat kamu sebagai pemilik/apoteker penanggung jawab apotek – harus memilih dengan benar agar produk obat yang diterima apotek punya kualitas terbaik. Lalu, bagaimana cara tepat memilih supplier obat untuk apotek? Berikut Farmacare punya ulasannya di bawah!

Punya izin dan sertifikat CDOB

Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 34 Tahun 2014 menyebut, setiap PBF sebagai pemasok/distributor produk obat harus memiliki izin dan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). Ini dilakukan untuk mempertahankan konsistensi mutu obat sepanjang jalur distribusinya, dari pabrik sampai ke tangan konsumen. Kepala BPOM RI, Penny K. Lukito dilansir dari pom.go.id juga menyebut, penerapan syarat sertifikat CDOB secara konsisten kepada PBF dapat meminimalisir pendistribusian obat ilegal atau ke sarana ilegal, distribusi obat palsu, dan risiko penyimpangan lainnya. 

Dari total 2.081 PBF di Indonesia, baru 67,3% yang sudah memiliki sertifikat CDOB (yang lain masih berproses). Sehingga penting buat kamu memilih supplier obat untuk apotek yang secara legalitas sudah dinyatakan memenuhi syarat. Kamu juga bisa mengecek daftar PBF yang sudah bersertifikasi CDOB melalui sertifikasicdob.pom.go.id. Selain itu, sertifikat CDOB juga menunjukkan bahwa suatu PBF telah melakukan manajemen mutu agar kualitas produk yang didistribusikannya tetap konsisten sesuai standar yang ditetapkan. Barang yang sampai di apotek, jadi jelas punya mutu terjamin dan aman untuk diperjual-belikan.

Periksa legalitas produk yang ditawarkan supplier obat untuk apotek

Saat kamu menerima tawaran suatu produk obat dari sales PBF, pastikan kamu memeriksa kembali legalitas produk tersebut. Produk wajib sudah memiliki izin edar dari BPOM. Kamu bisa mengecek legalitas produk melalui aplikasi BPOM Mobile yang dapat kamu download di Google Play Store/App Store. Atau bisa juga melalui situs cekbpom.pom.go.id, dengan memasukkan kata kunci seperti nomor registrasi, nama, atau merk produk. Biasanya juga tercantum logo BPOM pada label/kemasan produk, sebagai tanda produk tersebut sudah memiliki izin edar BPOM. 

Per tahun 2022, total ada 22.499 produk obat umum dan 27.465 produk obat tradisional yang sudah mendapat persetujuan izin edar BPOM. Jika produk obat yang ditawarkan tidak terdaftar di BPOM, sebaiknya jangan memilih produk tersebut. Sebab, reputasi apotek akan jadi taruhannya. Jangan mudah terpengaruh dengan tawaran harga murah/diskon besar. Kamu tetap harus hati-hati bila harga suatu produk jauh berbeda dari harga pasarannya. Pada beberapa kasus, ditemukan produk palsu yang memang dijual dengan harga jauh lebih murah agar menarik banyak pembeli. Jadi, jangan sampai terkecoh, ya.

Profesional melayani apotek sebagai konsumennya

Profesional di sini maksudnya bisa dipercaya untuk bekerja sama dalam jangka panjang. Agar kerja sama dengan PBF bisa awet, pilih PBF yang punya kemampuan untuk selalu memenuhi permintaan apotek, memberitahu apotek bila ada stok barang yang kosong, ikut mempermudah apotek melakukan restocking barang, memberi penawaran harga barang yang bersaing, sampai memperlakukan semua apotek sebagai konsumen mereka sama rata. Sehingga kedua belah pihak sama-sama diuntungkan, dan apotek tak perlu repot gonta-ganti rekanan PBF.

Penting juga bagi supplier obat untuk apotek punya layanan customer service yang memadai. Tujuannya untuk mengakomodasi setiap permasalahan yang dihadapi apotek, seperti masalah saat proses pengiriman obat, pengembalian obat, sampai bisa menangani komplain kualitas produk. Hadirnya customer service, diharap bisa segera membantu mencarikan solusi dari setiap masalah yang dialami apotek terhadap kinerja PBF.

Punya kebijakan retur untuk produk yang hampir kadaluarsa (ED)

Apotek jelas tidak boleh memperjual-belikan produk obat yang sudah kadaluarsa. Sehingga obat harus segera dijual atau diretur ke PBF, dengan jangka waktu 3 - 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsa. Nah, kebijakan retur masing-masing PBF berbeda. Ada yang boleh melakukan retur obat dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED, atau 1 bulan, tapi ada juga yang tidak boleh retur sama sekali. Jadi biar nggak rugi, sebaiknya kamu mencari PBF yang punya kebijakan retur barang hampir ED. Kamu akan mendapat produk yang baru sebagai gantinya dengan tanggal ED lebih panjang. 

Tak hanya itu, supplier obat untuk apotek juga sebaiknya mempermudah proses pengembalian produk, untuk produk yang rusak atau cacat. Ketika apotek mendapati produk yang kualitasnya tidak sesuai ataupun salah kirim, PBF seharusnya bisa langsung mengirim kembali produk yang baru/sesuai sebagai gantinya. Karena itu, penting bagi pemilik/pegawai apotek benar-benar mengetahui kebijakan PBF terkait penanganan isu ini, sebelum memutuskan untuk bekerja sama. Agar kamu nggak kesusahan sendiri nantinya dan meminimalisir risiko kerugian. 

Ada lagi cara baru untuk mengurangi risiko kerugian akibat barang kadaluarsa di apotek. Yaitu dengan pemanfaatan teknologi. seperti software apotek Farmacare. Farmacare akan bantu kamu melakukan manajemen stok lebih akurat dengan cara yang simpel. Bahkan tersedia notifikasi untuk stok barang yang hampir kadaluarsa (dalam jangka waktu 3 - 6 bulan ke depan). Kamu jadi selalu notice untuk segera menjual barang tersebut atau melakukan retur ke PBF.

Selain itu, manfaatkan juga fitur Defekta. Dimana kamu bisa melihat barang-barang mana saja yang sudah habis atau diprediksi akan habis, beserta prioritas kontribusinya terhadap omzet penjualanmu. Sehingga kamu bisa melakukan perencanaan pengadaan dengan lebih cepat dan tepat. Ingin mencoba manfaat Farmacare? Lakukan Uji Coba Gratis dengan mendaftar sekarang juga! 

Referensi:

Siaran Pers. 3 Februari 2020. Penerapan CDOB untuk Mendukung Peningkatan Akses Pelayanan Kesehatan yang Berkualitas. Pom.go.id: https://bit.ly/3PBetB5

Tim Klinik Pintar. 29 Agustus 2022. Tips Memilih Supplier Perbekalan Farmasi untuk Apotek. Klinikpintar.id (Blog): https://bit.ly/3htpEz7

Dokumen BPOM. 2015. Petunjuk Pelaksanaan Cara Distribusi Obat yang Baik. Pom.go.id: https://bit.ly/3uUwqRz